Trámites para la puesta en marcha de una empresa

¡Vuelva usted mañana! ✅

Es el título de un artículo que Larra publicó en 1833 retratando los vicios de la España de la época, y en particular, la pereza y la escasa diligencia de su aparato administrativo ¿Han cambiado las cosas, o no tanto?

Actualmente, se necesitan 13 días y 7 procedimientos administrativos para abrir un negocio en España. Mientras que en Nueva Zelanda o Singapur, solo 12 horas, según afirma el Banco Mundial en su ranking “Doing Bussiness” 2020 que establece una lista de los países donde es más difícil montar negocios. Ocupamos el puesto 30 de un total de 200.

Pero bueno, la paciencia es la madre de la ciencia y una vez que has decidido «tirar pa´lante» y montar tu empresa ¿quién dijo miedo? 😱

Aquí cuentas con todo nuestro apoyo, por eso coge papel y boli para tomar notas porque vamos a ver, paso a paso, todos los trámites necesarios para poner en marcha una empresa.

¡Ponte cómodo si no lo estás, porque despegamos el cohete de los trámites burocráticos! 🚀

Los trámites paso a paso para poner en marcha tu empresa

En plena era de internet todavía hay trámites que deben hacerse en papel. Sí, como te lo cuento. Palabra de GesTron.

Por clasificar los trámites, los hay de carácter general, otros son propios de la actividad que hayas elegido, hay trámites para el caso de que contrates trabajadores, otros son complementarios y finalmente, están los específicos. ¡Vamos al lío!

Trámites generales de puesta en marcha

Lo primero que tienes que hacer es decidir la forma jurídica más conveniente para ti y para tu negocio. Basándonos en esa decisión, te darás de alta como autónomo o constituirás una sociedad

Esa decisión, a su vez, conllevará una serie de gestiones adicionales para la correcta puesta en marcha de tu empresa 👩‍🏫

Los pasos son los siguientes:

Alta en el Censo de empresarios y profesionales

Antes de empezar cualquier actividad profesional o empresarial, es necesario que te des de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores para registrarte como empresario.

Su finalidad es que tributes por los beneficios que obtengas.

Si operas sin estar inscrito en este censo, quedarás fuera del control de Hacienda formando parte de la denominada economía sumergida y expuesto a importantes sanciones.

Debe darse de alta en este censo todas las personas y entidades que realicen una actividad empresarial, las sociedades mercantiles, los socios, quienes realicen adquisiciones intracomunitarias de bienes, las personas o entidades no residentes en España que operen en territorio español y quienes abonen rentas con retenciones o ingresos a cuenta.

¿Qué es una actividad empresarial o profesional? Es aquella que conlleve la producción o distribución de bienes o servicios.

¿Cómo te das de alta? Tendrás que presentar en Hacienda el modelo 036 o 037 solicitando el alta del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). 

La fecha de alta en el IAE determina el inicio de tu actividad y no conlleva ningún pago, es un simple trámite.

El alta se puede realizar de forma telemática o presencial eligiendo el epígrafe que mejor defina tu actividad dentro de la lista de actividades de Agencia Tributaria y que puedes consultar aquí epígrafe del IAE.

Alta en el RETA

El siguiente paso será darte de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos, para cotizar a la Seguridad Social.

El alta en la Seguridad Social nunca debe ser posterior al inicio de la actividad económica. Lo mejor es darte de alta el mismo día que en Hacienda. Puedes tramitar el alta dentro de los 60 días naturales anteriores al inicio de actividad.

Las solicitudes de alta, baja y variación de datos en el RETA se realizan mediante el Modelo TA0521 de forma telemática.

Alta de socios y administradores en los regímenes de la SS

Los socios trabajadores y administradores que crean una sociedad deben estar dados de alta en la seguridad social, ya sea en el RETA, en el Régimen general o en el Régimen General asimilado, según sus funciones en la empresa y de los porcentajes de participación en ella 💪

¿Dónde puedes darte de alta? En la Tesorería General de la Seguridad Social.

Las solicitudes de alta, baja y variación de datos del trabajador por cuenta ajena o asimilada, se realizan a través del Modelo TA.2/S.

Legalización de los libros contables

Es obligatorio llevar el registro de los libros contables de la sociedad, así como presentarlos al Registro Mercantil.

¿Cuáles son los libros que debes legalizar?

• Libro de actas: recoge la información de todas las juntas de los socios de una sociedad mercantil durante su actividad.
• Libro registro de socios: registra a los socios fundadores de la sociedad y las transmisiones posteriores de participaciones sociales.
• Libro registro de acciones nominativas: donde constan los titulares de las acciones.
• Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad.

Legalización del Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Como empresario, es importante que lleves tu contabilidad de acuerdo con las disposiciones del Código de Comercio. Los libros obligatorios son:

• El Libro diario: refleja todos los asientos contables del ejercicio.
• El Libro de Inventarios: relación detallada, ordenada y valorada de todos los bienes, derechos y deudas de una empresa.

Es obligatorio presentarlos en el Registro Mercantil por vía telemática mediante certificado digital.

Las Cuentas Anuales de la empresa deberán también ser presentadas cuando se formulen e inscritas en el Registro Mercantil.

Obtención del certificado electrónico

El certificado electrónico es obligatorio para identificarte como propietario (puede ser una persona física, jurídica o un colectivo sin personalidad jurídica) y posibilita la firma de documentos que se puedan presentar de forma electrónica.

Es obligatorio en este caso y muy útil para cualquier otro trámite.

Trámites según la actividad de puesta en marcha

Obtención de la licencia de actividad

Uno de los trámites necesarios para poner en marcha tu empresa es solicitar la licencia necesaria según el tipo de actividad que vayas a realizar ⏰

Tendrás que solicitarla en el Ayuntamiento del municipio donde te instales.

Estos son algunos de los tipos de licencias más comunes:

• Licencia de Actividades e instalaciones y obras: si vas a utilizar un local, necesitarás la correspondiente licencia urbanística municipal.
• Licencia de Funcionamiento: para autorizar la puesta en uso de los edificios, locales o instalaciones.

Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros

Debes comunicar el inicio de tu actividad en las administraciones, autoridades y/o registros (sectoriales, estatales, autonómicos y municipales) que te correspondan.

Registro de ficheros de carácter personal

Si vas a tratar datos de carácter personal, es muy importante que tengas en cuenta las obligaciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), porque su incumplimiento puede conllevar multas importantes.

Por consiguiente, cualquier fichero de datos de carácter personal que conserves (clientes, empleados, etc.), tiene que estar inscrito en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos.

Trámites para contratar trabajadores

Inscripción de la empresa en TGSS

Para contratar trabajadores por primera vez, tendrás obligatoriamente que solicitar la inscripción de tu empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

Aquí te asignarán un número identificativo para la cotización de las personas que vayas a contratar, el Código de Cuenta de Cotización (CCC) 🎯

Puedes inscribirte en la administración de la Tesorería de la Seguridad Social que corresponda al domicilio de tu empresa y posteriormente, realizar las cotizaciones del personal.

Modelo oficial de solicitud – Modelo TA.6.

Afiliación y alta de los trabajadores en la SS

Una vez inscrita tu empresa, el siguiente paso es dar de alta en la Tesorería General de la Seguridad Social al personal que contrates.

Antes de que los trabajadores empiecen a desempeñar sus funciones, tienes la obligación de solicitar un número de afiliación (NAF) y dar de alta en la Seguridad Sociedad a toda persona que vaya a iniciar una actividad laboral.

Para la afiliación necesitarás el Modelo TA.1 y para la solicitud de alta, baja y variación de datos de tus trabajadores el Modelo TA.2/S.

Alta de los contratos de trabajo

Este trámite sirve para legalizar los contratos de trabajo de tus trabajadores. Es obligatorio y tendrás que formalizarlo en un plazo no superior a 10 días hábiles desde la firma del contrato.

¿Cómo se hace? El Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) permite a los empresarios realizar el alta de contratos por la web, previa autorización del servicio público de empleo autonómico.

Comunicación de apertura del centro de trabajo

Antes de los 30 días siguientes al inicio de tu actividad, tienes que comunicar la apertura de tu centro de trabajo si vas a disponer de él 🏃‍♂️

Se entiende por centro de trabajo cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deben permanecer o a la que deben acceder para realizar su trabajo.

El centro debe estar sujeto a las condiciones de Seguridad y Salud Laboral en vigor y para hacer la comunicación oficial, tendrás que rellenar un formulario en la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo o en la Consejería de tu Comunidad Autónoma.

Obtención del calendario laboral

Las empresas deben exponer en cada centro de trabajo, en lugar visible, el calendario laboral.

Dicho calendario debe registrar el horario de trabajo de la empresa y la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales y entre jornadas, y otros días inhábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o, en su caso, la pactada por convenio colectivo o entre partes.

Cada año se realizará uno y lo puedes consultar en la web de la TGSS.

Trámites complementarios para la puesta en marcha

Registro de signos distintivos

Los Signos Distintivos se utilizan en la industria y en el comercio para distinguir los productos o servicios de una empresa de las demás concurrentes en el mercado 📣

Hay que aclarar algo que suele llevar a error: inscribir la denominación social de la empresa en el Registro Mercantil no supone que el nombre comercial de esa empresa esté protegido jurídicamente como Marca, porque son dos registros independientes.

Lo vemos mejor con un ejemplo:

Puedes constituir e inscribir en el Registro Mercantil una empresa llamada Sociedad de promoción del cocidito madrileño 2021, S.L.

Sin embargo, decides que la marca comercial con la que sales al mercado sea «Te como esa cara» y el logo sea 🥣 El nombre que deberías registrar y proteger en la OEPM sería «Te como esa cara» y describir el logo con el máximo detalle posible: un bol azul con una cuchara marrón dentro, etc. etc. 🥣

Para tener protección jurídica de tu Marca o nombre comercial, tienes que registrarla en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) del Ministerio de Industria.

La denominación social de una empresa se inscribe de oficio en el Registro Mercantil, pero para proteger jurídicamente la denominación comercial o marca debes registrarla en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) ✅

Se trata de un trámite muy sencillo con unos pocos clics. Por menos de 150 euros, por ejemplo, puedes dejar protegido durante 10 años tu nombre comercial y tu logo, de forma que nadie pueda usarlo sin tu consentimiento.

Trámites específicos para la puesta en marcha

A continuación te resumo en un cuadro los trámites específicos para la puesta en marcha de actividades concretas

Bueno pues hasta aquí hemos llegado. Ya conoces todos los trámites que debes seguir para poner en marcha tu empresa, por tanto, nada te impida hacer realidad tu sueño.

Ahora no es vuelva usted mañana, sino «No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy»

Si prefieres contar con la ayuda de especialistas en estos trámites, recuerda que en AYUDA T PYMES tienes a tu disposición un departamento que te guiará en este proceso.

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