1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y resolución de las denuncias sobre presuntas irregularidades o incumplimientos cometidos por empleados, agentes comerciales, directivos o socios de negocios, que puedan surgir en el ejercicio de la actividad empresarial de AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL, situaciones de riesgos por exposiciones derivadas de las interconexiones con la Administración Pública y otros organismos públicos internacionales.
El Canal de denuncias de AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL es accesible a través de la web corporativa https://ayudatpymes.com facilitando su uso a empleados, agentes comerciales, directivos, socios de negocio, y de cualquier interesado.
El objetivo del Canal de denuncias es canalizar y facilitar la formulación segura de cualquier comunicación sobre sospechas de conductas irregulares, malas prácticas comerciales, y cualquier violación de las obligaciones de Compliance y del Código Ético o de Conducta, fomentando un entorno de Cumplimiento basado en los principios y valores de AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES.
Además, el procedimiento busca asegurar que durante todo el proceso se garantice eficazmente la protección de la privacidad de las personas involucradas y la confidencialidad sobre los datos contenidos en la denuncia, pudiendo realizarse la denuncia de forma anónima si así lo considera el denunciante.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este procedimiento es aplicable a todos los empleados, agentes comerciales, directivos, Comité de Dirección y Consejo de Administración de AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL.
3. ASPECTOS CLAVE ASOCIADOS AL CANAL DE DENUNCIAS
3.1 Deber de comunicación
Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o hecho que pudiera contravenir los principios y valores del Código Ético o de Conducta o suponer una acto ilícito o contrario a la normativa vigente, deberá comunicarlo a AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL, a través del canal establecido
3.2 Hechos denunciables
El Canal de Denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino para los fines que ha sido concebido.
Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores del Código Ético y de Conducta, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable.
En este sentido, AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL dentro de la gestión del Canal de Denuncias, tiene plenamente identificados los principios y valores que constituyen la cultura organizativa que desde AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL se quiere fomentar en el seno de la Organización, y que han sido formalmente descritas en el Código Ético o de Conducta.
3.3 Derechos del denunciante
• Derecho a recibir información previa.
Previa interposición de la denuncia, el denunciante deberá tener acceso a información fácilmente comprensible sobre todo el proceso. Por ello desde AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL nos comprometemos a informar debidamente al denunciante de todos los trámites en relación al proceso de denuncia.
• Derecho a la utilización de la información con carácter restrictivo.
La información que facilite el denunciante no podrá ser utilizada para fines distintos a los de la investigación.
• Derecho al anonimato
El denunciante que presente una denuncia a través del Canal de denuncias podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizándose el mismo durante el proceso, siendo opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de denuncia habilitado.
• Derecho a la confidencialidad.
AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL garantiza la confidencialidad en el recibimiento y gestión de las comunicaciones realizadas a través del presente Canal de Denuncias. Se informa al denunciante de que, tanto en el formulario de denuncia como durante la investigación, solo se solicitan los datos estrictamente necesarios para tramitarla. Además, solo podrá acceder a dichos datos el personal autorizado.
• Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable
El denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la misma por parte de AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL, a excepción de que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad del denunciante.
El plazo, en relación al tratamiento de datos y la investigación, no podrá exceder los tres meses de conformidad con la normativa vigente.
• Derecho a una investigación transparente a un interlocutor imparcial.
Las denuncias o consultas recibidas serán tratadas con la máxima transparencia e imparcialidad por parte de los encargados de la investigación, que poseen la preparación suficiente y adecuada para responder a las dudas del denunciante o tramitar la denuncia interpuesta.
• Derechos derivados de la Protección de Datos
AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL garantiza que todos los datos que proporcione el denunciante mediante el canal de denuncias serán tratados conforme a la normativa vigente de protección de datos, sin perjuicio de los derechos de los denunciantes, entre otros, de acceso, rectificación, oposición y supresión.
• Derecho a elegir
El denunciante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo acudir a canales externos (autoridades competentes), sin poder obligarse al denunciante a utilizar una vía concreta, sobre todo teniendo en cuenta que la persona denunciada pueda ser un superior del denunciante, y que este último tenga acceso a la denuncia.
• Derecho a la no represalia.
AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL recoge la prohibición de represalias al denunciante, por tanto, no se podrá exigir la misma responsabilidad por la información contenida en la denuncia, salvo que actúe de mala fe.
3.5 Obligaciones y advertencias
AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL espera de los empleados y personas vinculadas a la red AYUDA T que se comporten conforme a las siguientes obligaciones y advertencias:
• Veracidad
Se considerará que una denuncia es veraz cuando existan motivos razonables para creer que los hechos denunciados son ciertos, a la luz de las circunstancias y la información disponible en el momento de la denuncia.
Solo quedarán protegidos ante represalias aquellos que hayan actuado de buena fe, incluso aunque la información comunicada sea inexacta o se exceda de sus competencias. En caso de buena fe se mantiene la Protección al Denunciante.
Las denuncias hechas con conocimiento de su falsedad o con temerario desprecio hacia la verdad, serán sancionadas siguiendo el Sistema Disciplinario de AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL.
• Buena fe a lo largo de todo el proceso
Manteniendo la confidencialidad en relación a la investigación y los datos solicitados por el interlocutor responsable de dicha investigación
• Licitud en la obtención de las pruebas que soportan su denuncia
3.6 Causas de inadmisión de denuncias
AYUDA T SOLUCIONES PROFESIONALES SL se reserva el derecho de inadmisión de la denuncia/consulta en los siguientes supuestos:
I. Cuando los hechos no sean creíbles, no haya indicios para fundamentarla, o se refieran a motivos diferentes a los enunciados anteriormente (por ej. los relacionados con la gestión de recursos humanos, permisos, ascensos etc..).
II. Cuando el contenido de la denuncia no conlleve un incumplimiento de los principios establecidos en el Código de Conducta, en cuyo caso se remitirá al departamento competente.
III. Hechos manifiestamente infundados y sin acreditación.
IV. Cuando los hechos se describan de forma genérica, o imprecisa, a no ser que se subsanaran las deficiencias.
V. Cuando se trate de hechos que la empresa ha excluido de los que se pueden denunciar a través del canal de denuncias, y comunicarse directamente al Órgano de cumplimiento.
VI. Cuando el contenido sea irrelevante, la información insuficiente, o el informante carezca totalmente de credibilidad.
VII. Cuando se refiera a los mismos hechos que otra denuncia anterior que hubiera sido investigada y archivada, si en la nueva denuncia no se aportan nuevas pruebas.
