¡Todo, todo, todo está en los libros! -cantaba Luis Eduardo Aute. ¡Y tanto! Que se lo digan a Hacienda.
Decía el poeta José Martí que hay tres cosas que cada persona debería hacer en su vida: tener un hijo, plantar un árbol y escribir un libro.
Cuando uno es autónomo, escribir un libro contable pasa a ser un «must». Es obligatorio por ley tener unos libros en los que debes detallar por orden cronológico todas las transacciones de tu negocio. Sé que no es el libro ideal que te gustaría escribir, pero por alguno se empieza.
Si te asaltan la dudas y no sabes de qué te estoy hablando, lee este artículo hasta el final para descubrir cuáles son y para qué sirven los libros contables obligatorios del autónomo.
Abróchate el cinturón de seguridad que despegamos hacia el mundo de los libros contables 🚀
El registro en libros contables para los autónomos
Entre las obligaciones de un autónomo está la de llevar una contabilidad ordenada en determinados libros que reflejen rigurosamente toda la actividad de su negocio.
Los libros contables obligatorios son los documentos donde se detallan cronológicamente todos los movimientos financieros y transacciones económicas que se han producido en tu negocio. En empresas grandes, además, estos libros se deben legalizar bien presentándolos en el Registro Mercantil o de manera telemática a través de su página web.
¿Cuánto tiempo se deben conservar? Obligatoriamente deben mantenerse durante al menos 4 años a efectos fiscales y 6 años a efectos mercantiles incluso aunque te hayas dado de baja como autónomo 🏃♂️
El formato de los libros contables obligatorios
Hoy en día se han eliminado los libros físicos en soporte papel y se trabaja con diferentes tipos de software para facturación y gestión de negocios (tanto en la nube como en el propio ordenador), que te permiten dar de alta las facturas de venta, compra e inversión y después, descargar los libros contables obligatorios en formato excel o csv.
La Agencia Tributaria (AEAT) recoge en su web varios ejemplos de Libros contables, pero no son una solución completa que te permita llevar tus libros personalmente.
Estos programas de software son todos de pago. Los libros son gratuitos, no se compran, pero tampoco se pueden descargar libremente salvo alguna hoja de excel suelta que, como tal, de poco te sirve. Por tanto, solo puedes hacer dos cosas: o te compras un programa con sus mantenimientos, etc. o contratas una asesoría que se encargue de todo 👨🏫
Llegados a este momento, te diré que si quieres evitar preocupaciones y prefieres que te llevemos la contabilidad desde AYUDA T Pymes, solo clica en este botón, deja tus datos y un experto se pondrá en contacto contigo a la mayor brevedad posible.
Cuáles son los libros contables del autónomo según su régimen
Dependiendo del régimen fiscal que elegiste al darte de alta como autónomo, ahora deberás llevar unos libros contables u otros. Lo vemos.
👨⚖️ Los libros contables que obligatoriamente debe llevar un autónomo dependen del régimen fiscal que eligió al darse de alta en la actividad.
Autónomo acogido al régimen de estimación objetiva o por módulos
Si tu régimen fiscal es el de “estimación objetiva” no estás obligado a realizar ni llevar un seguimiento de libros contables en tu negocio, pero es obligatorio conservar los justificantes de los ingresos recibidos por tus ventas y de los pagos realizados por tus compras porque te los puede pedir Hacienda.
Autónomo acogido al régimen de estimación directa normal
Si tu régimen fiscal es el de “estimación directa normal”, y además tu actividad es de servicios o industrial, debes confeccionar los libros oficiales habituales de sociedades y llevarlos cada año al Registro Mercantil.
Los libros contables que deberías llevar son:
Libro diario
Aquí se registran día a día cada una de las operaciones de la actividad económica de la empresa. Se elabora cada ejercicio económico. Se abre con la situación inicial de la empresa (asiento de apertura), recoger las operaciones durante todo el año y se cierra con un registro de la situación a final del año (asiento de cierre). Se redacta con términos contables y requiere ciertos conocimientos.
Libro de inventarios y cuentas anuales
Consta de:
- Balance de la situación inicial de la empresa.
- Balances de sumas y saldos para comprobar la evolución trimestral.
- Inventario de cierre de ejercicio.
- Cuentas anuales con la siguiente información:
- Balance de Situación.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- Estado de Flujos de Efectivo.
- Memoria del ejercicio.
Autónomo acogido al régimen de estimación directa simplificada
Si tu régimen fiscal es de “Estimación directa simplificada” en el que está acogida la gran mayoría de autónomos estás obligado a realizar los siguientes libros contables ✅
Libro de ventas e ingresos
En el libro de ventas e Ingresos debes ir registrando todas las facturas de ventas que emitas a tus clientes en el negocio sin distinguir por el tipo de IVA que apliques o a qué cliente realices la venta.
Es una sucesión cronológica de tus facturas sin saltos en la numeración ni en la fecha, porque si se producen Hacienda entendería que has ocultado facturas y podrían sancionarte.
Pongamos un ejemplo:
Realizas tu primera factura del año con el número: FA2021-0001 y fecha 15 de enero.
No podrías emitir una segunda factura con una fecha anterior al día 15 de enero o indicar que se trata de la factura n.º 0005.
El orden exacto debería ser el siguiente:
1ª factura emitida: 15/01/2021: FA2021-0001
2ª factura emitida: 10/02/2021: FA2021-0002
3ª factura emitida: 19/04/2021: FA2021-0003
Y así sucesivamente.
Debes respetar la obligación de llevar una numeración correlativa durante todo el ejercicio económico. Solo a comienzos de año puedes cambiarla y empezar una secuencia numérica diferente que, a su vez, deberás mantener durante todo ese nuevo año 💪
Libro de compras y gastos
En este libro debes registrar todas las facturas de compras y gastos que has recibido en tu negocio y que tengan una relación directa con la actividad comercial y económica que desarrollas.
En este libro registro no existe la obligatoriedad de llevar un orden correlativo de fechas y numeración de facturas. Puedes tener series numéricas diferentes para las facturas de compras y otra para la de gastos y si olvidas incluir un gasto en el trimestre en el que se ha generado, puedes añadirlo sin problema en el siguiente.
Libro de bienes de inversión
En el libro de Bienes de Inversión debes registrar las facturas de los bienes y servicios que hayas adquirido para el inmovilizado material o inmaterial de tu negocio y que tengan una vida útil superior a un año.
Por ejemplo, un ordenador, un móvil, mobiliario, un programa informático, etc. Se llaman bienes de inversión o de larga duración porque su vida útil es superior al ejercicio en que se pagan y, por eso, podrás amortizar contablemente el gasto a lo largo de su vida útil. Para ello, en el libro debes añadir las cuotas, el método y el inicio de la amortización, el valor residual e inicial del producto, así como el proveedor.
Bueno, pues hasta aquí puedo leer. Si siempre has querido tener un libro, ahora tienes la oportunidad de escribir varios, aunque sabiendo para lo que son, quizá no te apetezca tanto.
