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Cómo dar de alta un trabajador en la Seguridad Social

Las apariencias engañan.

Dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social parece un trámite sencillo, pero no lo es en absoluto porque depende de si has contratado antes personal o de si es la primera vez que la persona contratada trabaja en su vida.

¿Quieres saber cómo dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social en ambos casos?

Pues entonces ponte cómodo y coge papel y boli para tomar buena nota de esta guía práctica que te traigo.

Vamos al tema.

Inscripción del empresario en el Sistema de la Seguridad Social

Cuando un empresario quiere contratar trabajadores por primera vez, lo primero que debe hacer es inscribirse como tal ante la Seguridad Social.

Al hacerlo, obtendrá un código de cuenta de cotización que no es otra cosa que un número que lo identificará como empresario con capacidad de contratación.

Este código se obtiene al cumplimentar el modelo de solicitud TA.6, que debe presentarse ante la Tesorería General de la Seguridad Social que corresponda junto con:

  • el documento identificativo del titular de la empresa,
  • el documento en el que conste la actividad económica de la empresa.

La inscripción debe llevarse a cabo antes del inicio de la actividad en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social que se encuentre más próxima al domicilio social de la empresa.

El empresario también está obligado a comunicar cualquier cambio en los datos, como, por ejemplo, un cambio de domicilio o de la actividad económica, así como la extinción de la empresa y/o el cese o extinción temporal o definitivo de su actividad. Dichas comunicaciones se tienen que llevar a cabo presentando el modelo TA.7 y para ello se dispone de un plazo de 7 días naturales desde el momento en que el cambio se produzca.

Afiliación del trabajador

Toda persona que vaya a iniciar una actividad laboral que requiera su inclusión en un régimen del Sistema de la Seguridad Social deberá solicitar un número de afiliación.

La inclusión en el sistema se conoce como afiliación o primera alta y se caracteriza por ser:

  • Para toda la vida.
  • Obligatoria a efectos de derechos y obligaciones.
  • Única y general para todos los regímenes del Sistema.
  • Exclusiva.
  • La Tesorería General de la Seguridad Social es el órgano encargado de reconocer dicha condición a los ciudadanos, a través de un número de afiliación.
  • Puede llevarse a cabo a instancia del trabajador, del empresario o de oficio.

Por consiguiente, la afiliación es un paso previo para dar de alta a un trabajador y consiste en el reconocimiento a una persona de su condición de incluido en el Sistema de la Seguridad Social.

Los trabajadores a los que el empresario no haya dado de alta, lo pueden solicitar ellos mismos.

Antes de afiliarse, las personas necesitan un número de la Seguridad Social que coincidirá con el número de afiliación.

Para conseguirlo, basta cumplimentar el modelo TA.1 «Solicitud de Afiliación/Número de Seguridad Social» .

👨‍⚖️ Si dispones de un certificado digital y estás debidamente autorizado por la TGSS puedes tramitar la solicitud a través del Sistema RED accediendo directamente al servicio Asignación de número de Seguridad Social de la Sede Electrónica.

La afiliación se lleva a cabo una vez en la vida, mientras que las altas y bajas en la Seguridad Social se producen cada vez que se cambia de trabajo.

Quién puede solicitar la afiliación a la S.S.

La solicitud de afiliación a la Seguridad Social puede presentarse a instancia de:

El empresario

Los empresarios están obligados a solicitar la afiliación al Sistema de la Seguridad Social de quienes no estando afiliados ingresen a su servicio.

El trabajador

Los trabajadores por cuenta propia o asimilados que inicien su actividad como tales y no se encuentren ya afiliados, estarán obligados a solicitar la afiliación.

De igual forma los trabajadores por cuenta ajena o asimilados cuyo empresario no cumpla con la obligación que se impone en el apartado anterior, podrán solicitar su afiliación al Sistema.

De oficio

La afiliación podrá efectuarse de oficio por las Direcciones Provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administraciones de la misma cuando como consecuencia de la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social se compruebe el incumplimiento de la obligación de solicitar la afiliación por parte de los trabajadores o empresarios a los que corresponda esta obligación.

Dar de alta a trabajadores en la seguridad social

El alta es un acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a la persona que inicia una actividad su condición de incluida en un Régimen de la Seguridad Social, en función del tipo de actividad desarrollada, con los derechos y obligaciones correspondientes.

El alta es obligatoria y las altas y bajas de trabajadores expresan la situación real de los trabajadores en función de que desarrollen o no la actividad profesional que los encuadra en algún régimen del sistema. 

👩‍🏫 Si bien la afiliación es única, las altas pueden ser múltiples y sucesivas o simultáneas.

Por tanto, si un trabajador desarrolla más de una actividad al mismo tiempo, pueden existir:

  • Pluriactividad: el trabajador presta servicios que conllevan el alta en diferentes Regímenes de la Seguridad Social.(por ejemplo una persona que trabaja por cuenta ajena y, al mismo tiempo, por cuenta propia)
  • Pluriempleo: trabajador que presta servicios para dos o más empresas dentro del mismo Régimen de la Seguridad Social.

La solicitud para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social debe presentarse antes del inicio de la relación laboral (hasta 60 días naturales) incluyendo:

  • Nombre o razón social del empresario que solicita el alta.
  • Código de Cuenta Cotización del empresario.
  • Régimen de la Seguridad Social.
  • Nombre, apellidos y domicilio del trabajador.
  • NIF y número de la Seguridad Social del trabajador.
  • Fecha de inicio de la actividad.
  • Grupo de cotización.
  • Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso.
  • Ocupación (en determinados supuestos previstos por la ley).
  • Convenio o Convenios Colectivos.

También es obligatorio comunicar los cambios en dichos datos en un plazo de 3 días naturales, en especial aquellas variaciones que afecten a las siguientes condiciones laborales:

  • Cambio en el tipo de contrato o coeficiente de jornada laboral.
  • Cambio en el grupo de cotización.
  • Fecha de variación.
  • Ocupación.

Registro del contrato de trabajo en el SEPE

El siguiente paso para dar de alta a un trabajador es el registro del contrato en el Servicio de Empleo Público Estatal (SEPE).

Como empresario, dispones de un plazo de diez días para presentar una copia del contrato de trabajo ante el SEPE en su página web.

Este plazo de diez días también es aplicable a aquellos casos en los que el contrato no haya quedado formalizado por escrito.

Ingreso de cuotas de cotización

Como empresario, debes ingresar tu cuota a la Seguridad Social y la de los trabajadores a tu cargo dentro del mes siguiente a su devengo en cualquier banco autorizado como Oficina Recaudadora.

Esto se hace descontando del salario bruto la aportación que corresponda en el momento de su abono.

El importe de las cuotas depende del tipo de contrato del trabajador y de la cuota por accidentes de trabajo. 

Normalmente, suele ser un 30 % del coste salarial bruto del trabajador incluyendo pagas extra.

Obligaciones del empresario al dar de alta a los trabajadores

Tus obligaciones administrativas como empresario no terminan con el alta a los trabajadores, sino que, además, debes cumplir con dos requisitos adicionales.

Comunicar la apertura del centro de trabajo

Una vez constituida la Sociedad o cuando decidas iniciar tu actividad como empresario, debes comunicar la apertura del centro de trabajo para que la Administración pueda llevar a cabo el control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral.

Esta comunicación es imprescindible, con independencia de la actividad que desarrolle la empresa, y debe llevarse a cabo antes o en los 30 días siguientes a la apertura del centro o a la reanudación de la actividad. 

Se entiende por centro de trabajo cualquier área, ya sea edificada o no, en la que los trabajadores deben permanecer o a la que deben acceder con motivo de su trabajo.

Calendario laboral

Los empresarios tienen la obligación de exponer el calendario laboral en un lugar visible del centro de trabajo.

En él se incluirán los días de trabajo del año corriente, los festivos, los descansos semanales y entre jornadas, así como otro tipo de días inhábiles.

Debe elaborarse anualmente y exponerse el correspondiente al ejercicio en curso.

Check-list para dar de alta a un trabajador en la Seguridad social

Si, como empresario, deseas contratar nuevos trabajadores,aquí tienes a continuación un sencillo check-list imprimible de todos los pasos a seguir.

Son:

  • Inscripción como empresario en el sistema de la Seguridad Social antes del inicio de la actividad (código de cuenta de cotización).
  • Afiliación del trabajador en aquellos casos en los que no haya trabajado antes (número de la Seguridad Social).
  • Solicitud de alta del trabajador antes del inicio de la actividad (hasta 60 días naturales previos).
  • Registro del contrato de trabajo en el SEPE (plazo de 10 días).
  • Comunicación de apertura del centro de trabajo.
  • Obtención del calendario laboral.
  • Ingreso mensual de las cuotas de cotización (mes siguiente al devengo).

Llegado hasta aquí, puedes hacer dos cosas:

  • Clicar cada casilla a medida que vayas cumplimentando los pasos para no olvidar ninguno.
  • Lo más recomendable y sencillo para ti: Delega todas estas gestiones en los expertos de AYUDA T PYMES, la mayor asesoría de Pymes y autónomos de España para que se encarguen de todo mientras tú te centras en lo importante.

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