Gastos deducibles y no deducibles para empresas

29 julio 2020 > Contabilidad | Empresas | Obligaciones fiscales

Gastos deducibles y no deducibles para empresas

Cuando tienes una empresa una de las cosas que más miedo da son los gastos. Entre que ya hacer una sociedad no es precisamente barato y que parece que una vez que empiezas todo son gastos, el panorama puede ser un poco desolador.

En esta situación, muchos olvidan el tema de los gastos deducibles. Esos gastos de los cuales puedes ahorrarte los impuestos o parte de ellos y que pueden suponer una gran inyección económica para tu empresa. Hoy te voy a contar cuáles son los tipos de gastos deducibles y cuales, por desgracia, no vas a poder deducir por mucho que quieras.

Tipos de gastos deducibles

La Ley del Impuesto de Sociedades dice que los gastos deducibles serán «todos aquellos que sean necesarios para desarrollar la actividad empresarial«. Es decir, cualquier gasto que tenga algo que ver con aquello a lo que se dedica tu empresa y que tiene que ver con tu actividad diaria.

¿Y qué entiende esta ley por gastos relacionados con la actividad empresarial? Los siguientes:

  • Gastos de desplazamiento: siempre y cuando el motivo de dicho viaje esté claramente relacionado con tu actividad empresarial. Además, tienes que tener una hoja de gastos que especifique ese motivo y desglosar todos los gastos en las diferentes facturas. Como se te olvide algo de eso, olvídate de deducirlo.
  • Comidas: es un tema delicado, aunque suelen «pasar por el aro». Tienen que ser comidas relacionadas y necesarias para la actividad profesional, en una localidad distinta a aquella en la que desarrollas tu negocio y de un importe adecuado. No tiene sentido que te vayas con un cliente a un restaurante y te gastes 1.000 €, ¿verdad? 😀
  • Vehículos: se incluyen los vehículos y todos los gastos que están relacionados con ellos (mantenimiento, seguro, impuestos, …). Para que sean deducibles tienen que tener relación con la actividad de manera total, no pudiéndose usar estos vehículos para fines particulares.
  • Cánones y arrendamientos: alquiler, canon, asistencia técnica, arrendamiento financiero o leasing que no sean de terrenos, solares o activos no amortizables. Vamos, que en definitiva si alquilas un local para desarrollar tu actividad es deducible.
  • Servicios de profesionales independientes: pago a profesionales como abogados, auditores, notarios, etc.
  • Cuota de asociación empresarial
  • Adquisición de libros y asistencia a eventos: siempre y cuando estén relacionados totalmente con la actividad.
  • Local u oficina
  • Vestuario: siempre y cuando el vestuario tenga el logotipo o anagrama del negocio.

Y hasta aquí todos los gastos deducibles cuyos impuestos puedes ahorrarte. Hay que tener cuidado porque con este tema la administración suele ser muy quisquillosa y a la mínima te la pueden armar. Siempre debes tener todas las facturas de cualquiera de estos gastos y dejar muy, muy claro que el motivo de los mismos está completamente relacionado con la actividad.

Recuerda que necesitas sí o sí tener la factura de todo gasto que quieras deducir. No sirve un ticket ni cualquier otra cosa, solo la factura. Si no hay factura, no hay gasto deducible.

Tipos de gastos no deducibles

Y aquí la otra parte más fea y que no gusta: los gastos que hay que no se pueden deducir por mucho que quieras. Como no voy a ponerme a decir todos y cada unos de ellos, ya que son miles y no tiene sentido que los diga todos, voy a comentar tres que suelen causar más confusión:

  • Sanciones o multas: los recargos de apremio, multas de circulación y todo lo relacionado con las sanciones no son deducibles. Olvídate de deducir esa multa por aparcar mal yendo a ver a un cliente o por pagar tarde tus impuestos.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales: si tienes negocios con Gibraltar o Andorra, que son paraísos fiscales, no vas a poder deducir nada de nada aunque tenga relación con alguno de los gastos del apartado anterior.
  • Donativos y regalos: todos los regalos que hagas, sean a clientes o a empleados, no suelen ser deducibles. Tan solo lo son si, según los usos y costumbres de tu empresa, se hacen de manera regular. Por ejemplo, la típica cesta de Navidad si se hace cada año puede ser deducible gracias a este uso y costumbre.
  • El IVA que hayas soportado pero ya deducido en las declaraciones trimestrales.

Algunos siguen «engañados» pensando que se puede deducir todo aquello que se puede escribir en una factura. Y como poder, puedes hacerlo. El pequeño inconveniente es que después llega el «Papá Gobierno» y te mete una sanción tributaria como las que puedes ver en este artículo. Y esa multa te va a hacer pagar lo que has deducido más una multa de una cuantía curiosamente alta, así que mejor no jugártela.

¿Tienes alguna duda sobre un gasto concreto que quieres saber si es deducible o no? Comenta con tu situación y te echo una mano, que con mi experiencia de años y años como asesor en Ayuda T Pymes tengo ya bastante experiencia en el tema 😉

PD: Aquí te dejo un regalito para que lleves bien eso de contabilizar ingresos y gastos. Así no tendrás problema a la hora de justificar ante Hacienda que, efectivamente, se trata de gastos deducibles para tu empresa. Acceso ilimitado y gratuito a nuestro programa de facturación para pymes, al probar nuestro servicio de asesoría de forma gratuita.

105 COMENTARIOS

  • Una empresa puede deducirse el pago del arrendamiento de la oficina, si el contrato de esta esta a nombre del representante legal? Y por ende las facturas también están a nombre de el. Y en este caso la empresa debe practicar la retención en la fuente?
    Gracias

  • ¡Buenos días! disculpe tengo una duda sobre unos gastos la empresa donde estoy tiene gastos de materiales de construcción, ya que abrieron una nueva sucursal seria un gasto deducible disculpe?

    • ¡Buenos días! ¿Qué tal?

      Según la Ley del Impuesto de Sociedades los gastos deducibles será «todos aquellos que sean necesarios para desarrollar la actividad empresarial», hablando en plata, cualquier gasto que tenga algo que ver con aquellos a lo que se dedica la empresa y que tenga que ver con su actividad diaria.

      ¡Un saludo!

      • ¡Buenos días Yhaneca! ¡Muchas gracias por tu valoración! Es gratificante saber que estamos ayudando a la gente, si tienes alguna pregunta más no dudes en escribirme cuando quieras y te echamos un cable sin problemas.

        ¡Un saludo!

  • Saludos, la compra de un celular es deducible?
    Por ejemplo el celular que se le da a un guia de turismo o agente de ventas, el cual es con fines de comunicaion con la empresa.
    Y Como lo justifico a Hacienda.
    Gracias

    • ¡Buenos días Francisco! ¿Qué tal?

      Si los celulares están vinculados a la actividad económica que desarrollas, están justificados con facturas a tu nombre y están registrado en contabilidad puedes deducirlo aunque no es 100% seguro que Hacienda lo acepte ya que existe controversia con el uso completo para la actividad económica de los celulares.

      Te recomiendo que te acerques a Hacienda para explicar tu caso, ellos te dirán cuáles son los requisitos necesarios y si finalmente los puedes deducir o no.

      ¡Un saludo!

  • tengo este recibo de vuelo que no va dirigida a la empresa sino a uno de los socios de la empresa pero está pagado con la tarjeta de la empresa, lo podemos poner como gastos?? Lo pone como gastos de empleado? Nos serviría para el IS o como no viene a nombre de la empresa no nos sirve??

    • ¡Buenas! Siempre y cuando el viaje este relacionado con la actividad empresarial puede deducirse, debe tener añadido una hoja de gastos que especifique ese motivo y desglosar todos los gastos en las diferentes facturas.

      ¡Un saludo!

  • HOLA BUEN DIA, TENGO UNA DUDA RESPECTO AL SEGURO DE QUALITAS, NO TENGO LA FACTURA ENTONCES LA POLIZA QUEDARA CARGADO EL GASTO NO DEDUCIBLE VERDAD???

    • 1. La empresa SOY DE JESUS SAC, cuenta con 50 trabajadores para 10 de ellos se contrata los servicios de alimentación en un restaurante ubicado a 100 mts de la empresa, cada fin de mes el restaurante envía la factura por el consumo realizado mas no hay una lista de quienes consumieron y que es lo que consumieron. El gasto asciende a S/ 10,520.00. si es deducible o no deducible porque

      • ¡Buenos días! ¿Qué tal? Pues es un tema algo delicado pero suele haber problemas, lo que si se debería facturar por persona y por día de comida, deben ser comidas relacionadas con la actividad profesional.

        ¡Un saludo!

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