Si eres autónomo estás obligado a recopilar todas las facturas que vayas expidiendo durante el desarrollo de tu negocio en un libro de registro de facturas emitidas.
📑 Es muy importante hacerlo bien y usar el modelo factura de autónomo más adecuado para evitar líos con Hacienda. Puedes realizar la facturación tú solo o con la ayuda de una asesoría autónomos que se encargue de estas movidas.
Elegir un modelo de factura u otro dependerá del tipo de venta que vayas a realizar y del cliente. Y en este post, te enseñaré cuáles son todas tus opciones, además de darte algunos consejillos a la hora de decidir cuál se ajusta mejor a tu negocio, ¿preparado?
¡Vamos a ello!
Tipos de modelo factura autónomo
Existen diferentes formatos de factura para autónomos que debes conocer para la gestión de la contabilidad y fiscalidad de tu negocio.
Si tu ingreso es menor al salario mínimo y no realizas la actividad habitualmente, podrías facturar sin pagar la cuota de autónomo ¿Cómo? Te lo explico en este post sobre facturar sin ser autónomo.
Factura ordinaria
Este modelo de factura se utiliza para operaciones comerciales entre autónomos o empresas. Cada factura tiene que tener un número específico, la serie y la fecha de expedición.
También tendrá que aparecer tus datos fiscales y los del destinatario final de la operación, los datos identificativos de la inscripción en el Registro Mercantil, la descripción de la cantidad, precio por unidad y el precio total, más impuestos aplicables por separado (IVA y IRPF).
Factura simplificada
Las facturas simplificadas eran las conocidas como tickets antes del cambio de normativa en 2013. Están pensadas para operaciones pequeñas de ventas particulares, donde el cliente no sea ni autónomo ni empresa y el importe total no exceda los 400 euros (IVA incluido).
Estas facturas se permiten emitir para las siguientes actividades establecidas por la Agencia Tributaria:
- Servicios de hostelería y restauración.
- Servicios de peluquería.
- Servicios de discotecas y salas de baile.
- Servicio y uso de instalaciones deportivas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Servicios de estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Utilización de autopistas de peaje.
- Transporte de personas y equipajes.
- Ventas o servicios a domicilio.
- Ventas o servicios de ambulancia.
- Ventas al por menor.
Al ser una factura tipo destinada a clientes finales, solo necesitas incluir un número de factura, la fecha, tus datos fiscales, el IVA, el precio total y la lista de bienes de la operación comercial.
Factura rectificativa
Una vez que validas la factura en tu contabilidad y tu cliente la recibe, no puedes realizar modificaciones. Estos casos, tendrás que emitir una nueva factura utilizando este modelo con un número de serie independiente.
La factura rectificativa sirve para rectificar el error de una factura anterior o varias facturas anteriores, ya sean ordinarias o simplificadas. En esta es necesario indicar el motivo de la corrección y la factura a la que se hace referencia.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa permite agrupar varias facturas de operaciones de compra o venta en una única factura dirigida al mismo destinatario.
Por ejemplo, si emites múltiples facturas a un cliente determinado en un mismo mes, puedes hacer un modelo recapitulativo con toda la información de las facturas emitidas en ese tiempo. Así te ahorras emitir una a una y agilizas el proceso de facturación.
Factura proforma
Este modelo se trata de una factura provisional, una especie de borrador, que entregamos al cliente para especificar los detalles del servicio o producto que va a comprar y su precio.
No tiene valor comercial ni fiscal, pero sirve como presupuesto para el cliente, aunque sin la misma validez a efectos legales que un presupuesto como tal.
En ella se deberá incluir el precio y los impuestos que le corresponde para informar al cliente y acordar las condiciones de ventas antes de llegar a un acuerdo.
Factura electrónica
Por último, la factura electrónica equivale a una factura en papel desde enero de 2013. Su única diferencia con la de papel es que su transmisión es a través de medios electrónicos.
Desde 2015, es obligatorio facturar electrónicamente a la administración pública (ayuntamientos, ministerios, comunidades autónomas…). Quedan exentas las que tengan un importe menor de 5.000 euros, si la administración pública lo indica reglamentariamente.
Ejemplo de modelo de factura más utilizado
De entre todos los modelos que he mencionado, sin duda, el más habitual para los autónomos es el modelo de factura ordinaria, de la que también parte la factura simplificada.
Los autónomos suelen elegirla porque ofrece información detallada sobre el profesional que la emite y el cliente que la recibe, además de incluir el desglose del IVA y el IRPF.
En general, las facturas pueden realizarse en papel y entregarse al cliente en mano, mientras guardes una copia, o pueden ser digitales siempre que cumpla con la legalidad.
Cómo elaborar una factura si eres autónomo
Como profesional, tienes la obligación de expedir y entregar factura cada vez que realizas alguna operación en tu actividad económica. Siempre conservando una copia del documento original que entregues.
Para emitir facturas, debes estar dado de alta en Hacienda y el destinatario tendrá que ser un empresario o profesional o un cliente que te la pida para cumplir sus obligaciones tributarias.
Si es un particular, se emite en el mismo momento de la operación y, si es una empresa u otro profesional, se emitirá antes del día 16 del mes siguiente con un plazo de un mes desde esta fecha de emisión para enviarla.
Con todo esto sobre la mesa, lo único que tienes que hacer es rellenar los datos que se exigen según el modelo de factura escogido. Al importe bruto se suma el 21% del IVA y se resta la retención del IRPF si así lo requiere.
¿Y cuánto debes facturar como autónomo para no generar pérdidas? Te lo cuento en este otro artículo sobre cómo facturar para ser autónomo mileurista.
Programas de facturación para autónomos
Muchos autónomos se decantan por sistemas de facturación online para no arriesgarse a tener problemas y ahorrar tiempo en realizar estos trámites.
👨⚖️ En la asesoría de Ayuda T Pymes han desarrollado su propio programa de facturación y lo ofrecen de forma totalmente gratuita a todos sus clientes.
Con esta herramienta, podrás generar facturas y presupuestos personalizados y profesionales. Así como organizarlos, programar envíos puntuales y recurrentes o controlar la morosidad, entre otras funciones. Muy recomendable si quieres tomarte tu negocio en serio y dejar de usar el Excel para todo.
¿Cómo elegir modelo factura autónomo?
Como has podido comprobar a lo largo de este artículo, cada modelo de factura está sujeto a unas circunstancias concretas que, según tus necesidades, se ajustarán mejor a una operación u otra de tu negocio.
De igual forma, en tu contabilidad deben aparecer todas las facturas de venta o relacionadas con tu actividad económica para presentar impuestos y desgravar tus gastos deducibles.
Si necesitas más consejos para llevar todo el papeleo de facturación, ya sabes que puedes contar con una asesoría autónomos que te eche un cable en la gestión de tu contabilidad ¡Hasta pronto!
