El mandato SEPA es algo bastante utilizado en las transacciones empresariales a diario, de hecho, es una de las formas más habituales de cobrar a los clientes.
Sin embargo, también es algo que puede generar dudas por los diferentes tipos de SEPA que existen, pero sobre todo por cómo se pone en marcha todo el procedimiento.
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Qué es un mandato SEPA
SEPA son las siglas de «Single Euro Payments Area«. Se trata de un acuerdo entre los bancos de la Unión Europea para realizar transacciones rápidas y seguras entre ellos.
Para que me entiendas mejor, y con el nombre que seguro que más te suena el mandato SEPA es la orden de domiciliación de adeudo directo.
Es un documento a través de la que el deudor autoriza al acreedor a:
- Hacer los cobros a través de un cargo en la cuenta que haya indicado el deudor.
- Autorizar a la entidad del deudor a cargar en su cuenta los importes que se presenten al cobro por la entidad bancaria del acreedor.
Cada uno de los mandos SEPA tiene que contar con lo que se denomina referencia única. Este número es una referencia que se asigna a cada mandato para identificar los adeudos que se asocian a cada mandato concreto. Es un código alfanumérico de 35 posiciones, único para cada mandato.
¡Ojito con esto! Para realizar un mandato SEPA debe de realizarse la operación entre países que se encuentren dentro de la zona SEPA.
Para que te hagas una idea, el mandato SEPA debe contener los siguientes datos:
- El nombre y domicilio fiscal del deudor.
- La referencia única del mandato. Es el código único comentado anteriormente.
- El IBAN, y en su caso el BIC, de la cuenta bancaria del deudor
- El nombre fiscal del acreedor.
- El identificador del acreedor.
- El tipo de pago seleccionado.
- La fecha de firma del mandato.
- La firma del deudor.
Para qué sirve el mandato SEPA
Gracias al mandato SEPA podrás automatizar el cobro de facturas, y además tendrás la posibilidad de utilizar remesas bancarias.
Las remesas bancarias son archivos que contienen diversas facturas o recibos que, una vez entregadas al banco, harán el cobro o pago automático de todos los documentos.
Así te vas a librar de pagar factura por factura, y te ahorrarás muchísimo tiempo, cosa que para un emprendedor es más valioso que el oro puro.
Tipos de SEPA
Existen principalmente dos tipos de domiciliación bancaria SEPA: la básica (CORE) y la exclusiva para empresas y profesionales (B2B).
- El SEPA básico CORE. Es una herramienta que posibilita realizar cobros en euros en la cuenta de un deudor, independientemente de que sea consumidor, empresa o autónomo.
- El SEPA directo B2B. Se trata de un instrumento para realizar cobros en euros exclusivamente para empresas, profesionales y autónomos.
Diferencias entre SEPA CORE y SEPA B2B
Ahora que ya hemos visto que existen estos dos tipos de mandatos SEPA, vamos a ver cuáles son las principales diferencias entre ellos.
Modelo SEPA CORE
El SEPA CORE es un sistema básico y obligatorio para todas las entidades bancarias que ofrezcan el servicio de domiciliación bancaria en euros. Se podría decir que es muy similar al sistema tradicional de recibos domiciliados. Además, estos recibos podrán devolverse, aunque el cliente haya firmado la orden de domiciliación. Eso sí, deberás tener en cuenta que el plazo de devolución es variable:
- 5 días, por cualquier motivo.
- 8 semanas, en el caso de pagos autorizados por mandato de adeudo.
- 13 meses, para los pagos no autorizados por mandato de adeudo.
No es necesaria la autorización por el cliente para cargar los recibos. Esto hace que sea un sistema flexible y muy utilizado.
Modelo SEPA B2B
El SEPA B2B es un sistema creado específicamente para entidades jurídicas, sean autónomos o empresas.
No olvides que informarte sobre qué bancos, aunque pertenezcan a la zona SEPA, no ofrecen esta modalidad, porque no es obligatoria.
Una de las principales diferencias con la modalidad anterior es que, en este caso, sí es necesario aportar al banco la autorización firmada por el cliente.
Cuando se usa este sistema el deudor dispone de sólo 3 días para devolver el recibo. Lo que supone una ventaja porque, salvo que existan problemas de liquidez o algún error, no suele haber problemas.
Entonces, ¿qué sistema es mejor CORE o B2B?
Con tanta información seguro que te ha surgido alguno que otra duda, y ya no sabes qué sistema es el que mejor se adapta a tus necesidades. No te desmoralices, vamos a verlo para que te quede más claro que el agua.
Lo primero es ver a qué tipo de clientes vendes tus productos o servicios. Si son particulares, tendrás que usar el sistema CORE. Si son empresas, podrás decidir cualquiera de los dos.
Si tus clientes suelen pagar puntualmente y no está disponible fácilmente, es mejor utilizar el sistema CORE, ya que el B2B hará que tardes para obtener el consentimiento y aceptar los recibos.
En cambio, si tienes dificultades a la hora de cobrar a tus clientes, el sistema B2B es el mejor para ti porque no se pueden devolver los recibos. Además, evitarás las comisiones por impagos que se generan cuando se devuelven los recibos.
En cuanto al importe, si los recibos son de cifras bajas, es mejor utilizar el sistema SEPA CORE. Si los importes de tus giros son elevados y la devolución puede generar problemas en el efectivo de tu negocio, es mejor utilizar el sistema B2B.
Pasos para hacer cobros SEPA
Después de toda la teoría, ha llegado el momento de la acción. Te voy a explicar paso a paso cómo hacer el cobro SEPA para que lo tengas todo más que clarito. ¡Vamos allá!
Notificación previa para cobros SEPA
Hay que informar al cliente antes de realizar un cobro SEPA de adeudo directo. La normativa exige que estén informados de cada cobro antes de que se cargue en el banco.
En el caso del Adeudo Directo SEPA, la notificación hay que hacerla 14 días naturales antes, salvo que se acuerde otra cosa con el cliente.
Si se hacen cobros periódicos del mismo importe, tendrás que hacer la notificación del cobro una sola vez, detallando la frecuencia y cantidad que se cargará. Si el importe varía o no se hace con la misma periodicidad, hay que informar con anterioridad al cliente.
En las notificaciones se debe incluir:
- Fecha de vencimiento del cobro.
- Importe del cargo.
- Referencia de mandato.
- Identificador de Acreedor del comerciante.
- IBAN del pagador, es opcional.
- BIC del pagador, es opcional.
Presentar solicitudes de cobros SEPA al banco
Cuando ya tienes el mandato relleno y firmado, puedes hacer los cobros SEPA, previa notificación al pagador y enviando todos los datos al banco.
Una vez que se ha notificado, se inicia el cobro mediante el envío a la entidad del comerciante un archivo con los datos del mandato original. Tras esto, el banco envía la solicitud al Mecanismo de compensación y liquidación, que a su vez la envía a la entidad del cliente.
En el caso del B2B, antes de hacerse el cargo en cuenta, la entidad del pagador debe comprobar que todos los mandatos estén emitidos y autorizados por los clientes y que los datos recibidos con el cobro inicial se correspondan con la información que contiene el mandato original.
Además, hay que almacenar los datos y órdenes relacionadas para comprobar los cobros posteriores con los siguientes elementos:
- Identificador de Acreedor.
- Referencia Única de Mandato.
- Códigos BIC e IBAN del cliente.
Cobros SEPA después del envío
Hay que esperar varios días para saber si un cobro SEPA se ha hecho con éxito o no.
Si todo ha ido bien, se abonará en la cuenta. En cambio, si hay algún error, se recibe un mensaje del banco.
Y con esto y un bizcocho, ya tendrías realizado el mandato SEPA. ¿No era tan difícil, verdad?
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