El Libro de Ingresos y Gastos – La guía definitiva para autónomos

«Yo he venido aquí a hablar de mi libro» afirmaba contundente Francisco Umbral en uno de los momentos históricos de la televisión española. Pocos recordarán a qué libro se refería. Era un autónomo. También el poeta José Martí dijo «hay tres cosas que cada persona debería hacer durante su vida: plantar un árbol, tener un hijo y escribir un libro». Otro autónomo ✅

Pues entonces vamos a hablar de libros y en concreto del Libro de Ingresos y Gastos de tu negocio, que además, para más inri, no es un libro sino una hoja Excel. Pero ¿por qué se llama libro? Buena pregunta. Cuando hayas terminado de leer este artículo sabrás qué es, a quién obliga, para qué sirve y cómo se rellena el libro de ingresos y gastos del autónomo.

Despegamos hacia el mundo de los libros 🚀

Definición de libro de ingresos y gastos de un autónomo

Ser autónomo supone impepinablemente tener que cumplir con ciertas obligaciones contables y fiscales que no tienen los demás trabajadores como llevar un registro fiscal de su actividad. Además, las obligaciones de un autónomo dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) son distintas dependiendo que cotice en estimación directa u objetiva. Solo en el caso de estimación directa, se debe mantener, entre otros documentos, el llamado libro de ingresos y gastos.

Antes Hacienda se encargaba de vender unos libros físicos de contabilidad que los autónomos tenían que comprar, pero ahora basta con presentar cualquier documento que acredite la información utilizando para ello programas de facturación o simplemente llevando unas hojas de Excel.

Este libro constituye una contabilidad ordenada de la actividad y permite un seguimiento día a día de las operaciones. Aunque se mantiene la denominación de «libros contables» actualmente son hojas de cálculo Excel diseñadas para llevar de forma sencilla la contabilidad de los autónomos.

¿Qué libros son obligatorios para los autónomos?

Los trabajadores autónomos que coticen por estimación directa están obligados a presentar cuatro tipos de libros con los que se elaboran los resultados trimestrales del negocio, se aplican las amortizaciones de bienes que correspondan y se calcula la liquidación trimestral de IVA.

Libro registro de facturas expedidas o emitidas

En este libro se recogerán todas las facturas que ha emitido un autónomo a lo largo del año. En ellas debe aparecer obligatoriamente: el número de la factura, la fecha de la factura, el NIF y nombre del cliente, base imponible de la operación, tipo impositivo de IVA, cuota de IVA e importe total de la operación.

Libro registro de facturas recibidas.

En este libro se anotan las facturas que ha recibido el negocio a lo largo del ejercicio. Se trata de ver en un mismo documento todas las facturas y gastos producidos por la actividad. Deben contener una información detallada: número de la factura, fecha de la operación, concepto, NIF y nombre del Proveedor, base imponible, tipo y cuota de IVA e importe total de la operación.

Libro registro de bienes de inversión.

Si el autónomo ha invertido en algún bien para su actividad deberá llevar registro de ello. Se trata de aquellos elementos que se utilizan en el ejercicio de la actividad y que requieren una inversión generalmente elevada como una furgoneta, equipos informáticos, etc. En este fichero deben aparecen los datos completos de la factura y habrá que indicar el criterio de amortización de cada bien durante los próximos cinco años.

Libro de registro intracomunitario

Este libro es solo obligatorio para los trabajadores por cuenta propia que esté inscritos en el Registro de devolución mensual del IVA-IGIC y, por lo tanto, deban presentar autoliquidaciones o declaraciones telemáticas correspondientes al Impuesto sobre Sociedades, al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Estos estarán obligados a presentar mensualmente una ‘Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registros’ (modelo 340), según establece la normativa 👩‍🏫

Si quieres llevar personalmente la contabilidad y posees unos mínimos conocimientos de Excel adelante con los faroles, pero el tema tiene cierta complejidad por lo que quizá debieras delegarlo en nuestros especialistas de AYUDA T PYMES. Yo ahí lo dejo.

¿Quién debe llevar el libro registro de ingresos y gastos?

Están obligados a llevarlo todos los autónomos que ejerzan actividades empresariales o profesionales en el régimen de Estimación Directa normal o simplificada.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los libros? La cosa no está muy clara porque el Código de Comercio establece de forma general que la documentación mercantil (donde se incluirían los libros de ingresos y gastos) se debe conservar durante al menos seis años. No obstante, a efectos tributarios, los impuestos prescriben a los cuatro años, por lo que no parece lógico tener que guardarlos durante un plazo superior.

Están obligados a llevar el libro de ingresos y gastos todos los autónomos que ejerzan actividades empresariales o profesionales en régimen de Estimación Directa.

¿Para qué sirve el libro de ingresos y gastos?

El libro de ingresos y gastos permite al autónomo tener un registro contable de su actividad para saber fácilmente cuánto dinero entra, cuánto sale y cuál es el beneficio real del negocio y con ello poder planificar financieramente el negocio. Es decir, sería el equivalente a la cuenta de explotación de una empresa 💪

Cómo rellenar el libro de ingresos y gastos del autónomo

No es necesario comprar las plantillas que forman el libro registro porque la AEAT ofrece a los empresarios y autónomos en su web varios ejemplos o modelos de plantilla de forma gratuita para llevar el registro de los ingresos, gastos y bienes de inversión del negocio en formato electrónico. Puedes elegir la que más se ajusta a tus necesidades y además, ofrece instrucciones de cómo rellenar cada casilla del libro de ingresos y gastos.

Existen otras plantillas online que puedes descargar, así como aplicaciones o apps para instalar en tu ordenador y cumplir con esta obligación sin grandes esfuerzos y de forma segura, pero ojo porque después de un periodo inicial de prueba gratuita te obligan a sacar la tarjeta a pasear si quieres seguir con la aplicación.

Bueno, pues hasta aquí puedo leer. Ahora ya puedes llevar o hablar de tu libro, tú decides ¡Vámonos que aquí van a pintar!