El depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil es un trámite obligatorio en muchos casos y que debes saber cómo hacer.
En esta guía te explico todo lo que debes saber sobre ello ☺️
Qué son las cuentas anuales
Las cuentas anuales son un conjunto de documentos contables donde se refleja la situación financiera de una empresa.
Se presentan cada año en el Registro Mercantil para que la información que contienen pueda ser consultada por cualquier parte interesada.
Entre los datos que contienen destacan los relativos a pérdidas y ganancias del ejercicio, el balance de situación, el estado del patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
Quién está obligado al depósito de cuentas anuales
Todas las empresas están obligadas a cumplir con esta obligación, entre las que se encuentran:
- Sociedades de responsabilidad limitada o SL.
- Sociedades anónimas o SA.
- Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
- Fondos de pensiones.
- Toda empresa que, en virtud de la normativa vigente, esté obligada a publicar sus cuentas anuales.
Como excepción al cumplimiento de esta obligación encontramos a los empresarios individuales que, aunque deben llevar una contabilidad, no deben depositar sus cuentas en el Registro Mercantil.
Cómo hacer el depósito de cuentas anuales
Uno de los trámites más complejos que tienen que hacer las sociedades es la presentación o depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Para hacerlo, es posible optar por la opción en papel, en CD o telemáticamente.
En papel
Para presentar presencialmente las cuentas anuales deberás descargarte y rellenar el formulario de instancia de presentación y llevarlo en una carpeta junto con la certificación de la aprobación de las cuentas, que no es necesario que incluya la firma legitimada.
En CD/DVD
Para hacerlo a través de esta vía será necesario utilizar el programa D2, que proporciona el Colegio de Registradores.
Tendrás que llevar al Registro en una carpeta:
- Instancia de presentación por triplicado.
- Certificación de aprobación de cuentas, que no hace falta que tenga la firma legitimada.
- Certificado de la huella digital firmado por el Administrador o en el caso de Consejo de Administración, por el Presidente y el Secretario.
- CD/DVD en el que estará el fichero zip con los documentos que hay que depositar.
Telemáticamente
Tendrás que hacerlo a través del programa D2 que proporciona el Colegio de Registradores.
Plazo de presentación de cuentas anuales
Las cuentas anuales tienen que presentarse en el plazo máximo que marca la Ley de Sociedades.
El tiempo máximo para elaborar las cuentas anuales es de tres meses contados a partir de que se cierre el ejercicio. Tras ello, deben ser aprobadas por la Junta General, en los seis meses tras el cierre del año.
Una vez hechos todos los pasos anteriores, el plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es de un mes.
Por tanto, si el ejercicio coincide con el año natural, el plazo para depositar las cuentas en el Registro Mercantil acabaría el 31 de julio del año siguiente.
Sanciones depósito cuentas anuales fuera de plazo
Las sanciones por no presentar o depositar las cuentas anuales van desde los 1.200 euros hasta los 60.000 euros.
Las sanciones se aplicarían por cada año de retraso en la presentación.
En cuanto a la graduación de las sanciones, en caso de incumplimiento:
- La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
- 2 por ciento del capital social que conste en el Registro Mercantil en caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior.
- En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.
Precio y forma de pago de presentación de las cuentas anuales
A la hora de presentar las cuentas anuales hay que hacer el pago de un importe que variará en función de si se hace sin informe de auditoría o con él.
Si la presentación se hace de forma telemática completa o mixta, el pago se hace online a través de la web registradores.org.
Si se hace en papel, se podrá hacer:
- Mediante ingreso bancario o transferencia. Para eso habrá que generar un justificante de ingreso bancario poniendo como concepto la referencia numérica que aparece en el pdf.
- Con tarjeta de crédito o débito.
Subsanación de cuentas anuales ya presentadas
Si se quiere retirar un depósito de cuentas que ya ha sido presentado, el proceso es diferente en caso de haberlo hecho en papel o de forma telemática.
Si se ha hecho el depósito presencial y ha sido calificado defectuoso, hay que presentar cualquiera de los siguientes documentos:
- La instancia de presentación original.
- El correo electrónico con el que se les notificó el defecto.
- Una autorización expedida por el Administrador vigente.
Para subsanar unas cuentas presentadas de forma telemática mixta, habrán de hacer un nuevo envío con las correcciones pertinentes y acudir al Registro a retirar la documentación en papel que se envió en su momento para poder adjuntar el nuevo acuse de recibo.
Para subsanar unas cuentas presentadas de forma telemática completa, basta con hacer un nuevo envío con las correcciones pertinentes, marcando subsanación. Es imprescindible relacionar el nuevo envío con el que se subsana, indicando el libro, el año de presentación y el código de 6 dígitos.
Por error de transcripción
Si el error está en la transcripción de los datos pero los socios dispusieron de la información correcta y la Junta adoptó correctamente el acuerdo de aprobación de cuentas y aplicación del resultado bastará con la presentación de una Certificación expedida por el Órgano de Administración que indique el error, su subsanación y la solicitud al Registrador para que lo incorpore en el depósito ya practicado, acompañando, en su caso, los documentos con los datos correctos.
En el caso de que la presentación sea telemática, se hará una nueva presentación de cuentas que tendrá que incorporar las circunstancias anteriormente descritas. Ambas presentaciones quedarán depositadas en el Registro.
Por error contable
Si los errores de las cuentas anuales se encuentran en la contabilidad será necesario volver a celebrar una nueva Junta, donde se aprueben las nuevas cuentas y una nueva certificación con todos los requisitos necesarios. Debe constar que se presentan unas nuevas cuentas, con las que se subsanan los defectos detectados en las anteriores.
La nueva Certificación acompañará a todos los documentos necesarios para un correcto depósito de las cuentas anuales. Las dos presentaciones quedarán depositadas en el registro.
Desistimiento de asiento de presentación
Para proceder al desistimiento de un asiento de presentación de unas cuentas presentadas telemáticamente, el presentante de las cuentas ha de cumplimentar y firmar un formulario descargar y enviarlo por correo electrónico al Registro Mercantil desde la dirección de correo electrónico que consta en el envío telemático.
Para proceder al desistimiento del asiento de unas cuentas presentadas de forma presencial, ha de presentar un formulario descargar solicitándolo, expedido y firmado por el presentante de las cuentas, con la firma legitimada ante notario.
Ya conoces todo acerca de la presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil, cómo hacerlo y todo el procedimiento.
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