Ya tienes las nóminas de todos tus empleados y ahora…¿qué? Pues, además de pagarlas, también debes incluirlas en la contabilidad de tu empresa.
¿Y sabes cómo contabilizar una nómina de forma correcta? Seguro que tienes mil dudas, pero tranquilo, Gestron está aquí para ayudarte 😉
Qué es una nómina
La nómina es el recibo del pago del salario, es decir, un documento que la empresa le da a cada trabajador con la información sobre su salario, retenciones y otras percepciones.
Sirve como justificante de pago al trabajador y también a la Seguridad Social y la Agencia Tributaria en concepto de cotización y retenciones de IRPF.
Partes de una nómina
En el siguiente post te detallamos cómo hacer una nómina paso a paso. Las nóminas deben incluir cierta información. Principalmente la siguiente:
- Datos de la empresa.
- Datos del trabajador.
- Periodo de la prestación de servicios.
- Retribución del empleado.
- Bases de cotización.
- Bases del IRPF.
- Aportación del empresario a la Seguridad Social.
- Líquido a percibir por el trabajador.
- Firmas de empresario o responsable y trabajador.
Tener claro todas estas partes es fundamental a la hora de saber contabilizar una nómina y qué debe incluirse en cada cuenta contable. Vamos paso a paso, tranquilo 😃
Cómo contabilizar las nóminas
Cada mes hay que registrar contablemente el asiento de nóminas correspondiente a todos los trabajadores.
Este asiento de nóminas está formado por diferentes partidas que se incluyen en las cuentas contables correspondientes. De esta forma se saldan después cuando se paga el salario neto al trabajador y la cotización a la Seguridad Social.
Cuentas contables para un asiento de nóminas
Las cuentas contables que se usan en un asiento de nómina son:
- (640) Sueldos y Salarios. Aumenta por el Debe. En ella se incluye el importe bruto de las nóminas, los complementos por incapacidad laboral, las prestaciones por incapacidad a cargo de la empresa y las indemnizaciones.
- (642) Seguridad Social a cargo de la empresa. Aumenta por el Debe. Aquí se incluyen las cuotas de la Seguridad Social que paga la empresa, pero no la que corresponde al trabajador.
- (476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores. Aumenta por el Haber. Esta cuenta incluye el importe total de la cuota de la seguridad social que paga la empresa, es decir, tanto la cuota obrera como la patronal.
- (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones. Aumenta por el Haber. En esta cuenta está el importe total de las retenciones en concepto de IRPF que se aplica en la nómina.
- (465) Remuneraciones pendientes de pago. Aumenta por el Haber. Esta cuenta incluye el importe total que vamos a pagar a cada uno de los trabajadores, es decir, el salario neto.
- (460) Anticipo de nómina. Aumenta por el Haber. Esta cuenta se usa únicamente en los casos en que los trabajadores hayan solicitado algún anticipo de nómina.
- (755) Ingresos por servicio al personal. Aumenta por el Haber. En esta cuenta se incluye el importe de los seguros sociales bonificados, como por ejemplo los de fundación tripartita.
Contabilizar nómina sin incidencias
Para que lo tengas más claro, te voy a enseñar un ejemplo de un asiento de la nómina de un trabajador con una retribución bruta de 1.200€, Seguridad Social a cargo de la empresa de 360€, a cargo del trabajador 69€ y la retención de IRPF 144€.
1200 (640) Sueldos y salarios
360 (642) Seguridad Social
a
Organismo Seg. Social (476) 429
Hacienda retenciones (4751) 144
Remuneración pendiente (465) 987
El día en el que se paguen las nóminas, el asiento será:
987 (465) Remuneración pendiente
a
(572) Bancos c/c (572) 987
Contabilizar anticipo de nómina
Cuando alguno de los trabajadores solicita un adelanto en el pago se harán dos asientos.
En el momento de darles el anticipo:
100 (460) Anticipos de remuneraciones (460)
a
Bancos (572) 100
En el momento de registrar la nómina el asiento será:
1200 (640) Sueldos y salarios
360 (642) Seguridad Social
a
Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas (4751) 144
Organismos de la Seguridad Social, acreedores (476) 429
Remuneraciones pendientes de pago (465) 887
Anticipo de remuneraciones (460) 100
Contabilizar embargo en una nómina
Siguiendo el ejemplo anterior, la nómina con embargo se contabilizaría:
1200 (640) Sueldos y salarios
360 (642) Seguridad Social
a
Organismo Seg. Social (476) 429
Hacienda retenciones (4751) 144
Remuneración pendiente (465) 787
Hacienda Pública (47) 200
Contabilizar nómina con baja IT
A la hora de contabilizar una nómina con incapacidad temporal se hará el siguiente asiento:
360 (642) Seguridad social a cargo empresa
900 (640) Sueldos y salarios
350 (471) Seguridad Social deudores
a
Hacienda retenciones (4751) 144
Organismos de la Seguridad Social, acreedores (476) 429
Remuneraciones pendientes de pago (465) 1037
Importancia de contabilizar una nómina correctamente
Para el correcto funcionamiento de la empresa es muy importante contabilizar correctamente las nóminas.
Contabilizar una nómina correctamente aporta muchos beneficios:
- Evitar fraudes. Al contabilizar las nóminas se evita realizar pagos sin que los empleados estén en situación de legalidad, es decir, sin estar de alta correctamente.
- Proteger los activos de la empresa. De esta forma, se consigue controlar las nóminas y se evita desperdiciar recursos de la compañía, además de gastos y errores.
- Mejora el ambiente laboral. Pagando los salarios y garantizando las condiciones laborales, los trabajadores estarán más contentos y el ambiente en la empresa será mejor.
- Ahorro. Mediante una administración inteligente se puede conseguir ahorrar hasta un 20%.
- Pérdidas y ganancias. Se incluyen los gastos relativos al personal en la cuenta de Pérdidas y Ganancias, para que no se olviden.
Todos estos beneficios son buenos para todas las empresas pero, en especial, para las pequeñas y medianas. Además, es una obligación frente a los empleados que se debe cumplir puntualmente.
Seguro que si tienes trabajadores en tu empresa este artículo te ha venido de perlas. Pero, si aún sigues teniendo dudas, contacta con Ayuda T Pymes y los expertos te ayudarán con todas tus gestiones. O si trbajas como gestor o asesor, contacta con los profesionales del software de aon Solutions.
