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Cómo hacer una Nómina paso a paso

Las nóminas son un «must» para cualquier autónomo que tenga trabajadores contratados ✅

Pero hacer una nómina paso a paso es también una de las tareas más aburridas y meticulosas de la empresa, porque está expuesta a muchas variables diferentes cada mes.

Cada nómina es un mundo 🌎

Y aunque los avances tecnológicos han mecanizado el proceso, si eres un emprendedor y quieres crear tú mismo las nóminas de los trabajadores, mi consejo es que no te lances a ello sin haber leído antes este post.

Porque aquí vas a encontrar bien detallado, todo lo necesario para saber cómo hacer una nómina paso a paso sin errores 🚀

Ponte cómodo y coge papel y boli porque hoy hay mucha tela que cortar ✂️

Qué es una nómina

La nómina es el documento que reciben cada mes los trabajadores por cuenta ajena de una empresa con el desglose del sueldo recibido por el trabajo realizado.

👨‍🏫 Esta factura refleja la relación entre empresa y trabajador, así como los datos de cotización a la Seguridad Social de ambas partes.

Es obligatoria si eres una empresa o un autónomo con trabajadores a tu cargo, pero no se pueden hacer de cualquier manera porque las nóminas forman parte de la contabilidad de la empresa y deben respetar las leyes laborales vigentes en cada momento.

Factores para crear una nómina

Antes de elaborar una nómina hay que tener en cuenta diferentes factores que influyen en el cálculo de la cantidad final que recibe un empleado por su trabajo:

  • Tipo de contrato: Trabajar a jornada completa, parcial, tener un contrato indefinido o de duración determinada, por ejemplo, determina el porcentaje que se cotiza en la Seguridad Social y el porcentaje que se retiene del sueldo para el IRPF.
  • Situación personal del empleado: Si está casado o tiene hijos o personas a su cargo, influye a la hora de calcular el IRPF.
  • El convenio colectivo de aplicación: Afecta a los complementos salariales, al cobro de las horas extras y a las percepciones no salariales como las dietas.
  • Pagas extras: Si las pagas están prorrateadas cada mes o no, afecta de forma diferente en el IRPF.
  • Categoría profesional y grupo de cotización: Estos datos influyen para calcular las bases de cotización a la Seguridad Social.
  • Bajas: Si el empleado ha estado de baja médica, de paternidad o maternidad, influirá en la nómina.

Como has visto, hay muchas variables a tener en cuenta a la hora de crear una nómina.

Para simplificar en este post elaboraremos la nómina más habitual: mensual, sin bajas y con las pagas prorrateadas 👨‍🏫

Cómo hacer una nómina paso a paso

Crear una nómina consta de siete pasos:

Datos identificativos

Hay que rellenar los datos personales de la empresa y del trabajador y la fecha a la que se refiere la nómina.

  • Datos de la empresa: Debe aparecer el nombre legal de la empresa, su domicilio fiscal, el CIF y el código de cuenta de cotización (código numérico que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna a los empresarios y otros responsables del pago de cuotas a la Seguridad Social).
  • Datos del trabajador: Nombre completo, DNI, Número de afiliación a la Seguridad Social, Categoría o grupo profesional, grupo de cotización, fecha de antigüedad o de ingreso a la empresa y código de contrato.
  • Periodo de liquidación: Es el mes trabajado al que hace referencia esa nómina.Consta de la fecha de inicio, la fecha de finalización y el total de días trabajados.

Devengos

En la sección de devengos encontramos todos los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes trabajado y a los que aún no se les ha aplicado ninguna deducción.

Sumando todos los devengos se obtiene el salario bruto del trabajador que irá especificado en la nómina como total devengado.

Los devengos pueden ser de dos tipos 📣

Percepciones salariales

Es el total de percepciones económicas que recibe el trabajador por su trabajo, ya sea en dinero o en especies, más los pluses que perciba y que cotizan a la Seguridad Social.

Son las siguientes:

  • Salario base: Cantidad que el trabajador percibe por los días trabajados. No puede ser inferior a lo establecido por el convenio que corresponda.
  • Complementos salariales: Son las cantidades extraordinarias que reciba el empleado por su trabajo (plus por convenio, antigüedad, nocturnidad o peligrosidad, etc.) o el extra que reciba el trabajador si su salario es variable (salario base + extras en función de objetivos) como establecen muchos departamentos de ventas.
  • Horas extraordinarias: Si el trabajador, de manera voluntaria o forzosa, ha trabajado más horas que las fijadas en su horario laboral. Deberán constar en su nómina para que le sean pagadas.
  • Pagas extraordinarias: Dependiendo del convenio y del acuerdo entre trabajador y empresa, las pagas extraordinarias pueden entregarse varias veces al año o prorrateadas todos los meses. En ambos casos, esa cantidad debe aparecer desglosada en la nómina.
  • Mejoras voluntarias: Si ofreces a los trabajadores parte de su sueldo en especie o retribución flexible, las cantidades destinadas a ello deberán aparecer aquí. Pero recuerda que el total de lo que el trabajador cobra como salario en especie no puede superar el 30% del salario bruto.

Percepciones no salariales

Este tipo de percepciones no cotiza a la Seguridad Social y pueden ser prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos, y cualquier percepción extra que compense los gastos ocasionados al trabajador durante el desarrollo de su trabajo, como dietas, kilometraje o pluses de transporte.

Deducciones

Aquí se incluyen las cantidades a descontar de los devengos y que darán como resultado el salario neto del trabajador.

Hay 5 tipos de deducciones 👈

Aportación del trabajador a la SS

Estas aportaciones que hace el trabajador en forma de cotizaciones a la Seguridad Social nacen de la suma de varias deducciones que se calculan restando un determinado tanto por ciento a la base de cotización del empleado.

Estas deducciones son:

  • Contingencias comunes: 4,70%.
  • Desempleo: 1,55% si el contrato es indefinido o 1,60% si es de duración determinada.
  • Formación profesional: 0,10%.
  • Horas extraordinarias normales: 4,70%.
  • Horas extraordinarias de fuerza mayor: 2%.

Aquí te dejo un link a la web de la Seguridad Social donde podrás comprobar las bases mínimas y máximas según la categoría profesional o grupo de cotización y más adelante encontrarás cómo calcular la base de cotización de un trabajador.

IRPF 

Se calcula según los ingresos del trabajador y su situación personal.

Aunque no existe realmente un mínimo a tributar en IRPF, cuando se tenga un empleado con un contrato temporal de duración inferior a un año se aplica una deducción del 2%.

Anticipos

Solo se cumplimenta si la empresa adelanta parte del salario al trabajador.

Retribuciones en especie

La cantidad total de los productos recibidos en especie que aparece en devengos se incluye también en las deducciones.
Con la retribución flexible, el trabajador puede usar parte de su sueldo para adquirir determinados productos y servicios que ofrece la empresa.

Por eso se le resta su valor en la parte de deducciones 👨‍🏫

Otras deducciones. 

Aquí se pueden incluir préstamos que el empleado tenga que devolver a la empresa.

Estas cinco deducciones se calculan individualmente y luego se suman para conseguir el Total a deducir, que se restará al salario bruto.

De esta resta sale el Líquido a percibir, es decir, el salario neto que el trabajador se llevará al bolsillo.

Bases de cotización de una nómina

Es obligatorio que toda nómina incluya, a título informativo, en su pie las bases de cotización a la Seguridad Social bajo el título de Determinación de las Bases de Cotización a la S.S. y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa.

Vamos a ver ahora cómo se calculan las bases de cotización y al final, veremos las aportaciones de la empresa.

En una nómina hay tres grupos de bases de cotización:

  • Base de cotización por contingencias comunes (BCCC) 

Esta base de cotización se calcula aplicando la siguiente fórmula: Salario Base + Complementos salariales sujetos a cotización + prorrateo de las pagas extras.

Este prorrateo es necesario aunque el trabajador cobre las pagas extras en las veces que marque su convenio porque la Seguridad Social cobra mes a mes.

  • Base de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta 

Se calcula sumando la BCCC + el valor de las horas extras realizadas.
Esta es la base de cotización usada para calcular el tanto por ciento de la base de accidentes de trabajo, desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).

  • Base sujeta a la retención de IRPF

Para calcular esta base de cotización se toma el total devengado y se le restan las cantidades exentas de IRPF como pueden ser dietas, indemnizaciones o productos de planes de retribución flexible.

Aquí entra en juego el ahorro que el trabajador puede conseguir gracias a la retribución flexible

Fiscalmente, los productos de retribución flexible están exentos de tributar en IRPF si su valor no supera el máximo permitido por ley, por lo que no se suman en el cálculo de la base sujeta a retención de IRPF.

Como esta cantidad sobre la que se deducirá el IRPF es menor, también lo será el tanto por ciento que se le aplique al trabajador, lo que hace que acabe ahorrando.

Por tanto, las aportaciones a la Seguridad Social que deben quedar reflejadas en el apartado de deducciones de la nómina serán:

Contingencias Comunes:  4,70% de la BCCC.
Desempleo1,55% de la Base de contingencias profesionales para contratos indefinidos o 1,60% para contratos de duración determinada.
Formación0,10% de la Base de contingencias profesionales.
Horas extras normales
(si procede)
4,70% del pago percibido por las horas extras de carácter normal.
Horas extras de fuerza mayor (si procede)2% del pago percibido por las horas extras de fuerza mayor.
Cotizaciones a la S.S. por parte del trabajador

A continuación, establecidas las bases de cotización de cada trabajador y efectuadas las deducciones al total devengado, debes añadir la cantidad que se paga en concepto de IRPF.

Cálculo del IRPF en una nómina

Calcular el IRPF que se aplica a cada trabajador es una de las cosas más complejas a la hora de calcular un salario, porque la retención de IRPF depende no solo del sueldo de un empleado sino también de su situación personal ⏰

Por eso, en este link encontrarás la Calculadora que Hacienda ha puesto a disposición general para obtener el IRPF a aplicar a cada trabajador sobre la base de retención de IRPF.

Esta calculadora te permite incluir todas las variables personales que se pueden tener en cuenta y facilita mucho la elaboración de la nómina.

No debes olvidar que cualquier cambio en la situación personal del trabajador o en su sueldo, implica una regularización del IRPF, por lo que deberías revisar periódicamente el tanto por ciento aplicable a cada uno.

Una vez realizadas las deducciones que procedan en la nómina, obtienes el sueldo neto que le quedará a tu trabajador y que se refleja en la nómina como Líquido a percibir.

Las nóminas son un documento fundamental para posteriores reclamaciones a la empresa porque contienen datos que pueden influir para reclamar cantidades impagadas o indemnizaciones en caso de despido ✅

Líquido a percibir

El Líquido a Percibir es la cantidad resultante de restar los devengos y las deducciones al salario bruto del trabajador.

En la nómina deben aparecer, además de los totales de las bases de cotización, dos conceptos más:

  • Remuneración Total

Es el salario mensual por el que el trabajador cotiza.

Si tiene las pagas extras prorrateadas, esta cantidad será igual a la BCCC. Si no, será la BCCC sin el prorrateo.
Esta cantidad es importante porque es la que se tiene en cuenta para calcular una posible prestación por desempleo o la pensión.

  • Pagas Prorrateadas Extras

Si el empleado tiene las pagas extras prorrateadas en su sueldo mensual, esta parte quedará vacía, porque la cantidad que percibe como paga extra cada mes ya aparece en su lista de devengos.

Si no las tiene, aparecerá aquí la cantidad prorrateada, que se calcula dividiendo el total de las pagas extras por 12.

En la parte inferior de la nómina debes hacer un resumen de las cantidades más importantes sobre las que se calculará el salario neto del trabajador y añadir los siguientes datos 📣

  • Fecha de ingreso de la nómina.
  • Entidad bancaria y número de cuenta del empleado.
  • Sello de la empresa o firma del empleador.
  • Firma del trabajador a modo de confirmación de recibo de haberes.

Aportación de la empresa

La aportación de la empresa es lo que paga la empresa por cada trabajador.

Es obligatorio incluir esta información en la nómina de forma que el trabajador sepa lo que paga la empresa por él.

Así, cada empresa aporta, según el trabajador:

  • Contingencias comunes: el 23,6% de la base de contingencias comunes del trabajador.
  • Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: el porcentaje a aplicar depende de las tablas de cotización por actividad. En este link tienes la tarifa de primas vigente
  • Desempleo: el 5,5% de la BCCC del trabajador si tiene un contrato fijo o un 6,7% si el trabajador tiene un contrato temporal.
  • Formación profesional: el 0,6% de la BCCC del trabajador.
  • Fondo de garantía salarial (FOGASA): 0,2% de la base de cotización de contingencias comunes del trabajador.

Recibo de la nómina

El trabajador debe recibir la documentación de su salario mediante la entrega de un recibo individual que sirva como justificante del pago, denominado nómina y que es como una factura del trabajo de cada trabajador ✅

La nómina no puede cambiar su denominación y debe incluir todos los conceptos que aparecen en el modelo oficial de la Orden ESS/2098/2014 de 6 de noviembre, del Ministerio de Empleo, salvo que el convenio colectivo diga otra cosa o se haya pactado así con la empresa.

Unas entregan en mano las nóminas impresas de sus trabajadores, otras las envían por email para que cada uno la imprima y otras permiten descargarlas desde la Intranet de la empresa.

Todo vale siempre que el trabajador tenga acceso a ella y su contenido sea claro para que pueda comprobar los conceptos pagados, su desglose y calcular el importe de cada uno.

Ayuda para gestionar las nóminas

Bueno, pues hemos llegado al final de cómo hacer una nómina paso a paso. Ahora solo falta que pongas en práctica todo lo que has visto aquí.

Hacer una nómina ya no tiene secretos para ti.

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