¿Cómo afrontar mi cambio de gestoría?

¿Cómo cambiar de asesoría? Si estás buscando cuáles son los trámites necesarios para cambiar de gestoría, hoy en GesTron abordamos el tema.

No son pocos los clientes que, al ponerse en contacto con nuestros consultores para informarse sobre nuestro servicio de asesoría para empresas, manifiestan cierta intranquilidad por el hecho de tener que solicitar el cambio de gestoría y la transferencia de todos sus trámites, sobre todo después de la pérdida de confianza tras el error de la gestoría que ha provocado tu decisión firme.

La cuestión es que se trata de documentación e información importante, sobre la que cualquier tipo de descuido o posible extravío puede suponer un problema más o menos grave para el negocio, así que supongo que es natural sentir cierta intranquilidad al respecto.

Eso sí, en el artículo de hoy repasaremos cómo se suele gestionar este proceso de cambio de gestoría y la razón por la que es totalmente seguro para ti y tu empresa si se enfrenta del modo adecuado.

Quiero cambiar de asesor, ¿cómo lo hago?

¿Cómo cambiar de asesoría? Pues para empezar partimos de que el cambio de gestoría o asesoría podrás realizarlo cuando creas conveniente a lo largo del año y no podrán exigirte ningún tipo de permanencia obligada, a no ser que estuviera estipulado en el acuerdo contractual.

En este último caso, el cambio de asesoría estaría sujeto a algún tipo de penalización económica, pero no afecta a tu derecho de disposición sobre todos los documentos y trámites, vinculados a tu negocio y que estuvieran en manos de la antigua gestoría.

Eso sí, hay momentos en el año en los que el trámite de cambio de gestoría es mucho más sencillo: febrero y noviembre.

¿Por qué? Está claro, post presentación trimestral, las gestiones suelen estar “más cerradas” y la transferencia de datos se simplifica, evitando la duplicación de gestiones o la falta o error en alguna de ellas.

Si tras la revisión de tu servicio actual de gestoría, has tomado definitivamente la decisión de cambiar de asesor, no olvides que tu antiguo despacho está obligado a entregarte, como mínimo:

• Declaraciones Censales (modelo 036 o 037)
• Escrituras o contratos, información laboral, nóminas, TC1 y TC2 (seguros sociales de los trabajadores)
• Libros oficiales, como el Libro Diario y los balances
• Libros auxiliares, como el registro del IVA o el Libro Mayor
• Cuentas anuales del Registro Mercantil
• Modelo 200 del Impuesto de Sociedades
• Declaraciones de IVA, el modelo 300 de las declaraciones trimestrales y el modelo 390 de la declaración anual
• Declaraciones de IRPF, modelos 111 y 190. Además, si tienes locales, también deberías solicitar los modelos 115 y 180-
• El modelo 347, que se entrega anualmente y hace referencia a las operaciones superiores a 3.000 euros

Y por supuesto, cualquier tipo de documentación que le haya sido facilitada a la asesoría para la gestión contable de los últimos 5 años, como mínimo.

¿Quién se encarga de los trámites pendientes al cambiar de gestoría?

Si eres autónomo no te preocupes, no tendrás ningún problema si decides cambiarte de asesoría. Al entregarle a tu nuevo despacho la documentación pertinente, ellos deberán encargarse de cumplimentar y declarar los modelos correspondientes en tu nombre. Es decir, sólo necesitan contar con los modelos declarados en los trimestres anteriores.

Si tienes una sociedad y decides cambiar de asesoría a principio de año, es imprescindible que concretes quién va a encargarse de presentar tus libros contables, cuentas anuales y el impuesto de sociedades de tu empresa relativos al ejercicio anterior.

Ten en cuenta que cuanto más avance el ejercicio, más complejo será para tu nueva asesoría el proceso de transición. Tendrás que revisar modelos, declaraciones trimestrales anteriores y cerciorarte de que todo cuadra y es correcto.

 Nueva gestoría para tu negocio ¿Qué debo tener en cuenta?

Aunque el cambio de asesoría es un trámite seguro, es un contratiempo en el desarrollo normal en la gestión de un negocio.

Además, teniendo en cuenta la importancia y las consecuencias que pueden derivarse de posibles errores, no se trata de un trámite que queramos dejar en manos de cualquiera o estar repitiendo cada X tiempo. No sería nada práctico. Reflexiona sobre lo que buscas en una asesoría antes de dar el paso en el cambio de gestoría:

1. ¿Servicio online-presencial o ambos? Hay clientes que ven perfectamente cubiertas sus necesidades de gestión a través de un servicio online. Otros prefieren contacto cara a cara con su asesor. Hay asesorías que cuentan con ambos tipos de servicios, aunque lo importante siempre debe ser que prime la calidad en la gestión.
2. Asesoramiento personal y cercano. Lo suyo es que te aseguren que los trámites de tu empresa estarán gestionados por el mismo o los mismos profesionales. Es interesante que la persona en cuestión conozca tu negocio para que pueda aplicar la gestión de forma adecuada, tomando las decisiones óptimas y estando al día de la normativa en tu sector.
3. Experiencia y servicio especializado. Si estás buscando una asesoría para tu negocio, lo suyo es que cuentes con un servicio específico, es decir, con profesionales que controlen los trámites y procesos específicos en la gestión del papeleo de una empresa.
4. Referencias. Investiga un poco sobre lo que dicen en otros sitios sobre la asesoría que has escogido para el cambio de gestoría. No sólo lo que planteen en sus plataformas propias. Si conoces a algún cliente puedes preguntarle, buscar en foros, mirar publicaciones de terceros, etc.
5. Información certera sobre el servicio y las tarifas a través de un presupuesto cerrado. Soluciona cualquier duda respecto al servicio por el que te decantes. Las condiciones deben ser entendidas y contar por escrito.
6. Servicio integral. ¿Qué necesitas? ¿Asesoramiento fiscal sin más? Gestión a nivel fiscal, laboral, contable… ¿o también necesitas un asesor jurídico? Para optimizar tiempo y recursos, lo suyo es que des con un sitio donde cubran todas las necesidades de gestión de tu negocio a la vez.
7. Valor añadido. El uso de herramientas de gestión, como software de facturación y contabilidad, o aplicaciones que te permitan estar continuamente conectado a tu asesoría y vigilar los procesos o trámites que realiza tu asesor.

Documentación necesaria para cambiar de asesor

¿Ya tienes claro qué despacho será el elegido tras tu gestoría de asesoría? Guay. Ahora sólo queda recopilar una lista de documentos que tendrás que solicitar a tu antigua asesoría. Esta es una acción que corresponde al cliente, pues se trata de información sensible y privada que en principio debe ser gestionada por uno mismo.

La buena noticia es que prácticamente toda la documentación puede encontrarse en formato digital, incluso acudiendo a los registros, sedes de Hacienda y Seguridad Social en caso de ser necesario.

De todos modos, puedes dejar el proceso en manos de tu nueva asesoría. Algunas no tienen inconveniente en encargarse de solicitar la documentación de primera mano para cerciorarse de que todo está ok. Por ejemplo, en mi asesoría (Ayuda T Pymes), nos encargamos de solicitar la documentación y modelos de nuestros clientes a su anterior asesoría.

La documentación necesaria por solicitar varía en función del momento del año que pretendamos realizar el cambio de gestoría y de la situación en la que se encuentre la gestión de la misma.

Lo ideal es que, tras entablar conversaciones y explicar nuestras necesidades más urgentes a la nueva asesoría, esta se encargue de evaluar y determinar qué documentación será necesaria.