Cómo solicitar el Kit Digital – La superGuía

Cómo solicitar el kit digital se ha convertido en una de las preguntas más repetidas en las últimas semanas, ¡y no es para menos!

Lanzado a nivel nacional, el nuevo kit digital del Gobierno se convierte en la ayuda perfecta para muchos emprendedores y emprendedoras. Si te pilla de nuevas no te preocupes, porque en este post voy a echarte una mano y a ponerte al día en cuestión de unos minutos.

Qué es el kit digital

El bono kit digital es una ayuda subvencionada por el Gobierno de España con el objetivo de incentivar la digitalización de las pymes y autónomos. Y es que como se dice en el mundo del marketing digital, si no estás en internet no existes.

Seguro que tienes alguna empresa de referencia a la que te gustaría parecerte pero que, por diversas cuestiones, no has podido invertir en publicidad o no cuentas con los medios suficientes. O simplemente, te sientes reticente ante un mundo tan digitalizado y este es el momento perfecto de intentarlo.

Sea cual sea tu caso, te recomiendo que no lo pierdas de vista porque puede hacer que tu empresa tenga un giro de 180º. ¡Palabra de Gestron!

¿Quién puede solicitar el Kit Digital? 

Sobre quién puede solicitar el Kit Digital, déjame decirte que se tienen en cuenta los siguientes grupos:

• Autónomos
• Pymes o pequeñas y medianas empresas
• Microempresas

El Gobierno ha dividido las pequeñas y medianas empresas en tres segmentos para facilitar la gestión de solicitudes quedando de la siguiente forma:

• Segmento I: Empresas de entre 10 y 49 empleados.
• Segmento II: Pequeñas empresas o Microempresas de entre 3 y 9 empleados.
• Segmento III: Microempresas de entre 0 y 2 empleados.

Como te decía, el objetivo no es otro que impulsar con el bono digital a los pequeños negocios y comercios para conseguir la mejor versión.

👨‍🏫 Es importante tener en cuenta a qué Segmento perteneces, ya que el importe de las ayudas y la fecha de solicitud será diferente para cada uno de ellos.

¿Qué soluciones de digitalización puedo contratar?

¡Esto es lo mejor! Hay todo tipo de soluciones de digitalización para tu empresa. Puedes contratar desde la creación de tu página web de empresa hasta servicios de ciberseguridad. Dependiendo de en qué estado se encuentre tu negocio a nivel digital, será recomendable contratar unos u otros servicios.

Sitio web y presencia en internet

Crear tu página web puede ser el boom que estás buscando. Hay pymes y autónomos que no ven la utilidad de tener su página, especialmente si no van a vender online. ¡Esto es un error más frecuente de lo que debería serlo!

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 2.000€
• 3 < 9 empleados: 2.000€
• 10 < 50 empleados: 2.000€

Tu página web es tu mejor tarjeta de visita. No se mancha, perdura en el tiempo y podrán acceder a ella en cualquier momento, a cualquier hora del día. Gracias a ella tus clientes potenciales podrán tener acceso a tu número de teléfono, email o dirección.

Quizá ya tengas página web pero no tengas mucho tráfico. ¡Llega el momento de jugar las cartas del SEO y SEM! Lo ideal es que te rodees de agentes digitalizadores que te asesoren al respecto y te indiquen cuál es la mejor estrategia para tu negocio.

Comercio electrónico

Imagina tener una tienda abierta las 24 horas del día, sin importar festivos ni vacaciones. Una tienda online te ayudará a llegar a clientes que no están en las inmediaciones de tu negocio, quizá incluso con un poder adquisitivo mayor. 

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 2.000€
• 3 < 9 empleados: 2.000€
• 10 < 50 empleados: 2.000€

Conseguir una tienda online responsive hará que tus clientes puedan comprar desde el móvil. ¡Ni siquiera tendrán que estar usando el ordenador!

Gestión de redes sociales

¡Las redes sociales pueden ser tu mejor relaciones públicas! Tener un feed atractivo, interactuar con los clientes y conseguir nuevos seguidores te abrirá las puertas a nuevos públicos. Y para eso, necesitas un Plan de Social Media adaptado a tu negocio.

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 2.000€
• 3 < 9 empleados: 2.500€
• 10 < 50 empleados: 2.500€

Gestionar las redes sociales no solo implica crear contenido y responder a los comentarios y reacciones de los usuarios, sino también monitorizar su crecimiento y detectar nuevas oportunidades de mejora. Construir una comunidad digital puede mejorar la reputación de tu marca.

Gestión de clientes

Gestionar clientes es básico cuando tienes una base de datos que va creciendo por momentos. Te ayudará a identificar nuevos leads o clientes potenciales y así conseguir aumentar tus ventas. 

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 2.000€ (incluye 1 usuario)
• 3 < 9 empleados: 2.000€ (incluye 1 usuario)
• 10 < 50 empleados: 4.000€ (incluye 3 usuarios)

Conseguir un CRM con un diseño responsive y de fácil integración a otras plataformas te abrirá un abanico de oportunidades que quizá hasta ahora tenías que hacer de manera manual.

Business Intelligence y Analítica

¡Para poder tomar buenas decisiones es importante analizar el terreno! Almacenar datos puede ser algo inútil o la piedra angular de tu negocio, todo depende de cómo lo utilices.

Crear datos estructurados, esquemas, estadísticas… todo ello te servirá para ver en qué dirección está yendo tu negocio, qué es lo que está fallando o dónde pueden estar las oportunidades de mejora.

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 1.500€ (incluye 1 usuario)
• 3 < 9 empleados: 2.000€ (incluye 1 usuario)
• 10 < 50 empleados: 4.000€ (incluye 3 usuarios)

Servicios y herramientas de Oficina Virtual

¡Ideal para pymes que trabajan por procesos! Facilitar a tus trabajadores la cooperación es algo esencial, ¿no crees? Si contratas este servicio tendrás a un asesor que se encargará de diseñar y de guiarte junto con tu equipo para conseguir una mayor productividad: almacenamiento y compartición de archivos, creación y organización de calendarios y agendas…

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 250€/usuario (hasta 2 usuarios)
• 3 < 9 empleados: 250€/usuario (hasta 9 usuarios)
• 10 < 50 empleados: 250€/usuario (hasta 48 usuarios)

Gestión de procesos

Seguro que hay algunos procesos que llevas a cabo en tu empresa de forma manual y que tardarían la mitad de tiempo si los digitalizaras. ¡Para esto está la gestión de procesos!

Además, lo mejor de la gestión digitalizada de procesos es que abarca un amplio rango de áreas de tu empresa: contabilidad y facturas, proyectos, stock, compras, logística, recursos humanos…

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 500€ (hasta 1 usuario)
• 3 < 9 empleados: 2.000€ (hasta 3 usuarios)
• 10 < 50 empleados: 6.000€ (hasta 10 usuarios)

El ejemplo más claro es el de la gestión de stock. No es nada raro ver que algunas pymes que controlan el stock que poseen a través de una hoja de cálculo. Nadie puede negar que es mejor que nada y que en muchas ocasiones nos salva el cuello, pero debemos saber que es algo que si se deja de actualizar o que si se comete un error, va a generar un efecto dominó.

Un control de stock digitalizado te permitirá saber el inventario real que posees, pero no se queda ahí. Te ayudará a realizar una previsión para futuras compras de abastecimiento así como a controlar qué pedidos se han enviado, cuáles están por salir…

Factura electrónica

Imagina tener todo el flujo de facturas de tus clientes a golpe de clic. No importa cuántos clientes tengas ni cuántas facturas emitas. Digitalizar facturas implicará que todas contengan los datos correctamente estructurados, sin erratas ni problemas que corregir luego.

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 500€ (hasta 1 usuario)
• 3 < 9 empleados: 1.000€ (hasta 3 usuarios)
• 10 < 50 empleados: 1.000€ (hasta 3 usuarios)

Además, dejar de lado el correo postal supondrá un pequeño ahorro para la empresa, así como la tranquilidad y la certeza de que los clientes han recibido su factura en el momento.

Y si por si acaso lo que te preocupa es que las facturas se borren, tendrás un histórico de facturas de al menos 1GB de almacenamiento.

Comunicaciones seguras

¿Cuentas con una conexión segura entre los dispositivos de tus empleados y tu empresa? Si tus trabajadores cuentan con portátiles de empresa u otros dispositivos móviles, es importante que cuides la seguridad de tus comunicaciones. 

Para que esto sea posible dispondrás de todo tipo de funciones.

• Logs de conexión que te permitan saber quiénes se han conectado a tu red.
• SSL o protocolo de capa de sockets seguros.
• Cifrado de extremo a extremo para prevenir ataques.
• Configuración inicial y actualizaciones de seguridad. Un correcto mantenimiento de seguridad evitará cualquier malware y demás amenazas que pueda sufrir tu web.
• Control de acceso. Tendrás el control sobre quiénes se conectan a tu red y quién no. 

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 125€/usuario (hasta 2 usuario)
• 3 < 9 empleados: 125€/usuario (hasta 9 usuario)
• 10 < 50 empleados: 125€/usuario (hasta 48 usuario)

Ciberseguridad

La seguridad en los dispositivos de tus empleados así como en los tuyos propios es vital. Toda empresa se encuentra expuesta a diferentes tipos de malware que pueden poner en compromiso todo tipo de datos. ¡Así que mucho cuidado con esto! 

Importe máximo de ayuda

• 0 < 3 empleados: 125€/dispositivo (hasta 2 dispositivos)
• 3 < 9 empleados: 125€/ dispositivo (hasta 9 dispositivos)
• 10 < 50 empleados: 125€/ dispositivo (hasta 48 dispositivos)

Hay todo tipo de amenazas en la red, por eso es importante detectarlas a tiempo. Tus agentes digitalizadores se encargarán de la configuración y las actualizaciones de seguridad, así como de controlar y monitorizar cualquier actividad que se perciba como peligrosa. Por ejemplo, correos de phishing o spam. 

[TODOS ESTOS SERVICIOS CUENTAN CON 12 MESES DE PRESTACIÓN]

Requisitos para conseguir el Kit Digital

Todo suena genial, ¿a que sí? Pero seguro que tienes el runrún de qué requisitos tiene el Kit Digital. ¡Tranquilo/a! Te indico las condiciones del Kit Digital para que puedas solicitar tu bono con toda tranquilidad. 

• Debes tener la consideración de autónomo, pequeña empresa o microempresa.
• Estar en activo, demostrando tener la antigüedad mínima que se establezca.
• No superar el límite de ayudas de minimis: 200.000€ en 3 años.
• No estar incurso/a en las prohibiciones previstas en la Ley General de Subvenciones.
  • Consideración de empresa en crisis.
  • No estar al día de las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
  • Sujeto/a a una orden de recuperación pendiente.

¡Pero ojo! Porque también hay otro requisito importante. Debes tener la evaluación de Nivel de Madurez Digital.   

¿Qué obligaciones conlleva conseguir el Kit Digital?

Como diría el tío Ben a Peter Parker, todo poder conlleva una gran responsabilidad. Hay ocho puntos que debes cumplir a la hora de obtener el bono de digitalización.

1. Debes cumplir con las obligaciones recogidas en la Ley General de Subvenciones.
2. Es muy importante comunicar al órgano gestor o a la entidad colaboradora la obtención de otras ayudas para la ejecución de las actividades financiadas.
3. El órgano concedente debe estar al tanto de todas las ayudas minimis recibidas.
4. Declarar fiscalmente la ayuda como ingreso percibido.
5. A nivel fiscal tienes que mantener un sistema de contabilidad separada.
6. Implementar medidas para evitar el fraude en el cumplimiento de lo exigido..
7. Someterse a los controles que el órgano concedente considere necesarios, así como la entidad colaboradora y otros órganos de control.
8. Figurar como beneficiario/a en la Base de Datos Nacional de Subvenciones y en el Registro de Beneficiarios de Fondos Europeos.

¿Para qué no puedo utilizar el Kit Digital?

¡Mucho cuidado con querer utilizar el bono de digitalización para otros ámbitos! Ya te he informado sobre cuáles son las soluciones de digitalización que entran dentro del programa de ayudas. ¡No digas que no te avisé!

Pero por si acaso aún te quedan dudas, te dejo una lista sobre las tipologías de gasto no subvencionables.

• El Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Terrenos.
• Intereses de deudas.
• Impuestos sobre rentas de personas físicas o sociedades, tributos y tasas.
• Hardware.
• Intereses de mora, recargos y sanciones administrativas y/o penales.
• Gastos financieros.
• Gastos de infraestructura y obra civil.
• Servicios de telecomunicación y conectividad a internet.
• Gastos relativos a la compensación por labores prestadas por terceros para la obtención de las presentes ayudas. Es decir, servicios de asesoría o gestoría.

¿Qué son los agentes digitalizadores?

Los agentes digitalizadores son aquellas empresas encargadas de ayudar a las pymes y autónomos que reciban el Kit Digital. Dichos agentes serán los responsables de ejecutar las soluciones digitales seleccionadas por los benefactores.

Basándose en el objetivo de la pyme en cuestión, la acompañarán durante el proceso de digitalización, asesorándoles y ayudándoles para conseguir el mejor resultado posible. 

Cómo solicitar YA el Kit Digital

Bueno, para solicitarlo YA, lo que es YA, solo es posible si perteneces al Segmento I (Pequeñas empresas de entre 10 y 49 empleados). En cambio, las pequeñas empresas del Segmento II (3 a 9 empleados) y Segmento III (menos de 3 empleados), deberán esperar.

Para ponértelo más sencillo, te facilito las fechas establecidas para los tres segmentos en función del número de trabajadores:

• Segmento I: Pueden solicitarlo desde ya mismo hasta el 15 de septiembre de 2022.
• Segmento II: La fecha de apertura para este grupo de pequeñas empresas comenzará el 2 de septiembre de 2022 y se prolongará 6 meses.
• Segmento III: se preveía que comenzaran las solicitudes a partir del próximo mes de octubre de 2022. Sin embargo, la fase dos se retrasó dos meses y no nos extrañaría nada que se postergase el mismo tiempo y nos den las navidades.

Lo que sí te recomiendo es que vayas seleccionando a la empresa gestora del Kit Digital que se va a encargar de todo el papeleo. ¿Por qué te lo digo? Pues porque así no se te va a escapar la fecha de salida.

Ellos se encargarán de todo y tú lo único que tendrás que hacer es facilitarles la documentación pertinente que te soliciten. ¡Así todo será mucho más rápido y fácil!