¿El registro retributivo obligatorio te suena a chino? ¡No te preocupes! No estás solo en este barco. Aunque esta obligación es relativamente nueva, seguro que más de uno aún no tiene claro qué es ni cómo hacerlo. Pero tranquilo, que para eso estamos aquí en Gestron.
Te voy a explicar cómo presentar el registro retributivo de forma tan fácil que hasta podrías hacerlo con los ojos cerrados. ¡Vamos al lío!
¿Qué es el registro retributivo?
El registro retributivo tiene una historia bastante reciente, arrancando en 2019, cuando se impulsó una normativa para reducir la brecha salarial entre hombres y mujeres en España.
Este registro es un documento que debe reflejar toda la información sobre los salarios de la empresa, de forma bien detallada y, lo más importante, desglosada por género. Su finalidad es garantizar la transparencia y facilitar el acceso a la información sobre las retribuciones.
Se actualiza anualmente, y debe incluir los salarios de tus empleados, personal directivo y altos cargos desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año anterior. Es decir, cuando estés haciendo el registro de 2025, estarás reflejando los datos de 2024.
Y no importa si no ha habido cambios en los salarios, ¡es obligatorio hacerlo cada año! Aunque, si hay modificaciones importantes que afecten a toda la plantilla o a la política retributiva de la empresa, deberás hacer la actualización antes.
Registro retributivo y trabajo de igual valor
Al leer la normativa sobre el registro retributivo, nos encontramos con un concepto clave: el «trabajo de igual valor». Este término abarca aquellos puestos que, aunque no tengan el mismo nombre, realizan las mismas funciones, con los mismos factores y condiciones laborales, y exigen los mismos requisitos profesionales o de formación.
Este concepto es fundamental cuando se trata de hacer el registro retributivo obligatorio, las auditorías retributivas y otros procesos relacionados. Por eso, la normativa lo especifica de forma clara: es clave tenerlo en cuenta para asegurar la igualdad y transparencia en los salarios.
Normativa del registro retributivo obligatorio
El registro retributivo se introdujo en la legislación a través del Real Decreto-Ley 6/2019, del 1 de marzo, de Medidas Urgentes para la Garantía de la Igualdad de Trato y Oportunidades entre Hombres y Mujeres en el Empleo y la Ocupación, el cual modificó el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores.
Posteriormente, el Real Decreto-Ley 902/2020, del 13 de octubre, sobre Igualdad Retributiva entre Mujeres y Hombres, desarrolló y detalló este artículo, subrayando la necesidad de fomentar la igualdad salarial para reducir la brecha de género en España.
En cuanto a las sanciones por el incumplimiento, estas están contempladas en el Real Decreto Legislativo 5/2000, del 4 de agosto, aunque lo veremos más adelante.
Además de estas leyes nacionales, en 2023 la Comisión Europea aprobó la Ley de Transparencia Salarial para reforzar la igualdad salarial entre hombres y mujeres en toda la UE. Esta legislación, que debe aplicarse antes del 7 de junio de 2026, obliga a las empresas a publicar los salarios en las ofertas de empleo y a garantizar la igualdad en la evaluación y clasificación de los puestos de trabajo. Aunque aún no esté en vigor en España, tiene hasta esa fecha para implementar esta normativa.
¿Quién está obligado a hacer el registro retributivo?
Aquí no hay mucho de qué hablar: TODAS las empresas, incluidos los autónomos, tienen la obligación de realizar y presentar el registro retributivo de toda su plantilla, sin importar el tamaño de la misma. Y cuando digo toda, es toda, ¡sin excepciones! Si tu plantilla está formada únicamente por personas de un solo género o si eres el único empleado, igualmente tienes que hacerlo. Así que no vale preguntarse si «cuándo» o «por qué», porque la respuesta es clara: siempre.
Si decides saltarte este paso, prepárate para las sanciones que veremos más adelante. ¡No hay escapatoria! 🙄
¿Cómo hacer el registro retributivo obligatorio?
El registro retributivo es más sencillo de lo que parece, pero vamos a ir paso a paso para que no se te escape nada.
¿Qué debe incluir un registro retributivo?
Todo registro retributivo debe incluir lo siguiente:
- Salario anual (total) y brecha de género de este.
- Salario anual (base) y brecha de género de este.
- Complementos salariales anuales y brecha de género de este.
- Percepciones extrasalariales y brecha de género.
- Horas extraordinarias y complementarias anuales y brecha de género de estas.
¡Recuerda que tienes que hacer una división de género!
Ojito por que algunos gastos no tienen consideración de remuneración, por lo que no tendrás que incluirlos:
- Indemnizaciones o suplidos por gastos consecuencia de la actividad.
- Prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social.
- Pluses de distancia y transporte.
- Indemnizaciones por traslado.
- Indemnizaciones por suspensión o despido.
- Dietas de alojamiento o manutención.
Una vez teniendo claro qué debes incluir, vamos con los pasos.
Otros datos a incluir para las auditorías retributivas
Antes te mencioné la auditoría retributiva, pero no te conté exactamente qué es. Te lo resumo: la auditoría retributiva es un análisis exhaustivo de los salarios de tu empresa, cuyo objetivo es saber si estás cumpliendo con el principio de igualdad.
Si, en tu caso, es obligatorio tener un Plan de Igualdad, necesitarás realizar esta auditoría retributiva como parte de él.
¿Y por qué te estoy contando todo esto? Porque si te ves en la obligación de llevar a cabo la auditoría retributiva, deberás incluir datos adicionales en tu registro retributivo. Específicamente, tendrás que reflejar las medias aritméticas y las medianas de los grupos de trabajo de igual valor, basándote en los resultados de la evaluación de puestos de trabajo. ¡Todo tiene que quedar bien claro!
Pasos para hacer el registro retributivo
El primer paso clave es consultar al representante legal de los trabajadores 10 días antes de realizar el registro o de hacer cualquier modificación. ¡No lo dejes para el último minuto!
Con todos los datos a la mano, deberás detallarlos según la categoría, grupo y puesto de trabajo de cada persona.
Luego, toca hacer los cálculos: tendrás que obtener la media aritmética y la mediana de lo que se percibe en cada una de las categorías. Recuerda que el periodo de referencia es el año natural, siempre que no haya habido grandes cambios que necesiten ser reflejados.
Una vez que tengas toda la información, si detectas alguna irregularidad, tendrás que adjuntar un documento en el que se presenten las medidas que vas a tomar para solucionarlo… y, por supuesto, ponerlas en práctica. 😅
Y ojo, si tu empresa tiene más de 50 trabajadores y existe una diferencia salarial del 5% o más entre hombres y mujeres, tendrás que justificar que esa diferencia no está relacionada con el género. Sí, antes el límite era del 25%, pero con la Ley de Transparencia de la Comisión Europea, la cifra se ha reducido considerablemente. ¡Así que no dejes que la brecha se amplíe más!
No te preocupes si estás un poco liado, porque el Ministerio de Igualdad quiere facilitarte las cosas y para ello han creado una herramienta con la que podrás realizar el registro retributivo en Excel.
¿Cómo hacer el registro retributivo en Excel?
Como te comentaba, el Ministerio de Igualdad ha publicado en su página web una guía y unas plantillas en Excel para que puedas hacer el registro retributivo de manera fácil y rápida.
Esta plantilla de Excel está organizada en varias pestañas que detallan todo lo que necesitas para completar el registro. Está lista para ser rellenada con los datos que tengas a mano, y lo mejor es que la guía te explica, paso a paso, cómo utilizarla, ¡así que no hay forma de que te pierdas!
Mi recomendación es que introduzcas todos los datos disponibles, como los importes efectivos y los equiparados, aunque la guía solo considera obligatorios los efectivos. A continuación, te dejo un ejemplo de registro retributivo en Excel que encontrarás dentro de esta herramienta.
Sanciones por no cumplir con el registro retributivo obligatorio
El registro retributivo es obligatorio y si no cumples con esta obligación, te enfrentarás a las sanciones que se recogen en el Real Decreto Legislativo 5/2000, del 4 de agosto, que aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
No tener el registro retributivo al día se considera una infracción grave, y las sanciones pueden ir de 625 a 6.250€. Pero si existe desigualdad salarial, las sanciones aumentan significativamente, alcanzando hasta 187.515€, ya que en ese caso se considera una infracción del artículo 8.12 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Además, te quedas sin poder licitar en concursos públicos y perderás reconocimientos y sellos de calidad.
Por otro lado, si el registro está erróneo, incompleto o no le facilitas la información al representante legal de los trabajadores, también estarás expuesto a sanciones.
Y si algún empleado que haya sufrido discriminación salarial lo solicita, tendrás que proporcionarle las diferencias salariales correspondientes, junto con los daños y perjuicios.
👀 ¡Ojo! Las inspecciones rutinarias ya están comenzando a pedir el registro retributivo y van a hacer seguimientos semestrales para asegurarse de que se está cumpliendo la norma. Si fuera tú, no me la jugaría. ¡Más vale prevenir que curar!
En resumen: no importa el tamaño de tu empresa, el registro retributivo es obligatorio sí o sí. Hacerlo en Excel es pan comido, pero si quieres ahorrar tiempo y evitarte dolores de cabeza, los asesores de Ayuda T Pymes pueden echarte una mano. Así te podrás centrar en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
