Si ya es complicada una factura normal y con las rectificativas nadie se aclara, las facturas de canje ya son para volverse locos 🤯
Los que tienen la obligación de emitir una factura de canje no saben cómo hacerlo y los que podrían solicitarla la mayoría no saben si pueden hacerlo, cuándo y de qué forma.
Bueno, bueno…¡Tranquilidad! Voy a explicarte todo lo más claro posible 😉
Qué es una factura de canje
Una factura de canje es una factura completa que se emite para sustituir una factura simplificada, cuando este necesita deducirse el IVA soportado en sus declaraciones fiscales.
Este tipo de factura no modifica ni corrige la operación original, realmente para eso existen las facturas rectificativas, sino que sustituye la misma operación con todos los datos fiscales obligatorios que exige la normativa: identificación del cliente, desglose del IVA, descripción detallada de la operación, etc.
La factura de canje se utiliza habitualmente cuando una compra se realiza mediante un ticket, pero posteriormente el cliente necesita acreditar formalmente el IVA soportado para deducirlo en su declaración trimestral.
Solo puede emitirse si se conserva el ticket original y se solicita dentro del plazo legal de cuatro años, podríamos decir que es la versión fiscalmente válida de un ticket, que está pensada para que el cliente pueda deducirse el IVA.
Este tipo de factura es muy similar a la factura ordinaria, en el sentido en que se detallan las operaciones de compra de mercancías o servicios y el importe, la cantidad que corresponde al IVA y los datos del cliente. Pero la factura de canje tiene algunas diferencias con la factura ordinaria.
Facturas de canje: normativa
La factura de canje está regulada por el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento de facturación, en particular los artículos 6 y 7.
Además, se apoya en el artículo 97 de la Ley 37/1992 del IVA, que regula los requisitos para la deducción del impuesto, y en diversas consultas vinculantes de la Dirección General de Tributos que establecen criterios sobre la validez del canje.
Cuándo hay que emitir una factura de canje
Puede emitirse dentro del plazo de cuatro años desde la expedición de la factura simplificada, ya que es el plazo que la Ley del IVA establece para la deducción del impuesto soportado.
Debe emitirse en el momento en que el cliente lo solicite y cumpla con los requisitos exigidos.
Las facturas de canje se emiten en varias situaciones:
- El cliente lo solicita para deducirse el IVA soportado, siempre que tenga uno o varios tickets o facturas simplificadas.
- Se presenta la factura simplificada original o una copia válida de la misma.
- El cliente facilita sus datos fiscales completos (nombre o razón social, NIF, domicilio).
- No han transcurrido más de cuatro años desde la expedición del ticket original.
En estos casos, el proveedor está obligado a emitir la factura de canje, normalmente se suele dar en casos de empresas que emiten tickets como podría ser un restaurante y un cliente necesita una factura.
Por otro lado, también hay casos en los que no está permitido realizar este tipo de facturas. Esas situaciones son:
- Si se pretende modificar la base imponible, el tipo impositivo o el importe original (debe emitirse una rectificativa en ese caso).
- Si no se conserva el ticket original o una copia certificada del mismo.
- Si se pretende sustituir varias facturas simplificadas en un solo documento (cada factura de canje debe corresponder a un único ticket).
- Cuando el cliente no proporciona sus datos fiscales completos.
Qué características tiene una factura de canje
En el reglamento de facturación se pueden comprobar todos los datos y requisitos necesarios para emitir una factura de canje.
Como ya te he comentado, este tipo de factura se parecen bastante a las ordinarias.Las facturas de canje deben incluir los siguientes datos:
- Número de factura y serie a la que pertenece.
- La fecha de expedición.
- La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se incluyen en la factura.
- Datos del emisor. Número de Identificación Fiscal, nombre y apellidos o razón social completa y dirección.
- Datos del cliente. Los mismos que en el caso de los datos del emisor.
- Detalles de la operación. Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
- Tipo impositivo aplicado y cuota resultante.
- Importe total.
Tienen dos particularidades significativas, la necesidad de incluir una numeración propia y que tienen dos fechas en lugar de una. Te lo explico todo 😉
Asigna a tu factura de canje una numeración propia
Es necesario que las facturas de canje tengan una numeración diferenciada del resto para poder distinguirlas.
Esto es muy importante a nivel contable, ya que tienen diferentes implicaciones debido, sobre todo, a las fechas que tienen incluidas.
Añade las dos fechas que corresponden
Las facturas de canje deben llevar entre sus datos dos fechas. Sí, sí. Has leído bien.
Este tipo de facturas hacen referencia a un documento emitido anteriormente. Por eso, para aclarar toda esta información, tienen dos fechas diferentes.
En primer lugar está la fecha de la factura de canje, que coincide con el día en que se emite.
Por otro lado, está la fecha de la factura simplificada o ticket original, donde se indica la fecha en que se llevó a cabo la operación. Además, también hay una referencia para identificarla.
Requisitos para emitir una factura de canje
Para poder emitir una factura de canje es necesario cumplir con los siguientes requisitos:
- Que la factura de canje haya sido solicitada para una factura simplificada con un plazo máximo de 4 años desde la emisión de la misma.
- Que haya sido solicitada por:
- La sociedad o autónomo que recibió la factura simplificada o ticket de un bien o servicio prestado por la empresa.
- Empresas autorizadas que se dedican a prestar el servicio de recuperación de IVA para los profesionales y empresas.
- Es obligatorio presentar la factura simplificada original o, en su caso, la copia digital certificada de la misma con una aplicación que esté homologada por la Agencia Tributaria.
- Si la solicitud la realiza una empresa externa, también habrá que presentar la autorización del cliente que recibió la factura simplificada y una declaración de procedencia de los tickets en la que se responsabilicen del destinatario final de la factura.
Efectos para el receptor de la factura de canje
Para el emisor de la factura no existe ningún efecto a la hora de emitir la factura de canje pero sí existen diferentes consecuencias para el receptor de la factura.
Efecto contable
Existen dos formas distintas de contabilizar las facturas de canje y las dos son perfectamente posibles.
Independientemente de la opción que elijas, los importes finales de IVA soportado y la mejora en los resultados del ejercicio serán los mismos.
Anulación de asiento
Esta opción conlleva más movimientos contables pero puede dar una imagen más clara de todo el procedimiento.
Consiste en anular el asiento inicial y rehacerlo con fecha actual.
De hacerlo así habría que realizar un contraasiento contable por el asiento realizado al contabilizar en su día la factura simplificada, seguido de un asiento por la factura de canje.
Regularización en el ejercicio presente sin anular el asiento original
La segunda opción es más sencilla, con un solo asiento.
Tendrías que hacer una regularización en el ejercicio actual, con ajustes positivos de IVA.
Efecto fiscal
Los efectos fiscales de la factura de canje están relacionados con los efectos contables.
Al incluir en la contabilidad el importe del IVA que puede deducirse en el periodo actual, el receptor de la factura tendrá un ahorro fiscal.
Este IVA habrá que declararlo en el modelo 347 con la fecha actual.
Las facturas de canje son muy útiles cuando una empresa tiene varios tickets pero no tiene una factura con la que pueda incluir el IVA en la declaración trimestral. Y para los emisores, sólo hay que tener en cuenta los requisitos y características de este tipo de factura.
De todas formas, lo más recomendable es contar con personal cualificado que pueda asesorarte en todos estos detalles, que pueden suponer un importante ahorro fiscal en muchos casos.
