La contabilidad es una de esas tareas que suele asustar por su complejidad. Más aún cuando surgen transacciones a las que no estamos acostumbrados, como es el caso de los suplidos.
Saber cómo contabilizar un suplido no tiene gran complejidad, pero voy a explicarte todo el proceso con detalle 🤓
Qué es un suplido
Un suplido es un gasto que corresponde a un cliente pero se adelanta por parte del proveedor.
Es una forma de registrar una actividad que se hace por cuenta de otra empresa, haciendo el papel de intermediario.
Este tipo de gastos se facturan sin aplicar el IVA.
Algunos ejemplos de los suplidos más habituales son los seguros, los portes o facturas como la del Registro Mercantil.
Requisitos de un suplido
Para poder considerarse un suplido, un gasto tiene que tener los siguientes requisitos:
- Que vaya a nombre y por cuenta del cliente. Será necesario acreditarlo mediante una factura en la que se pueda apreciar que el destinatario del servicio es el cliente.
- Mandato expreso. El cliente es el que ha solicitado el pago del gasto por parte del proveedor.
- Cuantía probada. El importe de los gastos suplidos debe poder ser probado por cualquier medio legal.
Diferencia entre gastos suplidos y gastos reembolsables
Existen dos tipos de gastos que suelen ser confundidos habitualmente. Éstos son los gastos suplidos y los gastos reembolsables.
Los dos tipos de gastos recaen en el cliente y éste es el principal aspecto que tienen en común.
La diferencia más notable entre los dos es que los gastos reembolsables van a nombre del proveedor y los gastos suplidos a nombre del cliente.
Este elemento diferenciador tiene unas consecuencias en relación con su facturación. En el caso del gasto reembolsable, se factura del mismo modo que el resto de conceptos, incluyendo el IVA. En cambio, el gasto suplido se incluye al final de la factura, sumándose al importe total y sin incluir el IVA.
Un suplido podría ser un gasto de notaría asumido por la gestoría y que luego se lo factura al cliente.
Un gasto reembolsable serían gastos de la actividad de un autónomo, como el teléfono, que asume su cliente.
Cómo hacer una factura con suplidos
Las facturas con suplidos se hacen teniendo en cuenta lo siguiente:
- Se facturan sin aplicarle el IVA ni retenciones.
- Se suman al total, con IVA incluido.
- No puede modificar la base imponible.
- Una copia de la factura que acredite que el gasto está a nombre del cliente debe acompañar a la factura con suplido. Esto es importante por si hubiera una inspección fiscal.
Cómo contabilizar un suplido
Para contabilizar un suplido hay que tener en cuenta las cuentas contables que se usan y los asientos que se hacen, que están relacionados con ellos.
Cuentas contables relacionadas con los suplidos
La cuenta donde se contabilizan los suplidos están incluidos en el subgrupo 55 del Plan General Contable.
Entonces, las cuentas que se usan en relación con los suplidos son:
- 553 Suplidos. Esta es la cuenta donde se registran los gastos que la empresa adelanta en nombre de los clientes.
- 430 Clientes. En esta cuenta se incluyen las cantidades que la empresa tiene derecho a cobrar de sus clientes por ventas o prestación de servicios.
- 477 Hacienda Pública IVA repercutido. Se registra el IVA repercutido por la empresa en sus transacciones comerciales.
- 472 Hacienda Pública IVA soportado. Se registra el IVA que la empresa paga por productos o servicios.
- 572 Bancos. Es la cuenta de tesorería de bancos, donde se registra el dinero que hay disponible en las cuentas bancarias de la empresa.
Asientos contables de un gasto suplido
Los asientos contables de de un suplido dependen de si la factura es emitida o recibida.
Voy a enseñarte los dos casos 😉
Suplidos en una factura emitida
Si tu empresa es la que paga un suplido para después cobrarlo al cliente, deberás contabilizar ambas transacciones.
En primer lugar, se contabiliza al pago del suplido:
(553) Suplidos
a
Bancos (572)
Cuando se emite la factura:
(430) Clientes
a
Venta de mercaderías (700)
H.P. IVA Repercutido (477)
Suplidos (553)
Cuando se cobra la factura emitida:
(572) Bancos
a
Clientes (430)
Suplidos en una factura recibida
Si eres la empresa que recibe la factura, los movimientos son algo distintos.
La factura de compra incluirá el importe del suplido:
(600) Compra de mercaderías
(472) Hacienda Pública. IVA soportado
(553) Suplidos
a
Proveedores (400)
Por el pago al proveedor, se contabiliza el siguiente asiento:
(400) Proveedores
a
Bancos (572)
Por la factura de suplidos:
(600) Compra de mercaderías
(472) Hacienda Pública. IVA Soportado
a
Suplidos (553)
Ejemplo de contabilización de suplidos
Se va a registrar por una empresa la factura de su asesoría, que incluye unos suplidos de 50€ en concepto de gastos del Registro Mercantil. Los honorarios de dicha asesoría son 500€.
El asiento contable a realizar por el registro de la factura sería el siguiente:
500 (626) Servicios de asesoría
105 (472) IVA Soportado
50 (410) Registro Mercantil (Suplido)
a
Asesoría (410) 655
Cuando se reciba la factura del registro mercantil, se contabilizará lo siguiente:
41,32 (623) Gastos del registro mercantil
8,68 (472) IVA Soportado
a
Registro Mercantil (410) 50
Como puedes ver, la contabilización de un suplido no es tarea muy compleja. Contar con un software como el que te facilita Aon Solutions hace la tarea mucho más sencilla. Y si tienes dudas, siempre debes contar con asesoramiento especializado para conseguir que la contabilidad y todas tus gestiones se hagan correctamente.
