Qué es y cómo se hace una Factura de Suplidos

15 noviembre 2021 > Contabilidad

Qué es y cómo se hace una Factura de Suplidos

«Todo en la vida es pasajero… menos el chófer» 🚗

Los suplidos también son pasajeros porque son un pago que adelantas, que realmente no te corresponde y que después recuperas. Ya te digo, unos auténticos «gastos pasajeros». Incluso los amantes son pasajeros, y si no que le pregunten a Pedro Almodóvar.

Pero hoy no te voy a contar ninguna película, sino que vamos a ver cómo es una factura de suplidos, cómo se contabilizan y ejemplos para hacer facturas de suplidos como si no hubiera un mañana. ¿No te lo querrás perder, verdad? Te lo van a preguntar y tú lo sabes.

«Pasajeros al tren» que vamos a viajar hacia el mundo de los suplidos 🚂

Qué son los gastos suplidos

👩‍🏫 Un suplido es una gasto cuyo pago corresponde al cliente, que tú adelantas en su nombre y que el cliente te reembolsará después. Por ejemplo, el pago de tasas, portes o seguros.

Este gasto suplido debe incluirse en la factura que emites al cliente para su reembolso y justificarse documentalmente.

Para considerar un gasto como suplido debe cumplir tres requisitos:

  • Que el justificante del gasto suplido lleve el nombre del cliente final, y no el de la empresa que lo tramita.
  • Que se tenga un comprobante de su pago.
  • Que se haya pagado porque el cliente lo ha solicitado de forma expresa, verbal o escrita.

La AEAT está persiguiendo los gastos suplidos desde hace ya algunos años y prueba de ello son las actas de inspección que se están levantando al respecto.

El motivo es que muchos profesionales usan la palabra “suplidos” para incluir dentro de este concepto verdaderos cobros anticipados a sus clientes. Y claro, no cuela 👨‍🏫

Modelo de factura con gastos suplidos

Es fundamental aclarar que un suplido no representa un servicio que el profesional ofrece a su cliente, por lo que no es ni un gasto ni un ingreso para el autónomo.

Se facturan siempre de forma separada en la factura, o sea, en una línea diferente al importe de los servicios profesionales que se hayan prestado al cliente.

Es decir, no se debe sumar el gasto suplido a la base imponible de los servicios prestados, porque sería como «mezclar churras con merinas», ya que:

  • Los servicios profesionales prestados sí están sujetos a IVA e IRPF
  • El gasto suplido no está sujeto a IVA e IRPF

Así, el gasto suplido en una factura aparecerá separado con el concepto de “suplido” o “cantidad abonada por cuenta del cliente”.

Por lo demás, no existe un modelo determinado de factura con suplidos. Cualquier factura ordinaria que contenga la información habitual, es susceptible de incluir «gastos de suplido» como concepto independiente de los servicios profesionales prestados.

El cuerpo de la factura quedaría así:

  • Prestación de servicio ………. 1.000 euros
  • IVA (21%) ………………………… 210 euros
  • Gasto Suplido (Registro)……. 200 euros

TOTAL FACTURA …………………… 1.410 euros

Cómo contabilizar facturas con suplidos

Los gastos suplidos que incluye un profesional en sus facturas no son deducibles para él, sin embargo, sí lo será para el cliente final que es quien realmente paga.

La factura de suplido que tiene un profesional debe ir a nombre del cliente final porque es quien soporta la carga tributaria, y, por tanto, sí podría deducirlo como gasto.

El autónomo contabilizará el gasto suplido como una entrada y salida de dinero de caja por el pago realizado, mientras que el cliente final lo contabilizará como un gasto corriente sin impuestos, deduciendo el importe total en su cuenta de pérdidas y ganancias del negocio 👈

¿Se puede hacer una factura solo con suplidos?

Se puede, aunque lo habitual es incorporar este gasto suplido a la factura que emitamos por los servicios prestados. Recuerda que a este gasto no se le aplicará IVA porque ya ha sido pagado ni retención de IRPF.

Se debe adjuntar el original de la factura del suplido para justificar dicha operación conservando una copia para el libro-registro de suplidos.

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Ejemplo de facturas con suplidos

Vamos a ver un par de ejemplos de cómo hacer una factura con gastos suplidos.

Ejemplo 1

Supongamos que encargamos a un abogado la redacción e inscripción en el registro mercantil de una escritura de apoderamiento para el nuevo gerente de la empresa. El trámite de este servicio conlleva el cobro de unas tasas de 50 euros en el registro que adelantará el abogado y nos repercutirá después.

Hacemos la factura del abogado:

Base imponible: 1.000 €

IVA (21%)/B.I.:   210 €

IRPF (15%)/B.I.:   -150 €

Suplidos: 50 €

Total:                 1.110 €

Ejemplo 2

Pensemos en una empresa que se dedica a exportar camisetas a Latam. Necesitará contratar los servicios de un consignatario que se encargará de los trámites de gestión aduanera y que generan unas tasas de 100 euros. En este caso, el agente anticipará el pago de esas tasas, y posteriormente repercutirá ese gasto suplido a la empresa exportadora.

Hacemos la factura del consignatario:

Base imponible: 1.500 €

IVA (21%)/B.I.:      315 €

IRPF (15%)/B.I.:   -225 €

Suplidos:                 100 €

Total:                     1.690 €

Dudas frecuentes sobre los gastos suplidos

Gastos suplidos, gastos reembolsables y provisión de fondos, ¿qué diferencia hay? Lo vemos.

¿Los gastos suplidos y las provisiones de fondos son lo mismo?

Cuando el cliente nos adelante el dinero antes de la prestación del servicio para cubrir esos futuros gastos suplidos, se denomina «provisión de fondos» y tiene el mismo funcionamiento contable que los gastos suplidos 📣

Los profesionales obligados a elaborar los libros-registro contables, deben incluir también un libro de provisiones de fondos y suplidos que debe contener como datos obligatorios: la fecha de la operación, descripción de la operación (provisión o suplido), el pagador de la provisión y el importe.

Qué hacer cuando la factura de suplidos va a nombre de un profesional

Cuando la factura se emite a nombre del autónomo en lugar del cliente final, se denomina gasto reembolsable y, a diferencia del gasto suplido, sí se considera ingreso para el IRPF e IS y debe incluirse en la factura sin tener en cuenta el IVA de ese gasto reembolsable.

Ejemplo de factura con gastos reembolsables

Supongamos que encargamos a un agente inmobiliario el alquiler de un inmueble, nos cobra 1.000 euros más impuestos, y se genera un gasto al solicitar el Certificado de eficiencia energética que es necesario para poder alquilar, de 100 euros con su IVA al 21%

Hacemos la factura del Agente inmobiliario:

Servicio prestado:       1.000 €

Gasto reembolsable:     100 €

Base imponible:            1.100 €

IVA (21%)/B.I.:               231 €

IRPF (15%)/B.I.:             -165 €

Total:                               1.166 €

Habrás observado que para calcular la base imponible de la factura solo se ha incluido el nominal del gasto reembolsable, sin el IVA. A esa base resultante sí se le aplicará después el IVA y la retención de IRPF si procede.

Bueno, pues esto es todo lo que quería contarte de la factura de suplidos. Recuerda que siempre te quedarán los superespecialistas contables de AYUDA T PYMES para que te ayuden en lo que necesites 💃🏻

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