Cuando una empresa recibe una subvención, ¡qué alegría, qué alboroto, otro perrito piloto!🎉 Después vienen los pequeños problemas, como que estas ayudas hay que contabilizarlas.
Ojo, eso no nos va a aguar la fiesta, ¿verdad? Que el dinero va a seguir ahí, a fin de cuentas. Lo malo, y siento ser yo quien te lo diga, es que eso de registrar una subvención en la contabilidad tiene castaña. Palabra de superhéroe 🦸
Pero a grandes problemas, grandes soluciones, mira. Así que coge papel y lápiz, que te cuento cómo llevar este dinero a la contabilidad.
¿Qué tipos de subvenciones se distinguen en la contabilidad?
Lo primero que tienes que saber es que en contabilidad diferenciamos entre dos tipos de subvenciones: reintegrables y no reintegrables, en función de si hay que devolverlas a la Administración o no, respectivamente.
Obviamente las más «jugosas» son las subvenciones no reintegrables, que son aquellas que son de la empresa definitivamente, en plan Santa Rita Rita… Son subvenciones sobre las que hay un acuerdo individualizado, porque han cumplido unos ciertos requisitos.
¿Qué tipos de subvenciones no reintegrables hay?
También es muy importante que sepas qué tipos de subvenciones no reintegrables nos podemos encontrar.
Subvenciones corrientes o a la explotación
Son aquellas concedidas para que la empresa, fundación, etc. financie ciertos gastos de su actividad, pero sin una asignación determinada.
Se contabilizan en la cuenta llamada «Subvenciones, donaciones y legados a la explotación» (740), y se pagan por el importe otorgado, cargándolas a cuentas en los subgrupos 44, 47 o 57.
Estas cuentas son registradas en el haber, si bien tienen su correspondiente derecho a cobro en las cuentas 44 o 47, o se recibirá el dinero en una cuenta de tesorería a través de la cuenta 57.
Subvenciones de capital
Estas subvenciones se contabilizan en una cuenta que forma parte del patrimonio neto, y se va pasando su importe al resultado de ejercicio en la proporción en la que van amortizándose los activos que se financian con ella.
La subvención de capital se contabiliza dentro del haber de la cuenta «Subvenciones oficiales de capital» (130). En contrapartida, la reflejaremos:
- En la cuenta «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas» (4708) si aún no se ha cobrado la subvención.
- Dentro de la cuenta correspondiente si se está cobrando al mismo tiempo.
- En la cuenta «Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados» (172), en caso de que sea una subvención otorgada para pagar una deuda.
Al cierre del ejercicio, se llevará a resultados en igual proporción que se amortice aquel bien financiado cargando la cuenta (130) y pagando la cantidad que corresponda desde «Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio».
¿Cómo se registran y contabilizan las subvenciones?
Tal como establece el Plan General de Contabilidad, a la hora de contabilizar las subvenciones hay que tener presente el momento en que se encuentra dicha subvención, además de si es reintegrable o no.
Entonces, las subvenciones reintegrables se tienen que contabilizar en el pasivo de la empresa, hasta que sean subvenciones no reintegrables, lo que sucederá cuando se den los siguientes requisitos:
- Que exista un acuerdo individual de concesión de la subvención a favor de la empresa que la recibe.
- Que se cumplan las condiciones necesarias para conceder la subvención.
- No puede haber dudas razonables acerca de la recepción de la subvención.
Una vez que la subvención reintegrable pasa a ser no reintegrable, se tiene que imputar al patrimonio neto de la empresa. Y entonces, en función del momento en que esté la subvención, se registrará de forma distinta en contabilidad (según si está en el momento en que ha sido concedida, si se está cobrando o si se utiliza como gasto).
¿Cómo se contabilizan las subvenciones reintegrables?
Dependiendo del momento en que se encuentren, se contabilizarán de la siguiente forma:
- Si están en el momento de su concesión. Aparecerán en el debe de la empresa, dentro de la cuenta «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas» (4798). También en el haber de la empresa, en la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados» (13).
- Cuando se cobran. Tienen que aparecer en el debe de la cuenta «Bancos» (572) y dentro del haber de la cuenta «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas» (4708).
- Cuando se utilizan los gastos de la subvención. Se tienen que anotar en el debe de la cuenta «Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados», y en el haber de la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados» (72).
En caso de que se tenga que devolver la subvención, se realizarán las anotaciones siguientes:
- Cuando la subvención sea exigible, aparecerá en el haber de la cuenta «Reintegro de subvenciones» (658), y en el haber de la cuenta «Hacienda Pública, acreedora por subvenciones recibidas» (4757).
- Después de reintegrar la subvención, se anotará en el debe en la cuenta «Hacienda Pública, acreedora por subvenciones recibidas» (4757) y en el haber dentro de la cuenta «Bancos» (572).
¿Cómo se contabilizan las subvenciones no reintegrables?
Vamos a repasar cómo se contabilizan las subvenciones no reintegrables:
- En el momento en que se ingresa la subvención, se anota en el haber de la cuenta «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas» (4708) y en el debe en la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados».
- Una vez que pasa a ingreso, y según el gasto realizado, la subvención se anotará en el haber en la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados» (13) y en el debe en la cuenta «Subvenciones, donaciones y legados» (72).
Ejemplos de cómo contabilizar subvenciones
Para verlo un poco más claro, aquí van un par de ejemplos:
Primer ejemplo
Una empresa recibe una subvención para comprar material nuevo para su actividad.
En el momento en que se concede la subvención, se anotará así:
| (4708) | Hacienda Pública, deudora por subvenciones | a | (172) | Deudas a largo plazo, transformables en subvenciones |
Cuando se cobra la ayuda, se anota del siguiente modo:
| (572) | Bancos | a | (4708) | Hacienda Pública, deudora por subvenciones |
Una vez que la administración comprueba que la empresa cumple los requisitos, la subvención pasa a ser no reintegrable, y se anota así:
| (172) | Deudas a largo plazo, transformables en subvenciones | a | (130) | Subvenciones oficiales de capital |
Finalmente, se imputará el ingreso de forma proporcional a la amortización según el deterioro del material comprado:
| (130) | Subvenciones oficiales de capital | a | (746) | Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidas al resultado del ejercicio |
Segundo ejemplo
Una empresa pide una subvención a fondo perdido, por lo que no tiene que devolverla. Tampoco tiene que destinarla a ningún fin determinado.
En el momento en que se concede, se registra así:
| (4708) | Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas | a | (740) | Subvenciones, donaciones y legados a la explotación |
Cuando se cobra, se contabiliza de la siguiente manera:
| (572) | Bancos | a | (4708) | Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas |
«GesTron, hace tiempo que solté el papel y el lápiz, ¡yo con estos temas me lío».
Mira que yo he intentado explicarlo lo más claro posible. Pero bueno, ya sabes que en AYUDA T PYMES nos tienes también para estos follones relacionados con la contabilidad del negocio. Así que respira, criatura 🧘
Nada más tienes que darle al botoncito de abajo, y pronto estaremos hablando de eso de llevarte la contabilidad. Un alivio para ti y para nosotros, que somos unos buenazos y queremos verte bien 😊
«Y cobrar, GesTron, que te pones muy bien puesto…»
Cuando tú veas el marrón que te quitas de encima, ya me dirás si es dinero lo que te llevamos…
Gracias es de mucha tus ejemplos, y una duda ojalá me puedas dejar, si recibo subvención en forma de préstamo y otra parte subvención no retornable y los dos son para para construir una bodega de vinos como sería la contabilización? Y al contabilizar mis facturas de mis proveedores no irán al gasto de forma normal van 74???, Me podrías ayudar por favor,muchas gracias
Hola Isabel. Para datos tan precisos te recomiendo consultar con nuestros asesores, ya que sin los datos en vivo corro el riesgo de no darte la respuesta adecuada.