La contabilidad puede ser algo complicada, sobre todo ciertas operaciones y transacciones que se salen de lo habitual y más conocido por todos.
Contabilizar provisiones de fondos tiene cierta complejidad, aunque no hay nada que Gestron no te pueda explicar 😉
Qué es una provisión de fondos
Una provisión de fondos es un pago que se hace por parte de una empresa a un profesional u otra empresa en concepto de adelanto para cubrir gastos o una posible pérdida.
Por tanto, la provisión de fondos es una cantidad de dinero que se reclama a la empresa a cuenta de la liquidación final que cubrirá los gastos de una compra o servicio contratado a una empresa o profesional.
Este anticipo de honorarios sirve para cubrir las contingencias, gastos y consumos que un profesional realiza mientras presta los servicios encargados por la empresa.
No es lo mismo una provisión de fondos que un anticipo o suplido.
Un ejemplo sencillo de provisión de fondos es el que se suele hacer al contratar a un abogado por un periodo de seis meses. El abogado o perito hace una estimación de lo que va a costar todo el proceso y le cobra un importe a la empresa en concepto de provisión de fondos.
La provisión de fondos aporta cierta seguridad financiera al tráfico jurídico, ya que la este anticipo también sirve como una garantía de pago. Así, los profesionales y empresas tienen certeza de que van a cobrar por los servicios prestados.
Requisitos de la provisión de fondos
La provisión de fondos debe cumplir los siguientes requisitos:
- El importe tiene que ser aproximadamente del importe estimado para los honorarios definitivos que la empresa o profesional va a cobrar por los servicios prestados.
- El pago debe hacerse por el cliente en el tiempo y forma acordados, siempre de forma previa a la realización de los trabajos.
- La transacción debe quedar justificada de forma clara a través de una factura que cumpla con todos los requisitos legales.
- La solicitud se realiza a través de una hoja de encargo. La hoja de encargo es un documento redactado antes de iniciar el servicio en el que se reflejan todos los detalles: objeto del trabajo, tareas a realizar y los honorarios a cobrar por el profesional.
Cómo contabilizar provisiones de fondos
Ahora que ya está claro lo que es una provisión de fondos, es importante saber cómo contabilizarla.
Para contabilizar una provisión, hay que utilizar la cuenta 566 provisión fondos.
A la hora de hacer el registro de la provisión de fondos en una empresa, existen dos opciones. Por un lado, puede ser un gasto real y en la otra opción no lo será.
Voy a explicarte cada una de ellas 🤓
Pagar honorarios
Si el profesional contratado reclama una cantidad en concepto de adelanto por la prestación de servicios que va a realizar, entra dentro de la actividad económica habitual y se incluirá en la contabilidad de la empresa como cualquier otro servicio contratado.
Para este caso es fundamental contar con la factura del proveedor, donde haya constancia de que se ha hecho la cuenta contable de provisión de fondos. En el documento hay que reflejar el concepto del servicio, además de los datos necesarios de una factura.
Si cuentas con la factura y cumple con todos los requisitos mencionados anteriormente, podrás contabilizarla como gasto y también podrás deducirla como haces con este tipo de servicios habitualmente.
Cubrir gastos
Si el profesional al que has contratado te reclama un importe que corresponde a los gastos que ha tenido que soportar para prestar el servicio acordado, todo lo relativo a la contabilidad es algo diferente.
Este tipo de gastos no son deducibles porque son considerados gastos suplidos sin retención ni ingresos. Por ello, no podrás desgravar el IVA de este gastos.
Pero, en cualquier caso, tanto el proveedor como el cliente tienen que justificar la transacción con una factura legal, que deje constancia del intercambio de servicios.
Por tanto, la diferencia entre las dos opciones se encuentra en el concepto que el profesional contratado está facturando. Si es por la prestación de servicios podrá deducirse la factura y se contabilizará como siempre y si es por los gastos en los que ha incurrido no.
Ejemplo de contabilizar provisión de fondos
Por ejemplo, una empresa contrata un abogado para el asesoramiento y gestión relacionado con unos despidos a trabajadores de la empresa. El abogado solicita a la empresa una provisión de fondos de 10.000 euros. De este importe, 4.000 euros son sus honorarios y 6.000 euros son gastos suplidos.
El asiento contable del pago de esa provisión de fondos sería el siguiente:
10.000 euros (555) Partidas pendientes de aplicación
2.100 euros (472.0) H. P. IVA soportado a 5721.0)
a
Bancos c/c 12.100 euros
La cuenta 555, partidas pendientes de aplicación, es una cuenta que se usa temporalmente y se salda cuando el abogado emita la factura final una vez finalizado el procedimiento.
Una vez que hemos llegado al final del procedimiento, el abogado emite la siguiente factura:
Factura 123
Honorarios: 4.000 euros
Anticipos honorarios: -4.000 euros
IVA
Suplidos: 5.000 euros
Anticipo de suplidos: -6.000 euros
Total: -1.000 euros
Esto deja un exceso de gastos suplidos de 1.000 euros, que el abogado devolverá a la empresa.
Hay que contabilizar una devolución de provisión de fondos y saldar la cuenta 555:
4.000 (623) Servicios profesionales independientes
5.000 (629) Otros gastos suplidos
a
(410) Acreedor 9.000
A continuación:
9.000 (410) Acreedor
a
(555) Partidas pendientes de aplicación 9.000
Por último:
1.000 (572) Bancos c/c
a
(555) Partidas pendientes de aplicación 1.000
Con este ejemplo se ve que contabilizar provisiones de fondos en una empresa puede tener cierta complicación pero es importante hacerlo bien. De esta forma, habrá una cantidad de dinero reservada para gastos futuros. Así, se pueden reflejar los gastos y pagos de una empresa correspondientes a la transacción.
Si tienes dudas sobre cómo hacer todo este proceso de contabilización de provisiones de fondo, puedes contar con el equipo y el software de Aon Solutions, ya seas una asesoría o una empresa. De esta forma te asegurarás de que todo está bien hecho y no tendrás problemas en el futuro ☺️
