¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa en España?

Ya sabes que siendo una asesoría online, en GesTron intentamos ponértelo fácil con el tema de la contabilidad y tal, que es un rollo. Por eso desarrollamos un programa de contabilidad gratis, que además te sirviera para facturar y gestionar la evolución de tu negocio, entre otras muchas funciones. Si aún no lo conoces, puedes echarle un vistazo porque seguro que te pone las cosas fáciles y te sorprende.

Aunque no es la primera vez que tratamos conceptos relacionados con la contabilidad de un autónomo y una pyme, hoy inauguramos una sección específica en la que abordaremos este tipo de temática.

Si eres nuevo en esto de emprender, te acabas de dar de alta como autónomo o estás dando tus primeros pasos como empresario de una pyme, déjame decirte que la gestión adecuada de la contabilidad de un negocio es clave a la hora de determinar el éxito –o fracaso- del mismo, no sólo a nivel funcional, sino de cara a cumplir con la normativa y las obligaciones legales en estos términos.

Si no tienes demasiada experiencia y te encuentras un poco intimidado con el tema, no olvides que puedes comentar ahí abajo e intentaré echarte una mano. También tienes la opción de empezar a usar nuestro programa contable para autónomos y pymes que, al ser súper intuitivo y gratuito para siempre, te ayudará a que todo marche bien. Si necesitas una ayuda extra, cuenta con la de profesionales como mis compañeros de la asesoría Ayuda-T Pymes. Ellos se encargarán de todo el papeleo y tú sólo tendrás que dedicarte a hacer lo que te gusta, hacer crecer tu negocio.

Qué es la contabilidad de una empresa

Básicamente, para que lo entiendas, la contabilidad es un sistema de control y registro de los ingresos, gastos y demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad. Es decir, consiste en registrar todas las operaciones que se den en un negocio, ya que sería imposible retenerlas en la memoria.  

Es un sistema adoptado para gestionar la cuenta y razón, en la evolución de las operaciones económicas de un negocio, empresa o entidad pública. 

En definitiva, desde la perspectiva que nos interesa, la contabilidad se encarga de establecer un sistema de control sobre las operaciones, flujos de recursos y capital en nuestro negocio. El fin último no es otro que el de vigilar cómo funciona nuestra empresa, hacia donde va y ayudar a tomar las decisiones oportunas a nivel económico.

Al fin y al cabo se trata de un conjunto de información que nos permite conocer la situación actual del negocio, en un periodo concreto e incluso anticiparnos ante su evolución futura.

En este sentido, contabilidad es un sistema de información necesario para los distintos públicos de interés de la organización en cuestión, tanto a nivel interno como externo.

• La contabilidad provee de datos útiles a los organismos internos de la empresa, que determinan el devenir de la misma, la distribución de los recursos de la empresa, el diseño y planificación de los procesos y del capital humano, entre muchos otros aspectos.
• Asimismo, la información contable sirve para dar constancia ante organismos públicos como Hacienda de la situación económica en la que se encuentra un negocio. En función a la misma, se determinará el nivel de impuestos del que la empresa debe hacerse cargo, así como otras obligaciones fiscales.
• La contabilidad también sirve como herramienta para mostrar ante agentes externos como inversores, socios, proveedores, acreedores e incluso clientes, la situación económica del negocio. De este modo, aplicar un control de contabilidad adecuado, puede servir las veces como vía para generar confianza y reflejar transparencia, apoyo para vender nuestra empresa, servicios o productos concretos, buscar financiación, etc.

¿Cómo se lleva la contabilidad de una sociedad limitada?

En primer lugar, cómo debas gestionar la contabilidad de un negocio dependerá de si eres autónomo o sociedad (una sociedad limitada, por ejemplo). Te explico.

Los autónomos lo tienen más fácil que una sociedad a la hora de enfrentarse a sus obligaciones contables. Esto se debe a que, a priori, las actividades que desarrollan los autónomos suelen ser mucho más sencillas y de menor envergadura.

De este modo, bastará con hacerse cargo del registro de una serie de libros contables básicos, que servirán de apoyo a la hora de reflejar la contabilidad del negocio, en la declaración de los modelos fiscales que correspondan.

La Agencia Tributaria es clara en cuanto a las obligaciones formales, contables y registrales:

• Actividades empresariales de carácter mercantil en estimación directa normal. Deberás llevar la contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General Contable.

• Las actividades empresariales no mercantiles en estimación directa normal y todas las actividades empresariales (mercantiles o no) en estimación directa simplificada. Deberás llevar un libro de registro de ventas e ingresos, un libro de compras y gastos y un libro de registro de bienes de inversión.

• Actividades profesionales en estimación directa (normal o simplificada). Deberás llevar un libro de registro de ingresos, un libro de registro de gastos, un libro de registro de bienes de inversión y un libro de registro de provisiones de fondos y suplidos.

• Actividades empresariales en estimación objetiva (módulos). Deberás llevar un libro registro de bienes de inversión (si te deduces las amortizaciones) y un libro registro de ventas e ingresos (cuando realices actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones). Además de llevar los libros, deberás conservar las facturas emitidas numeradas por fechas y agrupadas por trimestres, las facturas y justificantes de otro tipo recibidos y los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados

Si estás en estimación directa simplificada y desarrollas una actividad empresarial Estos registros contables son el libro de ingresos, el de gastos y el libro de bienes de inversión. Si te interesa, puedes echar un ojo al siguiente artículo donde explico qué debes incluir en cada uno cada uno de esos libros básicos de contabilidad para autónomos.

En el caso de sociedades la Ley establece la obligación de llevar la contabilidad conforme al Código de Comercio y al PGC. Con carácter general, habría que llevar obligatoriamente y legalizar el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. Además, también será obligatorio legalizar, solo si durante el año se han utilizado, el libro de actas y el libro de registro de socios. También, habría que llevar un Libro de Registro de IVA compuesto por libro de facturas emitidas, libro de facturas recibidas y libro de bienes de inversión, aunque este último no requiere su legalización en el Registro Mercantil.

Llevar una correcta contabilidad es la base de un buen negocio. No te la juegues y deja el papeleo en manos de los asesores expertos de Ayuda-T Pymes.