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Cómo hacer una factura paso a paso

Te has dado de alta como autónomo o por fin has conseguido crear tu sociedad limitada y levantar tu propia empresa. ¿Sabes cuál es la operación más común que tendrás que hacer día tras día? Hacer facturas.

No importa que las crees en Excel, en Word, en un programa de facturación o a mano. Tendrás que crear facturas a diario. De hecho, cuanto más factures, mejor. Buena señal.

¿Y cómo se hace una factura?¿Cuándo tengo que incluir el IVA? ¿Y la retención? Pues es bastante fácil y en este artículo te enseñaré cómo hacer una factura, sea del tipo que sea.

¿Te gustaría crear facturas y enviarlas automáticamente a tus clientes? Controlar la tesorería, marcar objetivos a tu negocio, tener vigilados a los clientes que te deben dinero…

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Cómo rellenar una factura

Lo primero que debes saber es el contenido que debes rellenar en una factura para que sea válida y legal, que es el siguiente:

  1. Datos del emisor de la factura; tus nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También puedes añadir un teléfono de contacto o un email si lo prefieres.
  2. Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el 1 (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante ese ejercicio fiscal.
  3. Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura, ya que no puede una con el número 60 de septiembre y una con el número 55 de octubre.
  4. Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Puedes añadir otros datos en caso de que te parezca necesario (teléfono, correo, …).
  5. Concepto: descripción de la factura. Debes escribir el motivo (producto o servicio) por el que emites esa factura en concreto. Por ejemplo algo como «Servicios de marketing online en octubre» serviría.
  6. Base imponible: cuantía de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA si son necesarios).
  7. Retención de IRPF (opcional): retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).
  8. IVA (opcional): cantidad de Impuesto de Valor Añadido que debes de cobrar en la factura. En la mayoría de facturas emitirás a un 21%, salvo que el tipo de IVA de tu producto sea hiperreducido, reducido o exento.
  9. Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido ambos elementos.
  10. Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).

Estos 10 pasos para realizar una factura son los más comunes en todas ellas. Ahora veremos cómo se rellenan las facturas cuando te enfrentas a los elementos más complicados, que no son otros que el IRPF, IVA e importe total.

Cómo calcular la retención de IRPF

En primer lugar, la retención de IRPF solo la realizan los autónomos profesionales. Los trabajadores autónomos y las sociedades no tienen que realizar dicha retención bajo ninguna circunstancia.

Para saber qué tipo de retención tienes deberías saber cuál es tu situación actual como profesional autónomo:

  • IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% durante el primer ejercicio de alta y el siguiente.
  • IRPF general para profesionales autónomos: 15%.

Si estás leyendo este artículo, lo más normal es que seas del grupo del IRPF reducido. Y si eres una sociedad, no deberías ni estar leyendo este apartado.

Cómo calcular el IVA

El segundo impuesto a calcular es el IVA. A pesar de que en el artículo anteriormente mencionado puedas ver los diferentes tipos de IVA, te los dejo aquí para que te hagas una idea:

  • IVA superreducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarios, medicamentos, sillas de ruedas, prótesis y VPO.
  • IVA reducido (10%): alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur, …
  • IVA general (21%): se aplica a casi todos los productos y servicios, salvo los que están incluidos en el IVA superreducido o reducido. Lo más habitual es que tengas que crear facturas en este tipo de IVA.
  • Exento de IVA (0%): es muy raro que tengas que emitir una factura exenta de IVA, salvo que sea una exportación.

Cómo calcular el importe total

El importe total de la factura se calcula dependiendo de si has tenido que incluir IVA e IRPF en tu factura. Por lo tanto, podrían ocurrirte 3 casos distintos:

  1. Factura sin IVA sin retención de IRPF: es muy poco común, pero en esta factura el importe total sería igual a la base imponible.
  2. Factura con IVA sin retención de IRPF: el importe total sería de Base imponible + 21% de la base imponible (o 10% o 4% si es el caso).
  3. Factura con IVA y con retención de IRPF: el importe total sería el siguiente -> Base imponible + IVA (21%/10%/4% x base imponible) – Retención IRPF (7%/15% x base imponible).

Las fórmulas pueden ser un poco feas, por lo que te pondré un ejemplo para que lo entiendas mejor.

Imagina que eres un nuevo profesional autónomo que vende servicios del régimen general de IVA. Por lo tanto, tendrías tu retención de un 7% y el IVA a un 21%.

Tienes que hacer una factura por un servicio que has cobrado 1.000 €. Ahora, apliquemos todo lo que he comentado antes:

  1. Base imponible: 1.000 €.
  2. IVA: 1.000 € x 0,21 = 210 €.
  3. Retención de IRPF: 1.000 € * 0,07 = 70 €
  4. Importe final: 1.000 € + 210 € – 70 € = 1.140 €

¿No es difícil verdad?

¿Tienes alguna duda sobre cómo elaborar una factura?

Si te ha quedado alguna duda, solo tienes que comentar y te explicaré cómo crear tu factura sin problema. Hay muchas excepciones y casos particulares, como por ejemplo el del recargo de equivalencia, pero este artículo servirá para que casi cualquiera pueda rellenar la factura.

Si quieres conocer más sobre tus obligaciones respecto al IVA, que sepas que seguramente tendrás que presentar el modelo 303 trimestralmente. Si haces clic en el enlace te explico cómo, cuando y en qué condiciones debes declararlo. 🙂

ÚLTIMOS COMENTARIOS

  • Sonia dice:

    hola! Soy nueva en autónomos, si me hacen bizum, ¿también tengo que pedir todos los datos al cliente y emitir una factura? No me importa hacer la factura, lo malo es pedir los datos al cliente porque es un rollo. Muchas gracias de antemano.

  • Cristian De la morena Uceda dice:

    Hola buenas
    Estoy estudiando un módulo medio de Gestión Administrativa, y necesitaba ayuda para hacer una nómina.
    En realidad el hacerla sé como se hace lo que no se es si en el caso que me pusiesen una factura delante no sabría decir en donde tengo que pones las horas extras, incentivos etc.
    Si me podeis ayudar os lo agradezco. c

    Gracias.

  • Concha dice:

    Buenos días, me gustaría saber si es correcto que me cobren el IVA de las horas empleadas en realizar un trabajo, por ejemplo : el albañil me cobra
    10 sacos de cemento — 2€ = 200
    100 ladrillos — 0,10€ = 10
    3 horas de trabajo –15€= 45
    ______________
    total factura 255
    base imponible 255
    Iva 10% 25,50
    total factura 280,50.

    O si por el contrario sus horas de trabajo me las debería de cobrar sin el Iva.
    Muchas gracias.

    • GesTron dice:

      ¡Buenos días Concha! ¿Qué tal?

      Si se cumplen los siguientes requisitos es correcto que se cobre el 10% del IVA:

      Que el destinatario sea persona física, no actúe como empresario o profesional y utilice la vivienda a que se refieren las obras para su uso particular.
      No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, también se comprenderán en este número las citadas ejecuciones de obra cuando su destinatario sea una comunidad de propietarios.

      Que la construcción o rehabilitación de la vivienda a que se refieren las obras haya concluido al menos dos años antes del inicio de estas últimas.

      Que la persona que realice las obras no aporte materiales para su ejecución o, en el caso de que los aporte, su coste no exceda del 40 por ciento de la base imponible de la operación.

      ¡Un saludo!

  • any dice:

    Buenos días soy estudiante de auxiliar contable el profesor me envió un trabajo y tengo plazo hasta hoy¿ como se realiza un proceso contable y que empresas pueden facturar ? agradezco que me puedas ayudar.

  • DEI dice:

    HOLA, Soy trabajador autonomo de transporte, pero ahora una empresa me esta exigiendo la entrega de una factura.. Es necesario registrarme como empresa de transporte (RIF, nombre y cuenta) para realizar una factura??

    • GesTron dice:

      Buenos días,
      Para poder emitir una factura tendrás que darte de alta en Hacienda. Esto te servirá si la actividad que vas a realizar es puntual. Si sigues con la actividad y se convierte en habitual, necesitarás también darte de alta en la Seguridad Social.
      Saludos.

  • Adrián Massó dice:

    Hola buenas tardes soy Adrián, tengo una duda acerca de como se desgrava el IVA un restaurante, si realiza compras de bebidas alcohólicas con un tipo impositivo de un 21% de IVA y repercute sus ventas a un 10%, cuando presente el IVA al ser T.I distintos ¿como se desgravan?
    Muchas gracias

    • GesTron dice:

      Hola Adrián,

      No hay ninguna especificación… el IVA de hostelería es el 10% y se pueden emitir las facturas del restaurante al 10% independientemente del IVA que hayas soportado en las compras a tus proveedores.

      Un saludo

  • Yolanda dice:

    Buenas,soy peluquera canina y estoy como autónoma para una empresa,cada día tengo que hacerle una factura de los perros que he hecho en él día.como lo hago?que tego que poner y donde? La factura va ser en él libro de factura que venden en los xinos.

    • GesTron dice:

      Buenos días Yolanda,
      En este mismo artículo al que haces referencia tienes detallado paso a paso cómo realizar una factura, su contenido, el cálculo de IVA e IRPF, etc. En definitiva, todo lo necesario para por realizar una factura correctamente.
      Si te siguen surgiendo dudas al respecto, puedes enviarme un teléfono de contacto a mi email, gestron@ayudatpymes.com, y te llamamos para echarte una mano al respecto.
      Un saludo.

  • Luis dice:

    Buenas,
    tengo una cuestión y es que he realizado 2 facturas a mi nombre por trabajos propios.He realizado la factura a mi NIF(no estoy dado de alta como autónomo), pero solamente he realizado la retención de IVA y no de IRPF.Me aplica el IRPF? Debo ahora hablar con la empresa corregir el tema? Graci

  • ALBERTO dice:

    Buenas.
    Soy técnico informático autónomo, mi pregunta es la siguiente: si compro un producto por 15€ y lo vendo por 20€ más I.V.A. ¿En el modelo 303 perteneciente al trimestre en la casilla del Régimen General del 21% tengo que poner 20€ y me calcula el 21% de I.V.A. no? Y estaría declarado el IVA
    .

    • GesTron dice:

      Hola Alberto,

      Si tienes factura con IVA de la compra de 15 euros en Régimen General, y tu actividad genera derecho a deducción, puedes incluirlo en el apartado de IVA deducible, casilla 28 y 29 del modelo 303. En este caso, la casilla 29 no se calcula de forma automática, como ocurre con las casillas 03, 06 y 09. De todos modos, ojo, porque puedes estar en Recargo de Equivalencia.

      Si quieres que te echemos una mano, pásame un tlf de contacto a gestron@ayudatpymes.com y listo.

  • Santi dice:

    Hola. Tengo unos productos en el que fijo el pvp asi como el margen al distribuidor.
    Cuando le hago la factura al distribuidor como la calculo?
    P.e. pvp 15e. Iva 21% margen distribuidor 30%

  • GesTron dice:

    Hola Cris,
    Tendrías que darte de alta tanto en Hacienda como en la Seguridad Social para no tener ningún tipo de problema y te busquen las cosquillas.
    Le emites una factura del 20% del total más el correspondiente IVA.
    Saludos 🙂

  • Andreu dice:

    Hola, voy a hacerme de Mutual Medica (alternativa al RETA) para ejercecer por cuenta propia.
    Las cuotas del MEL se que puedo desgravarlas como gastos dd actividad, pero puedo y donde desgravarme el iva de articulas y gastos relacionados con mi actividad y en que porcentaje (dietas, gasolina, etc…)

    • GesTron dice:

      Hola Andreu,
      Tendrás que darte de alta en Hacienda antes de iniciar tu actividad, así que tendrás las mismas obligaciones fiscales que un autónomo a excepción de pagar la cuota al RETA. Tendrás que liquidar el IVA, IRPF y realizar las declaraciones mensuales y anuales, según corresponda. Dependerá de la naturaleza de tu actividad.
      Si quieres que te echemos una mano, envía un tlf de contacto a gestron@ayudatpymes.com y yo me encargo del papeleo y los impuestos.
      Un saludo y suerte

  • GesTron dice:

    Hola Andrés,
    Si le quieres ganar 40€ a esa venta, tendrías que vender la farola al cliente final por 318,3€ como bien dices, ya incluido el IVA en la factura.
    Saludos 🙂

  • Alex dice:

    Buenas tardes, voy a iniciar mi actividad como autónomo y voy a facturar cada mes a una empresa mediadora de seguros. Mi pregunta es la siguiente: ¿como facturo las dietas y gastos de desplazamiento? ¿esos conceptos no están sujeto a IRPF verdad? ¿Cuál sería la fórmula? Gracias.

    • GesTron dice:

      Hola Alex,

      Podrás incluirlo en la factura como un concepto más, es decir, incluyéndolo en la base imposible. Deberá aplicarse IVA e IRPF como parte del coste del servicio y de la base imponible de la factura. Otra opción es incluir el gasto en la factura como un suplido.

      Saludos

  • AMANDA dice:

    Buenas tardes 🙂 Soy ilustradora freelance, no he cobrado nunca por dibujar y este mes una empresa en UK me ha hecho un pedido y ahora me pide factura, pero no sé como hacerla porque es extranjera. He leído que los trabajos artísticos no llevan IVA, pero no sé si lleva IRPF…
    Gracias

    • GesTron dice:

      Buenas Amanda,
      Entendiendo que se trata de una entrega de un objeto de arte, y que se haya contratado previamente la realización del dibujo, el tipo de IVA que se le aplica será del 10%. En cuanto al IRPF, la forma general sería del 15% pero al ser nuevo autónomo puedes acogerte al 7% los tres primeros años.

      Sin embargo, al tratarse de una empresa del Reino Unido, no tienes que añadir VAT si la empresa a la que le facturas está dada de alta en el ROI. Puedes comprobar si la empresa está dada de alta aquí.

      Además, tú también tendrías que darte de alta en ese registro, no tiene coste ninguno.
      Saludos

  • Carme dice:

    Hola !
    Tengo que hacer una factura puntual por mi prestación de servicios a una consultora con base en Bélgica. En este caso, tengo que añadirle el 21% de IVA? O se considera una exportación de servicios?

  • RAUL dice:

    SI HAGO REFORMA A UN CLIENTE Y LA PARTE DE ALBANILERIA ES 20000 EUROS Y LUEGO SUBCONTRATO A UNA EMPRESA PARA QUE HAGA Y PONGA UNA VENTANA POR VALOR DE 1000 EUROS MAS 21% DE IVA, COMO EMITO LA FACTURA AL CLIENTE?
    – TENGO QUE PONER 21000 EUROS AL 10% DE IVA?
    – O TENGO QUE PONER 21210 AL 10%?

    • GesTron dice:

      ¡Hola!

      No tendría que ser exactamente por la suma de lo que te cueste las ventanas y tu trabajo. Le puedes cobrar lo que tú quieras al cliente final aplicando el tipo correspondiente a tu trabajo. Luego, la empresa con la que subcontrates te emitirá a ti la factura de forma independiente.
      En cuanto al tipo aplicable, échale un vistazo a este apartado del sitio web de la Agencia Tributaria para saber si puedes aplicar el tipo reducido.
      Un saludo 🙂

  • debor dice:

    Buenas!, soy nueva en esto. Soy profesora de Yoga y quiero organizar un Retiro. No sé bien cómo hacer la factura, qué retención de IRPF tendría, ni tampoco si es suficiente con darme de alta en Hacienda y no tengo obligación de hacerlo en la Seguridad Social ya que es un servicio puntual. Gracias

    • GesTron dice:

      Buenos días,
      Entiendo que vas a dar clases de Yoga en el Retiro. Para ello deberás de darte de alta sólo en Hacienda si es una actividad puntual, es decir, que la vas a realizar una o dos veces al año. Si no es tu caso también tendrás que darte de alta en la Seguridad Social. Podrías beneficiarte de la Tarifa Plana de 50€.La actividad que vas a realizar estaría acogida a IRPF y si estás dentro de tus primeros años como nueva autónoma tendrá una reducción (el 7% en vez del 15%). Saludos

  • Crispin dice:

    Gracias Gestron

  • Crispin dice:

    Soy taxista autónomo y vendo mi coche particular ( anteriormente auto taxi ) , a un particular.¿Tengo que hacerle factura ? Si es afirmativo qué tipo?

  • Facundo dice:

    Hola,

    tengo que emitir una factura de 6.000€. El cálculo lo tengo claro, pero no tengo claro el tema de las bases imponibles… afecta en algo o el calculo seria el siguiente:

    Base imponible: 6.000
    IVA: 1.260
    IRPF: 900

    Total de la Factura: 6.360

    GraciaS!

  • Paula dice:

    Hola!Soy autónoma en Canarias,tienda online,hasta ahora lo único q hacía era entregar las facturas creadas x la web a mi gestora xo pusimos un stand y al no tener caja registradora no daba ticket solo la copia si pagaban con tarjeta! Apuntaba cada venta en una libreta y ahora no sé cómo declararlo!

    • GesTron dice:

      Hola Paula,

      Pues depende de lo que hayas acordado con tu gestoría, ¿no? Con nosotros, por ejemplo, puedes subir los documentos con una simple foto a nuestra plataforma y lo contabilizamos por ti para declararlo posteriormente. Pero bueno, en tu caso, lo único que se me ocurre es que vuelvas a hacer tickets de todo lo que tienes apuntado y luego lo declares, aunque supongo que serán todos clientes finales y no empresas.

  • Mari jose dice:

    Hola tengo que hacer una factura de alquiler de 245€ con impuestos incluidos como calculo la base imponible, porque restando el 19% y sumando el 21% me descuadra el importe,

    Gracias

  • Yesica G. dice:

    ¡Hola! Es obligatorio que la cuenta bancaria que aparezca en la factura sea titular el autónomo o podría ser de otra persona (un amigo, familiar,…).

  • Martín dice:

    Buenos dias.

    ¿El recargo de equivalencia se calcula sobre la base imponible, verdad?

    Cuando compro material de fuera de España para vender aquí, al precio que me dá el fabricante o proveedor, ¿también tendría que añadirle el recargo de equivalencia además del IVA y el porcentaje de la ganancia?

    Muchas gracias.

    Un saludo.

    atte. Martín Jiménez
    Miniaturas Martín.

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