Optimiza tu forma de trabajo y la de tu equipo ¿Qué es Trello?

Hola, amiguitos. Hoy os traigo una de esas herramientas online chulas de verdad, de cara a optimizar tu tiempo y que te será de ayuda para organizarte: Trello.com

Es una de las herramientas de gestión de proyectos online más simple, sencilla, intuitiva y GRATIS, aunque ofrece funcionalidades adicionales que yo obviaré un poco, porque aquí lo queremos todo en plan BBG (bueno, bonito, gratis) y, a no ser que busques algo mega específico, con las funciones básicas considero se tiene más que suficiente para que puedas organizarte en condiciones. Os cuento qué es Trello y cómo funciona en un segundo.

Ya que hablamos de herramientas online que optimicen tu forma de trabajar y el desarrollo de tu negocio, ya sabes que mis colegas gestores de Ayuda-T Pymes están a tu disposición para llevar al día todo el papeleo de tu empresa y ofrecerte consejo y respuesta inmediata en cualquier trámite que tengas que realizar. Tanto si buscas una gestoría autónomos Madrid u otro punto a nivel nacional, como si tu negocio es una sociedad de cualquier otro tipo, no dudes en informarte sin compromiso y acudiré a tu llamada en un tiro.

Si necesitas más herramientas para optimizar el desarrollo de tu negocio, aquí te dejo un post sobre cómo incrementar las ventas de manera eficaz.

¿Qué es Trello?

Se trata de un gestor de proyectos online que permitirá aclarar tu rutinas de trabajo, priorizar, generar avisos de citas y muchas otras opciones que harán que organizarte no sea una odisea. Hablemos un poco de Trello.com.

Lo primero que tienes que saber sobre Trello.com es que se configura como un tablero, muy sencillo e intuitivo. Como si tuvieras uno de estos cuadros de corcho con chinchetas colgado delante de ti, pero en tu ordenador y con muchas opciones adicionales.

El tablero se distribuye en columnas o listas independientes, que puedes diferenciar según días, fechas concretas o ámbitos que recoge cada una de ellas. Estas listas se subdividen en entradas denominadas “tarjetas” que recogen el contenido o labores pendientes en tu proyecto dentro de cada una de las listas.

En dichas tarjetas podrás reflejar todo el contenido relevante a tu trabajo: crear comentarios, generar checklists (de esto que haces una lista y le pones un “visto” o check, que suena como mucho más pro, a medida que realizas cada una de las tareas). Además, puedes incluir archivos adjuntos, establecer calendarios y alarmas para cada una de las entradas o tarjetas del tablero, fechas de vencimiento, etiquetas para diferenciar de un simple vistazo qué tienes que hacer o por dónde van los tiros de tus tareas pendientes, entre muchas otras alternativas a tu disposición.

Otro de los aspectos interesantes que pone a tu disposición Trello.com, es que permite el trabajo en equipo de forma instantánea y telemática, a tiempo real. Esto es, Trello.com permite invitar a otras personas a tus tableros, de forma que podéis iniciar conversaciones mediantes comentarios en relación a entradas concretas, compartir archivos en streaming y desarrollar de forma conjunta la gestión de proyectos online al mismo tiempo, ya que arrastrando a los usuarios que elijas a un tablero, todos podrán ver la misma imagen y tablero a la vez.

¿Cómo crear cuenta Trello?

Pues fácil.

1. Coges y entras en la web de Trello.com.
2. En la ventana principal, le das “Regístrate. ¡Es gratis!” (Yuju)
3. Añades nombre, correo electrónico y una contraseña.
4. Presionar “Crear una cuenta nueva” y listo.

Trello.com te habrá enviado un correo de confirmación a la cuenta email que has facilitado. Vas en un momentito a tu email y verificas la creación de la misma para que puedas usarlo a partir de ya.

Una vez iniciada tu primera sesión de Trello, en la ventana de inicio tendrás el tablero de bienvenida, donde aparecerán indicaciones sobre cómo utilizar tu nuevo y flamante gestor de proyectos online, además de explicaciones sobre la función de una u otra cosa. Una especie de tutorial, te dejo aquí gestoría autónomos Madrid.

De cualquier forma ahora te explico yo las dudas más comunes y aquellas que me surgieron a mí en un principio.

¿Cómo usar Trello?

Pero como te explico las cosas, que se quite cualquier herramienta online. Además, ya que me estás leyendo pues te doy la información completa, ¿no?

¿Cómo crear un nuevo tablero en Trello?

Poder iniciarse uno en el uso de este gestor de proyectos online es más sencillo de lo que piensas.

Arriba a la derecha, donde ves el signo más justo al lado de tu nombre de usuario. Haces click en la cruz, nuevo tablero y añades el título. Si quieres puedes añadir una organización concreta, aunque no es necesario. Luego tú puedes personalizarlo creando, eliminando o cambiando filas según te vaya viniendo bien.

Una vez hayas creado el tablero, a la derecha, en el menú, aparecen los miembros (en principio sólo tú) y un botón justo debajo con la opción de añadir miembros. Ahí puedes escribir el nombre de usuario y añadir cualquier persona a tu tablero para que podáis trabajar de forma conjunta.

Una vez ya está creado el tablero y los miembros pertinentes están dentro, la idea es que podamos emplear Trello.com como vía de comunicación completa entre el equipo. Ya podréis comenzar una conversación y adjuntos desde cualquier dispositivo con acceso, Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive, establecer tareas, gestionarlas, hacer comentarios, vigilar su cumplimiento en el plazo establecido, entre muchas otras funciones.

Trello te permite designar miembros concretos, te aseguras de que la información que quieres enviarle a esa persona es notificada directamente. En otras palabras, pones su nombre en la entrada y le llega una notificación inmediata al individuo en cuestión.

Si llega el punto en el que se te juntan la tira de tableros en Trello, además de usuarios dentro de tu grupo, no te preocupes. A través de los equipos puedes mantener conectados y bajo control todos tus tableros, diferenciar grupos de personas en función a su naturaleza: empresa, compañeros de departamento, etc. Puedes crear todos los equipos que te dé la gana con tu cuenta gratuita.

Cómo borrar un tablero en Trello

No puedes borrar tableros de forma permanente, pero sí eliminar tarjetas y cerrar tableros.

Si lo que quieres es eliminar una tarjeta concreta, ve a la localización de la misma y haz click en “Más”. A continuación selecciona la opción de “Borrar” y se eliminará esa información para siempre.

Para cerrar un tablero, desde el Menú elige la opción “Cerrar Tablero” siguiendo la siguiente ruta:

1. Abre Menú
2. Click en “Más” y deja expandir las opciones.

Verás como debajo del todo al desplegarse el menú, aparece la opción de “Cerrar tablero”. Seleccionas y ya. Debes ser administrador de un tablón para poder cerrarlo. Una vez hayas conlcuido la acción y este esté cerrado, ya no aparecerá en la sección “Lista de Tableros”. Sólo podrás volver a acceder desde el botón de “Tableros” y a continuación “Ver tableros cerrados”, que puedes encontrar arriba a la izquierda de tu página en Trello.

Cómo cambiar el idioma en Trello

Normalmente, por sistema te vendrá en Español. Si quisieses cambiar por cualquier cosa, basta con hacer click en tu nombre arriba a la derecha. Click en “Configuración”, “Cambiar idioma” y seleccionar el que te interese.

Trello app, multiplataforma

Trello.com tiene varias versiones a través de las cuales pretende optimizar su uso y prestaciones. La opción original, la versión de ordenador a través de su web. Luego, mediante las Trello app en sus diferentes versiones. Contamos con las Trello app para dispositivos móviles en función del sistema operativo del mismo (iOS o Android), así como las Trello app para el escritorio del ordenador o de tablets, que te permiten recibir notificaciones mediante ventanas emergentes directamente en tu escritorio, así como añadir tarjetas a través del plug in para buscadores directamente desde Google Chrome. Todo lo que necesitas de estas herramientas de gestión de proyectos online para que organizarte sea de lo más sencillo.

¿Por qué es interesante trabajar con Trello?

 Trello.com: Sencillo uso, funciones eficientes y completas.

Lo primero, el sistema de notificaciones. Más allá de organizarte tú, a través de las notificaciones sabrás inmediatamente si se ha producido algún cambio en tu tablero o en cualquiera de los que sigas, por lo que estarás al tanto de las modificaciones que puedan realizar los demás y, por lo tanto, podréis rectificar desviaciones en tus proyectos o los procesos que se siguen a la hora de ejecutar tareas de forma inmediata.

Estas notificaciones se envían instantáneamente por varias vías: a través de la Trello app, por correo y en la propia página, por lo que muy despistado tienes que ir para perderte algo importante.

Otro punto guay a favor de estas herramientas de gestión de proyectos online es que no necesita de constante actualización. Los cambios que efectúas se quedan ahí hasta que decidas quitarlos. Puedes dejar abierto tu Trello todo el día sin ningún problema en su funcionamiento. Además, se abre y se carga bastante rápido, en cuestión de uno o dos segundos normalmente.

A favor también, el motor interno de búsquedas, rápido y eficaz, que junto al empleo de las etiquetas por colores evitará que se te pierda nada.

En definitiva, lo que mola de Trello es que es una de esas herramientas online en las que priman la optimización de tareas, es sencilla y nada pretenciosa. Te ofrece funciones adicionales de pago que también son muy útiles, aunque lo fundamental es que con las opciones gratuitas, que son la mayoría, se ofrece un producto muy atractivo y útil. Emplea una interface muy intuitiva y evitan poner botones y acciones de relleno que entorpezca su labor esencial. Y ya sabes que yo valoro mucho eso de que no te hagan perder el tiempo, así puedes dedicarte a lo que realmente te interesa.

Algo muy importante es que, aunque tienes la opción de crear tableros tanto de forma privada como pública y compartirlo con quien quieras, tienes control total sobre quien ve tus listas. Los de Trello guardan bien tus datos, se envían mediante una conexión similar a la que utilizan los bancos, tienen copias de seguridad cifradas por si se lía en algún momento y tienes que volver a acceder a esa información.

Además este gestor de proyectos online es gratis, ahora y (según dicen ellos) para siempre.