La gestión documental es la piedra angular de cualquier negocio que administre algo de “papeleo”, es decir, prácticamente cualquier empresa.
Simplemente, teniendo en cuenta las facturas, un gestor documental resulta imprescindible. Además, los mejores gestores incluyen un programa contabilidad. ¿Contabilidad? Vale, voy demasiado rápido, te cuento desde el principio.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental consiste en organizar, archivar, guardar y clasificar toda la documentación de la forma más organizada y óptima posible. Esta tarea no es nada nueva, los archivadores existían ya hace siglos, es una de las profesiones más antiguas.
Por suerte, hemos evolucionado, y hoy en día existen infinidad de herramientas con este fin. Se acabó la imagen de una persona sumergida en una montaña de papeles.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es la persona o programa que se encarga de realizar las funciones citadas en el punto anterior. Este papel lo desempeñan cada vez más herramientas informatizadas por razones evidentes: la precisión, la organización y el ahorro de tiempo y de papel.
En los softwares de gestión documental se pueden subir y tratar todo tipo de documentos. Desde nóminas de los empleados hasta facturas de los clientes. Reemplazan a esos archivadores gigantes cogiendo polvo en las estanterías de cualquier administración o empresa.
¿Para qué sirve un gestor documental?
Su función es esencial para cualquier empresa u organismo. Sirve tanto de base de datos como para seguir la contabilidad de tu negocio; ya sea organizar los datos de tus clientes, enviar facturas, mantener el orden de tus documentos…
Cuando no dispones de un gestor documental el proceso es el siguiente:
Primero escaneas la factura para mandarla por correo electrónico. Empiezas a tener algunos problemas para adjuntarla al correo, o incluso puede que al mandar el correo se te haya olvidado adjuntarla.
Por fin, cuando la persona que recibe el correo lo abre, pero no puede visualizar el archivo y tienes que volver a repetir los primeros pasos hasta que consiga verlo, o puede que el correo le llegue a spam o puede que esa persona esté de vacaciones.
Pueden surgir muchos problemas, y tu gestión es urgente, ha pasado el día y la factura no ha llegado. ¡Qué lío!
Llegados a ese punto te renta tener un gestor documental. Ahórrate un proceso tedioso y estresante. Solo tendrás que conectarte al software desde cualquier lugar, hacerle una foto al documento y subir ese archivo en la nube y ¡listo!
¿Qué debe tener un gestor documental?
En mi opinión, un buen gestor documental reúne las siguientes características:
- Ser intuitivo y estar bien organizado.
- Dividirse por áreas de trabajo.
- Disponer de un filtro por fechas y por nombre del documento.
- Ser bidireccional.
- Disponer de acceso en tiempo real.
- Contar con almacenamiento ilimitado y en la nube.
- Resultar accesible tanto desde una plataforma web.
Beneficios de un gestor documental para tu negocio
¡Innumerables! El tiempo es oro y con un gestor documental de calidad ahorrarás mucho tiempo y quebraderos de cabeza. Se acabaron las frases del tipo «¿Dónde está esta factura?», «¿No se había guardado en esta carpeta?», «Tal persona no está», y «No sé qué nombre le puse al documento…”.
Los beneficios van más allá, piensa también en la accesibilidad para tus trabajadores y clientes. Podrán visualizar todo lo que necesiten con un solo clic y desde una misma página, y sin tener que interrumpir a un compañero para consultar documentos. Incluso, la organización será más fácil cuando se trate de trabajadores o clientes nuevos.
El mejor ejemplo de gestor documental
Ahora que ya sabes qué es, para qué sirve y sus beneficios, el siguiente paso es encontrar el mejor software de gestión documental para tu negocio.
¿Te acuerdas de las características que te indicábamos más arriba? Resulta que el software que usan los clientes de Ayuda T Pymes cumple todos estos requisitos. ¡Las casualidades no existen!
- Es muy intuitivo.
- Crea facturas y presupuestos.
- Envía remesas.
- Sigue la tesorería de tu negocio y ten a disposición el informe de tus cobros y pagos pendientes o vencidos en orden.
- Revisa el estado de todos tus trámites.
- Sube tus documentos en la nube.
- Podrás utilizar su sistema de control de horario laboral a través de marcaje.
- Ajusta el diseño de tus facturas.
- Envía facturas de gastos y ventas de forma automatizada.
- Dispone de un filtro para buscar el documento que necesites ya sea por nombre o por fecha.
- Es bidireccional: tanto clientes como asesores pueden subir documentos.
- Todo está accesible en tiempo real, como el control de cuentas.
- Dispone de un buzón personal.
- Cuenta con una base de datos de tus clientes y proveedores.
- Podrás hacer un balance anual de cuentas accesible a tiempo real.
- Comunícate con tu asesor.
Y, un plus muy importante, cuenta con una pestaña “incidencia”. ¿Cuál es su función? Pues, por ejemplo, si algún documento no se visualiza correctamente, el asesor abre una incidencia y recibes automáticamente una notificación en la que se detalla el problema: archivo ilegible, falta texto, o lo que corresponda en cada caso.
Además, es un software que no deja de mejorar porque escuchamos nuestros clientes y nos vamos adaptando a sus necesidades. ¿Te has cansado de bucear entre papeles y quieres modernizarte? Tenemos la solución. ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros y ahórrate tiempo con nuestro software de gestión!
