¿Sabes por qué dicen que Cristóbal Colón fue el primer economista? Porque cuando dejó el Puerto de Palos para descubrir América ignoraba a dónde iba; cuando llegó ignoraba dónde estaba y además, todo lo hizo con una beca del Gobierno 💃🏻
No consta oficialmente si Colón era autónomo (se cree que sí por el gran impulso que dio al proyecto para descubrir un nuevo mundo) ni se sabe si fue el primer «rider» marítimo de la Historia, pero en verdad, tuvo que hacer malabares para controlar las entradas y salidas de dinero durante el viaje hasta que los hermanos pinzones se echaron la tierra a la vista.
Pero lo cierto es que una previsión de tesorería eficaz es la única herramienta que te permite tener un control minucioso de los pagos y cobros de la empresa.
Si quieres saber qué es, en qué consiste y ver un ejemplo de cómo se hace un presupuesto de tesorería, sigue leyendo hasta el final y no te pierdas ni una coma.
Iniciamos la singladura hacia el nuevo mundo de la previsión de tesorería de las empresas 🚢
Qué es una previsión de tesorería
La obligación básica de un tesorero es que a su empresa lo le falte dinero en ningún momento, pero dinero en «cash», en la cuenta del banco, o sea «lereles», no en el papel.
Y este objetivo es imposible sin una planificación adecuada, que se plasma en lo que se conoce como el plan de tesorería, que es una estimación de las entradas y salidas (cobros y pagos) de dinero de la empresa en un periodo determinado de tiempo.
👩🏫 También se conoce como previsión de Cash-Flow o flujos de caja y permite obtener una información muy valiosa para tomar decisiones acertadas en el corto, medio y largo plazo.
Por lo general, se realiza de forma mensual, aunque también se puede hacer con periodicidad semanal, trimestral o anual y se puede reflejar tanto en una sencilla hoja de cálculo que contemple todas las variables como en sofisticados programas informáticos disponibles en varias plataformas.
La tesorería no es lo mismo que el beneficio de una empresa porque este no implica necesariamente que la tesorería esté bien porque puedes ganar mucho dinero en tu negocio y no tener liquidez para el día a día.
- La tesorería mide la liquidez del negocio en un determinado momento.
- El beneficio mide la rentabilidad de la empresa.
Cómo se hace un plan de tesorería
Para realizar un plan de tesorería hay que tener en cuenta dos flujos, el de cobros y el de pagos:
Flujo de cobros de tesorería
Los cobros de tesorería son la partida más complicada de calcular dentro del plan porque no todos los negocios tienen flujos constantes y previsibles de entrada de dinero.
En estos casos se debe realizar una estimación y de la precisión con la que calculemos los cobros dependerá el éxito o no de esta proyección.
Se suele trabajar con tres posibles escenarios desde el punto de vista de los cobros y pagos:
- Escenario optimista.
- Escenario realista.
- Escenario pesimista.
Debes prever los cobros y pagos para cada uno de estos escenarios obteniendo tres resultados de tesorería diferentes para tu negocio en los próximos meses.
¿Cuál debes elegir?
Depende. Si coincides con Murphy que en una de sus leyes decía que «toda situación mala es susceptible de empeorar» y cubres todas las necesidades del escenario pesimista, dejarás cubierto al mismo tiempo, el realista y el optimista.
Tipos de cobros de tesorería
Los cobros más comunes que se deben cuantificar en este plan de tesorería son:
- Cobros ordinarios derivados de la actividad habitual de tu negocio: dinero que pagan tus clientes.
- Cobros extraordinarios: posibles cobros por transacciones puntuales inesperadas, devoluciones de Hacienda, comisiones no previstas, etc.
- Cobros derivados de operaciones financieras: rendimiento positivo de inversiones, productos financieros, etc.
Flujo de pagos de tesorería
Los pagos suele ser la partida más fácil y fiable de calcular porque los costes de las empresas suelen ser siempre conocidos y recurrentes 📣
Tipos de pagos de tesorería
Los pagos más comunes que se deben cuantificar en este plan de tesorería son:
- Pagos ordinarios derivados de la actividad habitual de la organización:
- Costes de personal (nóminas y seguros sociales).
- Costes de retribución del administrador de la sociedad.
- Alquiler de oficina o pago de hipoteca.
- Pagos a proveedores servicios profesionales.
- Pagos a proveedores bienes de consumo.
- Suministros (agua, luz, internet).
- Materiales consumibles.
- Pago de IVA y otros impuestos.
- Pagos extraordinarios: posibles pagos por transacciones concretas y esporádicas, multas y sanciones, pago de comisiones no previstas, etc.
- Pagos derivados de operaciones financieras: rendimiento negativo de inversiones, comisiones bancarias, etc.
Para qué sirve una previsión de tesorería
El propósito de realizar un plan de tesorería en una empresa o negocio es poder realizar con antelación una previsión del dinero líquido que habrá en sus cuentas en un periodo determinado y de los pagos que habrá que afrontar en ese tiempo ✅
Cuando hablamos de tesorería hablamos de entradas y salida de dinero, de cobros y pagos; no de ingresos y gastos. Ojo, que no son lo mismo.
- Un ingreso es un derecho que tenemos a cobrar una cantidad de dinero en un tiempo determinado.
- Un cobro es el dinero que percibimos en pago de una deuda.
- Un gasto es una obligación que tenemos de pagar una cantidad de dinero en un tiempo determinado.
- Un pago es la entrega en firme de un dinero para saldar una deuda.
Al realizar un plan de tesorería trabajamos con cobros y pagos presentes 👈 y no con ingresos y gastos futuros.
Porque el propósito del plan de tesorería es prever el dinero efectivo que habrá en la cuenta corriente de tu empresa o negocio durante un periodo de tiempo determinado.
Ejemplo: una venta realizada hoy se puede materializar en un ingreso de un cliente, pero si se ha vendido a crédito a 90 días, ese ingreso no se materializará hasta dentro de 3 meses y hay que tenerlo en cuenta al hacer la previsión de tesorería.
En cambio, un cobro se materializa en el mismo acto en el que se recibe el dinero en firme.
Lo mismo ocurriría con los gastos y los pagos: Un gasto se puede generar hoy, pero la obligación de pagar se puede tener dentro de varios meses y, en cambio, un pago implica una salida inmediata de dinero.
Ejemplo de un plan de tesorería
Para hacer una previsión de tesorería tenemos dos opciones, bien hacerla en Excel o bien usando un programa de facturación y contabilidad 📌
Hacer la previsión de tesorería en Excel es la opción más sencilla, pero hay que tener en cuenta que habrá que meter los datos a mano y será necesario llevarlos lo más al día posible (así que hay que tener cuidado con los errores o dejar de actualizar datos durante mucho tiempo).
Aquí, si no quieres complicarte la vida picando datos en el Excel como si no hubiera un mañana, te recomiendo que contactes con nuestros superespecialistas de AYUDATPYMES, quienes te explicarán todos los beneficios de nuestro sistema de facturación y contabilidad. Solo clica abajo, deja tus datos de contacto y se pondrán en contacto contigo.
Si usamos un programa de facturación y contabilidad, la introducción de datos estará en parte automatizada.
Seguiremos teniendo que consignar manualmente algunos elementos (sobre todo los referentes a pagos a proveedores) de forma regular, pero la tarea se simplifica mucho.
Estructura del Plan de Tesorería
En primer lugar, debemos determinar el período que vamos a medir (lo ideal es hacerlo mes a mes), para poder estimar de manera precisa la situación de la caja.
Después, deberemos identificar el tipo de ingreso o pago, extraordinario u ordinario (ya hemos visto antes los conceptos), cuantificarlo y pasarlos, uno a uno, a la hoja Excel 👩🏫
- Ingresos extraordinarios: ocurren de forma esporádica y no forman parte de la actividad financiera normal de la empresa.
- Ingresos recurrentes: se producen por el normal funcionamiento del negocio, como por ejemplo, la facturación. Se deben estimar las ventas mensuales y las condiciones de cobro (es recomendable, aunque no obligatorio, que en las facturas se indique siempre una fecha de vencimiento para su pago de entre 30-60 días).
- Pagos extraordinarios: gastos esporádicos y excepcionales por necesidades específicas del negocio.
- Pagos recurrentes: se hacen para mantener el normal funcionamiento de la empresa y son:
- Gastos generales.
- Inversión o compra de mercancía.
- Cotización de los seguros sociales.
- Salarios de los empleados.
- Impuestos (IVA, IRPF, Impuesto sobre Sociedades).
- Intereses y devolución del principal del crédito.
Plantilla de Previsión de pagos y cobros
Te dejo abajo un modelo muy sencillo de plantilla de previsión de pagos y cobros para realizar tu previsión de tesorería en Excel por si prefieres hacer la previsión de tesorería personalmente.
Cuanto más desgloses los pagos y los cobros, más detallada y completa será la visión que tengas sobre la tesorería de tu empresa o negocio.
Aquí tienes la plantilla para que implementes la previsión de tesorería en tu empresa o negocio.
Tienes que incluir el saldo con el que comienzas el trimestre, sumar los ingresos y restar los gastos para obtener la tesorería de que dispones. Si resulta negativo, debes incluir la cifra de financiación ajena necesaria para equilibrar las cuentas ✅
- Saldo inicial: indicas el saldo final del mes anterior.
- Ingresos: indicas la cantidad correspondiente a cada partida (añades más partidas de ingreso si es necesario)
- Suma ingresos: refleja el sumatorio de todos los ingresos del mes
- Gastos: refleja el sumatorio de cada partida y mes
- Suma gastos: sumatorio de todos los gastos del mes
- Total Tesorería: indicará en positivo si hay liquidez suficiente para el mes o en negativo si falta liquidez
- Necesidades de Financiación: indica si necesitas financiación ajena adicional para ese llegar a fin de mes.
Bueno, pues si has llegado hasta aquí leyendo este artículo sobre la previsión de tesorería tienes ya convalidado un año de controller financiero.
Ya estás preparado para hacer proyecciones de tesorería en tu empresa a saco, como si las fueran a prohibir.
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