Cómo hacer el plan de viabilidad de una empresa

¡STOP! 🛑 ¿Ibas a emprender sin elaborar un plan de viabilidad primero? Tú y yo tenemos que hablar.

Un plan de viabilidad de una empresa es el documento que analiza si una idea de negocio es realmente sostenible desde el punto de vista económico, financiero y operativo. Si quieres hacerlo bien desde antes de abrir las puertas de tu negocio, lo necesitas.

En este post te voy a enseñar cómo hacerlo de forma sencilla y sin rodeos. ¡Al turrón!

¿Para qué sirve un plan de viabilidad de una empresa?

Un plan de viabilidad es una herramienta estratégica que te permitirá saber si tu proyecto empresarial tiene sentido antes de que pongas toda la carne en el asador.

Su función principal es evaluar si la idea de negocio puede sostener en el tiempo, pero tiene muchas más:

• Comprobar si el negocio será rentable.
• Calcular la inversión necesaria.
• Detectar riesgos antes de empezar.
• Tomar decisiones con datos reales.
• Convencer a inversores o entidades financieras.

Digamos que sirve de punto de partida para no empezar a ciegas.

Cómo hacer un plan de viabilidad de una empresa

Hacer un plan de viabilidad para una empresa es fácil si lo estructuras bien (y me haces caso). Te lo voy a explicar y verás cómo hacerlo paso a paso.

Pasos para hacer el plan de viabilidad de una empresa

El plan de viabilidad no es solo un Excel con números. Es un análisis completo que combina estrategia, mercado y finanzas. Para hacerlo bien, sigue estos pasos:

1. Define la idea de negocio con claridad

Este paso es la base de todo. Si la idea no está bien definida, los números que hagas después no van a servir de mucho. Este primer paso es una forma de aterrizar tu proyecto y responder, con precisión, a las preguntas básicas que determinarán si tiene sentido en el mercado.

💡 Ten clara las respuestas a: qué vas a vender, a quién, qué problema solucionas y qué te diferencia de la competencia.

No basta con decir “quiero montar un bar” o “voy a montar una tienda online“. Debes concretar qué producto o servicio vas a vender, qué características tiene, qué lo hace diferente y qué necesidad cubre.

Además, tendrás que definir tu cliente ideal. No cometas el error de querer vender a todo el mundo. Un negocio viable suele tener un público objetivo bien definido.

Sintetiza por qué tu negocio merece existir. Puede ser por un mejor precio, mayor calidad, especialización, rapidez, atención personalizada o innovación. Esta será tu propuesta de valor, el eje en el que girará el resto del plan.

2. Analiza el mercado y la competencia

Una idea puede parecer brillante en tu mente, pero cuando la sacas de ahí… Por eso, dentro del plan de viabilidad, llega un momento en el que tienes que analizar el mercado. Es el punto en el que pasas de “puede” a “esto funciona”.

Lo primero es comprobar el terreno donde vas a jugar. ¿Cuántos clientes potenciales existen realmente? ¿Es un mercado que está creciendo o más bien lleva tiempo estancado? ¿Se trata de un sector en auge o en declive? También conviene valorar si es fácil entrar o si las barreras son altas. Un mercado pequeño puede limitarte y uno saturado puede obligarte a pelear con los demás.

Después toca afinar el foco y definir bien a tu público objetivo. ¿Cuánto está dispuesto a pagar? ¿Cómo decide? ¿Compra por impulso o compara durante semanas? ¿Se mueve por precio, calidad, marca o rapidez?

El siguiente paso es estudiar a la competencia. No te vayas a quedar en la superficie. Identifica a tus competidores directos e indirectos. Analiza sus precios, propuesta de valor, cómo se posicionan y qué opinan sus clientes.

Fíjate en las tendencias del sector. Cambios tecnológicos, nuevas regulaciones, transformación digital, variaciones en los hábitos de consumo…

Y, por último, evalúa las barreras de entrada. ¿Necesitas una inversión muy alta? ¿Existen requisitos legales complejos? ¿Es difícil acceder a proveedores? ¿Los clientes son fieles a marcar consolidadas? Cuantas más barreras… más difícil.

3. Diseña el modelo de negocio

Si la idea es el “qué” y el mercado es el “donde”, el modelo de negocio es el “cómo”. Es el momento de dejar de hablar en abstracto y empezar a explicar, con claridad, cómo va a ganar dinero tu empresa.

Lo primero que debes hacer es definir tus fuentes de ingresos. No es lo mismo depender de una sola vía que cobrar tu producto por unidad vendida. Los ingresos recurrentes suelen aportar más estabilidad que las ventas puntuales, pero no todos los negocios encajan en ese formato.

Después llega uno de los puntos más sensibles, el precio. Fijarlo al azar es uno de los errores más habituales. Para definirlo bien debes tener en cuenta tus costes, los precios de la competencia, el valor que percibe el cliente y el posicionamiento que quieres ocupar. Ojito con esto, un precio demasiado alto puede reducir tu volumen de ventas y uno demasiado bajo asfixiar tu rentabilidad.

En paralelo, debes tener clara tu estructura de costes. Diferencia bien entre costes fijos, como alquiler o salarios; costes variables. como materias primas o comisiones; y costes indirectos, como marketing o servicios externos. Esto es esencial para calcular márgenes y saber cuánta facturación necesitas para sostener el negocio.

Además, tendrás que definir cómo vas a vender. Cada canal tiene costes, márgenes y niveles de control distintos.

Una herramienta muy útil en esta fase es el Business Model Canvas, que permite visualizar todos estos elementos en un solo esquema y detectar incoherencias antes de que se conviertan en problemas reales.

4. Calcula la inversión inicial

Esta es la fase en la que la ilusión pasa a ser números. Calcular la inversión inicial significa responder a la pregunta: ¿cuánto dinero necesito para poner en marcha el negocio antes de empezar a generar ingresos?

Aquí te conviene ser prudente, subestimar la inversión suele ser un error muy muy frecuente a la hora de emprender.

En primer lugar, identifica todos los gastos necesarios para arrancar. Dependiendo del tipo de negocio, la inversión puede incluir la constitución de la empresa, licencias, permisos, reformas, compra de maquinaria, equipos, desarrollo web y mil cosas más.

Cada partida debe estar detallada y presupuestada. Cuanto más preciso sea el cálculo, más realista será el plan.

No basta con cubrir los gastos de arranque. También debes prever el capital circulante, es decir, el dinero necesario para operar durante los primeros meses hasta que el negocio genere ingresos suficientes. Por ejemplo el alquiler, las nóminas, suministros, pagos a proveedores…

Además, siempre aparecen imprevistos y conviene que añadas un margen adicional del 10% al 20% sobre la inversión calculada. Esto puede ser la diferencia entre ajustar el presupuesto o quedarte sin recursos a mitad de camino.

Con la cifra ya calculada, tendrás que pensar cómo vas a financiar esa inversión. ¿Aportarás fondos propios? ¿Necesitarás un préstamo bancario? ¿Contará con inversores o subvenciones?

5. Estima los costes fijos y variables

Ya sabes cuánto vas a necesitar para arrancar. Ahora toca hacerte otra pregunta incómoda: ¿cuánto me va a costar mantener el negocio abierto cada mes?

Aquí es donde muchos planes empiezan a hacer aguas. No todos los gastos funcionan igual, por eso es fundamental diferenciar entre costes fijos y costes variables.

• Costes fijos. Lo que tendrás que pagar sí o sí, vendas mucho o poco. El alquiler del local, nóminas y la Seguridad Social, cuota de autónomos, seguros, asesoría y demás. Son la base de tu estructura. Estos costes determinan el umbral mínimo de ingresos que necesitas alcanzar cada mes para cubrir gastos.
• Costes variables. Cambian según el nivel de actividad. Materias primas, mercancía, comisiones por venta, transporte etc. Si vendes más, aumentan. Si vendes menos, se reducen. Influyen directamente en tu margen.

Cuando ya los tengas, podrás calcular el margen bruto:

Ingresos – Costes variables

Ese margen es el dinero que te queda para cubrir los costes fijos y, si todo va bien, generar beneficio.

6. Haz una previsión de ingresos

Llegamos a uno de los momentos más sensibles del plan de viabilidad, estimar cuánto vas a vender. Una buena previsión de ingresos debe ser realista, prudente y fundamentada. Es mejor quedarse corto que inflar cifras que luego no se cumplirán.

Para eso, apóyate en datos objetivos. Analiza el tamaño del mercado, tu capacidad productiva real, el número de clientes potenciales, el precio medio de venta, los datos del sector y, si es posible, referencias de la competencia.

Después debes decidir cómo vas a calcular esos ingresos. Puedes hacerlo por unidades vendidas multiplicadas por el precio medio, por número de clientes captados y frecuencia de compra o, por suscripciones si tu modelo lo permite.

💡 Te recomiendo que trabajes con varios escenarios. Uno conservador, donde las ventas son más bajas de lo esperado. Uno realista, que sería tu previsión más probable. Y otro optimista, en el que las cosas van mejor de lo previsto.

7. Calcula el punto de equilibrio

El punto de equilibrio es ese momento en el que tu negocio deja de estar en números rojos, pero todavía no está ganando dinero. Es el umbral exacto en el que cubres todos tus costes.

Dentro del plan de viabilidad, este es uno de los indicadores más importantes. Porque aquí la idea se enfrenta a su primera prueba seria. La fórmula es sencilla:

Punto de equilibrio = Costes fijos/ Margen de contribución

El margen de contribución es aquello que te queda de cada venta después de restar los costes variables. y se calcula así:

Precio de venta – Coste variables por unidad

Si el punto de equilibrio exige vender más de lo que el mercado puede absorber, quizá el problema no esté en el mercado, sino en tu planteamiento.

8. Elabora previsiones financieras

Hasta ahora has estado trabajando con estimaciones, ahora toca dar un paso más y convertir todo eso en documentos financieros estructurados. Este es el momento en el que realmente se ve si el negocio se sostiene o no.

Las previsiones financieras te ayudarán a anticipar resultados, detectar tensiones antes de que aparezcan y tomar decisiones con margen de reacción. Para conseguirlo tienes que hacer tres documentos:

• Cuenta de resultados previsional. En ella debes reflejar los ingresos estimados, los costes variables, los costes fijos, el resultado antes de impuestos y el beneficio neto esperado. Te recomiendo que la proyectes con al menos 12 meses, y si es posible, extenderla a dos o tres años.
• Plan de tesorería. Este documento recoge los cobros previstos, los pagos previstos, las fechas de entrada y salida de dinero y el saldo mensual acumulado.
• Balance previsional. Debe reflejar los activos (lo que tiene la empresa), los pasivos (lo que debe) y el patrimonio neto (lo que realmente es suyo). Este análisis te ayuda a evaluar la estructura financiera y el nivel de endeudamiento desde el principio.

Con estos tres documentos elaborados, podrás identificar tus necesidades de financiación. Si necesitas dinero externo, cuándo lo necesitarás, cuánto será necesario y en cuánto tiempo podrías devolverlo.

9. Analiza la rentabilidad

Después de hacer números, estimar ingresos, calcular costes y proyectar escenarios, llega la pregunta del millón: ¿merece la pena este negocio? 🤔

Analizar la rentabilidad no consiste solo en ver si hay beneficio, sino en medir si ese beneficio es suficiente. Tendrás que observar bien los distintos niveles de resultados (beneficio bruto, beneficio operativo y beneficio neto) y después, fijarte en los márgenes (margen bruto y variable).

Otro indicador fundamental es el retorno de la inversión, el ROI:

ROI = (Beneficio neto/ Inversión inicial) x 100

Este cálculo te permite saber cuánto ganas en proporción a lo que has invertido. Si el retorno es bajo en relación con el riesgo asumido, puede que el proyecto necesite ajustes.

También conviene estimar el plazo de recuperación de la inversión y revisar cómo cambia la rentabilidad en distintos escenarios.

10. Valora los riesgos y escenarios alternativos

Por fin llegas al último paso del plan. La vida en general sigue la Ley de Murphy, por lo que te sugiero valorar qué puede salir mal.

Empieza identificando los principales riesgos. Detectar los posibles escenarios negativos te permite anticiparte en lugar de reaccionar tarde.

Conviene diferenciar entre riesgos internos y externos. Los internos pueden estar relacionados con la falta de experiencia, problemas de gestión, dependencia excesiva de una sola persona o una planificación financiera débil. Los externos, en cambio, incluyen cambios regulatorios, crisis económicas, transformaciones en los hábitos de consumo o depender en exceso de un único cliente o proveedor.

¿Qué no hacer en un plan de viabilidad para tu empresa?

Como puedes comprobar, un plan de viabilidad puede ser una buena herramienta a la hora de poner en marcha tu idea, pero su éxito dependerá de cómo lo hagas. Estos son los errores más habituales a la hora de realizar un plan de viabilidad:

• Sobreestimar los ingresos. Es el clásico. Calcular ventas demasiado altas desde el primer mes hace que el plan parezca rentable cuando en realidad no lo es. Lo recomendable es trabajar con previsiones prudentes y construir distintos escenarios.
• Subestimar los costes. A veces se olvidan gastos pequeños que, sumados, tienen un gran peso. Por ejemplo las comisiones bancarias, mantenimiento, seguros, suscripciones, asesoría, etc. Un plan de viabilidad debe incluir todos los costes, incluso los menos evidentes.
• No incluir capital circulante. Muchos emprendedores calculan la inversión inicial per olvidan el dinero necesario para sobrevivir los primeros meses.
• No diferenciar entre rentabilidad y liquidez. Un proyecto puede ser rentable pero no tener caja suficiente para pagar nóminas o proveedores. Por eso, es fundamental, elaborar un plan de tesorería, no solo una cuenta de resultados.
• No analizar distintos escenarios. Si solo trabajar con el escenario “ideal”, tu plan será frágil. Es imprescindible qué ocurre si las ventas bajan o los costes suben.
• No revisar el plan una vez iniciado el negocio. El plan de viabilidad no termina cuando arrancas la empresa. Debe servir como referencia para comprar previsiones con resultados reales y corregir desviaciones.

Aunque, el mayor error que puedes cometer es no tomarte en serio el plan de viabilidad. Un buen análisis previo no va a garantizar el éxito, pero si que te ayudará muchísimo a alcanzarlo.

Ejemplo de un plan de viabilidad

Para que entiendas del todo cómo hacer un plan de viabilidad para una empresa, voy a dejarte un ejemplo ficticio muy sencillo. Partimos de que Laura quiere abrir una cafetería de especialidad en una zona céntrica.

1. Idea de negocio. Laura quiere abrir una cafetería enfocada a café de especialidad y desayunos saludables, dirigida a trabajadores de oficina y estudiantes de la zona. Su propuesta de valor es el café de alta calidad, productos artesanales, ambiente moderno y acogedor y servicio rápido para clientes con poco tiempo.
2. Análisis de mercado. Zona con alta densidad de oficinas. Su competencia son tres cafeterías tradicionales y lo que las diferencia de ellas es la especialización en café premium y productos saludables. El ticket medio estimado son 6 €.
3. Inversión inicial. Reforma del local (18.000 €), maquinaria (12.000 €), Mobiliario (8.000 €), licencias y constitución (2.000 €), stock inicial (3.000 €), marketing inicial (2.000 €). En total la inversión estimada son unos 45.000 €.
4. Costes mensuales estimados. Como sabes los dividimos en dos:
   • Costes fijos. Alquiler (1.500 €), nómina empleado (1.300 €), Seguridad Social (400 €), suministros (300 €) y asesoría (200 €). En total unos 3.700 €.
   • Costes variables. Materias primas (un 35 % de ventas).
5. Previsión de ingresos. Laura estima vender 80 tickets diarios, con un ticket medio de 6 € con 26 días de apertura al mes. Lo que da como resultado son unos ingresos mensuales estimados de 12.480 €.
6. Margen y punto de equilibrio. El coste variable estimado es un 35 % de la previsión de ingresos, es decir, 4.368 €. El margen bruto son unos 8.112 €. El beneficio antes de impuestos de 4.412 €. Por lo que el punto de equilibrio serían (3.700 € / (6 € – 2,10 € de coste variable)= 1.050 tickets mensuales) unos 40 tickets diarios.
7. Rentabilidad. La inversión inicial es de 45.000 € y el beneficio mensual de 4.412 €. El plazo estimado de recuperación de la inversión es de unos 10 u 11 meses.
8. Análisis de riesgos. Si solo vende 60 tickets diarios, el beneficio se reduce considerablemente. La cafetería de Laura depende mucho de la ubicación. Debe tener en cuenta que existe la posibilidad de que el alquiler suba con el paso del tiempo y que necesitará mantener una calidad constante.

Según este plan, la cafetería sería viable si alcanza el volumen de ventas previsto. El punto de equilibrio es razonable y el plazo de recuperación atractivo. Este ejemplo, demuestra que un plan de viabilidad convierte una idea en números concretos y permite tomar decisiones antes de asumir riesgos económicos reales.

Hacer un plan de viabilidad para una empresa es una forma de definir el camino que debes de seguir para que todo salga a pedir de boca. Te obliga a poner los pies en la tierra y eso, aunque pueda doler un poquito, es lo que evita muchos fracasos.

Si después de leer todo esto, necesitas ayuda para poner en marcha tu negocio, los asesores de Ayuda T Pymes estarán encantados de poder echarte una mano. Ellos se encargarán de todo para que puedas darle forma a tu ilusión 🙌