7 pasos para hacer un plan de viabilidad

A la hora de montar un negocio no vale con tirarse a la piscina sin mirar el agua. Antes de alquilar un local, contratar personal o pedir un préstamo al banco, necesitas una brújula que te muestre si el camino a seguir está claro o es mejor dejarlo.

Esa brújula es el plan de viabilidad 🧭

Este post será una guía para elaborar un plan de viabilidad paso a paso. ¡Comenzamos!

¿Qué es el plan de viabilidad de una empresa?

Un plan de viabilidad es el documento que pone a prueba tu idea de negocio para comprobar si realmente puede funcionar en el mundo real. No se trata solo de soñar con lo que quieres montar, sino de traducirlo en números y en un análisis objetivo.

Responde a preguntas como:

• ¿Hay mercado suficiente?
• ¿Los clientes pagarían por lo que ofreces?
• ¿Cuánto te va a costar arrancar y mantener el negocio?
• ¿Generarás beneficios o acabarás en pérdidas?

Este plan sirve, básicamente, para medir las probabilidades de éxito de tu proyecto antes de invertir tiempo y dinero. Funciona como un filtro, si los cálculos no salen, puedes ajustar la idea, cambiar el enfoque o incluso descartarla a tiempo (mejor ahora que cuando ya no haya vuelta atrás 🙄).

Además, el plan de viabilidad no solo es útil para ti como emprendedor. También es la carta de presentación perfecta ante bancos, inversores o socios potenciales, porque demuestra que tu idea no es un capricho, sino un proyecto con bases sólidas y con capacidad de generar beneficios.

Sabiendo lo útil que es el plan de viabilidad, antes de lanzarte a montar tu negocio, aprende cómo realizar un plan de viabilidad y comienza con buen pie 😉

¿Cómo hacer un plan de viabilidad de un negocio?

Hacer un plan de viabilidad no significa complicarse la vida con tecnicismos, sino seguir una estructura clara que te permita analizar todos los aspectos clave de tu negocio.

Piensa en este documento como una radiografía completa de tu proyecto, dese el mercado al que te diriges hasta los números que sostendrán la actividad, pasando por la estrategia que seguirás para atraer clientes.

Para organizar cómo hacer un plan de viabilidad de una empresa lo mejor es enseñarte las partes fundamentales que debe incluir y cómo desarrollarlas paso a paso.

Partes de un plan de viabilidad

Un buen plan de viabilidad debe estar bien estructurado y cubrir todas las áreas clave de tu negocio. Estos son los pasos que debes de seguir para hacer el tuyo:

1. Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es la carta de presentación de tu plan de viabilidad. Aunque se redacta al final (cuando ya tienes todo el análisis hecho), se coloca al principio del documento porque ofrece una visión rápida y directa de tu proyecto.

La idea es que cualquier persona que lo lea entienda en pocas páginas qué negocio quieres montar, cómo piensas hacerlo y si realmente tiene posibilidades de funcionar.

¿Qué debe incluir un buen resumen ejecutivo?

• La idea de negocio: describe de forma clara qué producto o servicio vas a ofrecer y qué necesidad cubre.
• El público objetivo: a quién te diriges y por qué crees que hay mercado suficiente.
• Ventaja competitiva: qué te diferencia de la competencia (precio, calidad, innovación, ubicación, experiencia, etc.).
• Inversión necesaria: cuánto dinero hace falta para poner en marcha el proyecto.
• Proyecciones básicas: una pincelada de los números más relevantes, como ventas esperadas, gastos principales y previsión de beneficios.
• Conclusión sobre la viabilidad: un pequeño adelanto de si el proyecto es rentable según tu análisis.

2. Descripción del proyecto

En este apartado toca bajar tu idea a tierra y explicar con detalle en qué consiste tu negocio. Piensa que quien lo lea debe entender perfectamente qué vas a ofrecer, por qué tiene sentido en el mercado y cómo encaja dentro de tu visión empresarial.

La descripción del proyecto suele ser más extensa que el resumen ejecutivo, porque aquí ya entras en materia. Lo ideal es que respondas, de forma ordenada y clara, a estas cuestiones:

• Qué ofreces exactamente: define tu producto o servicio con claridad, destacando sus características principales.
• Qué problema resuelve o necesidad cubre: todo negocio surge porque hay un cliente con una necesidad insatisfecha. Aquí debes dejar claro cuál es.
• Público objetivo: perfila a tu cliente ideal (edad, ubicación, hábitos de consumo, poder adquisitivo, intereses). Cuanto más concreto seas, mejor.
• Propuesta de valor: ¿por qué te van a elegir a ti y no a otro? Puede ser el precio, la calidad, la cercanía, la experiencia de compra o un servicio extra.
• Modelo de negocio: explica cómo vas a ganar dinero (venta directa, suscripción, franquicia, servicio a medida, etc.).
• Objetivos iniciales: qué quieres conseguir en el corto y medio plazo (ejemplo: alcanzar X clientes en un año, abrir un segundo punto de venta, recuperar la inversión en dos años…).

Este apartado es clave porque define la esencia de tu empresa. Es la base sobre la que se apoyarán el análisis de mercado, la estrategia y las proyecciones financieras.

3. Análisis de mercado y competencia

Este es uno de los apartados más importantes del plan de viabilidad, porque de nada sirve tener un producto excelente si no existe un mercado que lo demande o si la competencia ya tiene copado el terreno. Aquí es donde debes demostrar que conoces el sector en el que te vas a mover y que has hecho los deberes antes de lanzarte.

El análisis de mercado y competencia debe incluir varios puntos clave:

• Situación del sector: describe cómo está el mercado en el que vas a operar. ¿Es un sector en crecimiento, estable o en declive? ¿Qué tendencias están marcando el futuro (digitalización, sostenibilidad, cambios de hábitos del consumidor…)?
• Demanda potencial: estima el tamaño del mercado y, dentro de él, la parte que podrías captar. No hace falta que te conviertas en estadístico, pero sí aportar datos o referencias fiables que demuestren que hay clientes interesados en lo que ofreces.
• Perfil del cliente ideal: define claramente a tu target: edad, género, nivel de ingresos, ubicación, intereses y hábitos de consumo. Cuanto más lo concretes, más fácil será diseñar estrategias de marketing efectivas.
• Competencia directa e indirecta: identifica quiénes ofrecen lo mismo (competencia directa) y quiénes cubren la misma necesidad de forma distinta (competencia indirecta). Analiza sus fortalezas y debilidades, precios, canales de venta y estrategias.
• Ventaja competitiva: explica cuál es tu diferencial frente a la competencia. Puede ser el precio, la calidad, un mejor servicio al cliente, una ubicación estratégica, un producto innovador o cualquier factor que te haga destacar.

Este apartado demuestra que no estás entrando a ciegas en el mercado, sino que conoces el terreno de juego, a tus rivales y las oportunidades que puedes aprovechar.

4. Plan de marketing y estrategia comercial

Vale, ya sabes qué vas a vender, a quién y contra quién competirás. Ahora toca la gran pregunta: ¿cómo vas a conseguir clientes? El plan de marketing y estrategia comercial es el mapa que define de qué manera vas a atraer al público, convencerlo y fidelizarlo para que no se vaya con la competencia.

Aquí deberías incluir:

• Propuesta de valor y posicionamiento: cómo quieres que te perciban los clientes. ¿Quieres ser la opción más barata, la más exclusiva, la más rápida, la más cercana? Tu mensaje debe ser coherente con lo que ofreces.
• Estrategia de precios: no basta con poner un precio “a ojo”. Explica cómo lo has fijado: en función de tus costes, de los precios del mercado y del valor que percibe el cliente.
• Canales de venta: ¿venderás online, en tienda física, por distribución a terceros, con un modelo mixto? Define dónde se encontrará tu producto o servicio.
• Estrategia de comunicación: cómo vas a dar a conocer tu negocio. Aquí entran campañas en redes sociales, publicidad online o tradicional, relaciones públicas, promociones, colaboraciones, etc.
• Plan de captación y fidelización: detalla cómo atraerás a nuevos clientes (descuentos de lanzamiento, campañas locales, publicidad segmentada) y cómo los retendrás (programas de fidelización, atención personalizada, postventa eficaz).
• Calendario y presupuesto de marketing: especifica qué acciones harás y cuánto dinero destinarás a cada una. Esto demuestra que no improvisas, sino que tienes un plan con prioridades claras.

5. Plan de operaciones y recursos

Ahora que sabes qué vas a vender y cómo atraer a tus clientes, es momento de planificar cómo funcionará tu negocio día a día. El plan de operaciones y recursos describe todo lo que necesitas para que la empresa funcione, desde el equipo humano hasta las instalaciones, tecnología y proveedores.

Estos son los elementos clave que no pueden faltar:

• Recursos humanos: cuántas personas necesitas, qué funciones tendrá cada una y si vas a contratar personal externo o trabajarás con autónomos. Incluye perfiles, responsabilidades y, si puedes, costes aproximados de nómina.
• Instalaciones y equipamiento: describe el local, oficina o taller que usarás, y los equipos o herramientas necesarias para operar. Piensa en mobiliario, maquinaria, vehículos, software o tecnología específica.
• Proveedores y logística: quién suministrará tus materias primas o productos, tiempos de entrega, condiciones de pago y alternativas si surge algún problema.
• Procesos operativos: explica cómo se desarrollarán las actividades clave del negocio. Por ejemplo, producción, almacenamiento, atención al cliente o entrega de servicios. Cuanto más claros estén los pasos, más fácil será mantener la eficiencia y calidad.
• Normativa y licencias: indica si necesitas permisos, licencias, seguros o cumplir con requisitos legales específicos para tu actividad.

El objetivo de este apartado es demostrar que tu negocio es ejecutable y sostenible. No basta con tener una buena idea y clientes potenciales: hay que mostrar que tienes todo lo necesario para operar sin problemas y que has previsto los recursos y procesos que mantendrán el negocio funcionando de manera eficiente.

6. Plan financiero

El plan financiero es, sin duda, el corazón del plan de viabilidad. Aquí es donde se traducen todas las ideas y estrategias en números concretos para responder a la gran pregunta: ¿mi negocio será rentable?

Un buen plan financiero debe incluir los siguientes elementos:

• Inversión inicial: cuánto dinero necesitas para poner en marcha el negocio, incluyendo local, maquinaria, mobiliario, stock, marketing y cualquier otro gasto inicial.
• Previsión de ingresos: estima las ventas que esperas generar en un periodo determinado (normalmente 1 a 3 años). Conviene ser realista y basarte en datos de mercado y estudios de demanda.
• Previsión de gastos: detalla todos los costes fijos y variables de tu negocio, como alquiler, suministros, sueldos, impuestos, materia prima, transporte o publicidad.
• Cuenta de resultados previsional: combina ingresos y gastos para ver si tu negocio generará beneficios y en qué momento. Este cálculo te ayuda a identificar el punto de equilibrio, es decir, el momento en que tus ingresos cubren todos los costes.
• Flujo de caja (cash flow): planifica la entrada y salida de dinero mes a mes. Esto es crucial para evitar problemas de liquidez que pueden hacer peligrar incluso un negocio rentable en papel.
• Financiación y retorno de la inversión: si necesitas financiación externa, detalla cómo la conseguirás y en cuánto tiempo esperas recuperar la inversión inicial.

Este apartado es fundamental no solo para conocer la viabilidad económica de tu proyecto, sino también para convencer a bancos e inversores de que tu idea tiene números sólidos detrás. Un plan financiero bien hecho transmite seguridad y profesionalidad.

7. Conclusiones y valoración final

El último apartado del plan de viabilidad es donde se cierra todo el análisis y se responde a la pregunta clave: “¿vale la pena poner en marcha este negocio?”. Aquí no se introducen datos nuevos, sino que se resumen los hallazgos más importantes de los apartados anteriores y se da una visión clara y objetiva de la viabilidad del proyecto.

Algunos puntos clave que debe incluir:

• Resumen de los hallazgos principales: sintetiza la información más relevante del análisis de mercado, competencia, operaciones y finanzas. Por ejemplo, si la demanda es suficiente, si los costes son manejables o si los ingresos previstos son realistas.
• Fortalezas y debilidades: identifica los puntos fuertes de tu proyecto y los riesgos o dificultades que podrías enfrentar. Esto demuestra que conoces bien tu negocio y que tienes un plan para gestionarlos.
• Recomendaciones y decisiones: indica si el proyecto es viable tal y como está, si necesita ajustes o si conviene replantearlo. También puedes sugerir acciones concretas para mejorar la rentabilidad o reducir riesgos.
• Valoración final: un párrafo claro y contundente que deje claro si la idea es factible, sostenible y rentable, y bajo qué condiciones. Este cierre es clave para convencer a inversores, socios o entidades financieras.

Es la sección que da sentido a todo el plan de viabilidad y permite tomar decisiones informadas sobre el futuro del negocio.

¿Cuánto cuesta un plan de viabilidad?

El coste de un plan de viabilidad puede variar mucho, porque depende de la complejidad del proyecto, el nivel de detalle que necesites y quién lo elabore. No es lo mismo un negocio pequeño con pocos recursos que una empresa grande con varios departamentos, inversiones importantes y estudios de mercado exhaustivos.

En general, hay tres opciones:

1. Hacerlo tú mismo: si tienes conocimientos básicos de gestión y finanzas, puedes preparar tu plan usando plantillas o guías paso a paso. Aquí el coste es prácticamente cero, solo tu tiempo y esfuerzo. Esta opción es ideal para emprendedores que quieren un plan rápido y funcional.
2. Contratar un profesional o consultoría: si quieres que el plan sea más completo, fiable y persuasivo para bancos o inversores, un consultor o una asesoría especializada puede elaborarlo. El precio suele oscilar entre 500 y 2.000 euros, dependiendo de la extensión y la complejidad del proyecto.
3. Plan muy completo con estudios de mercado externos: para proyectos grandes o que requieren datos muy precisos sobre el sector y la competencia, se pueden contratar servicios adicionales de investigación de mercado, lo que puede elevar el coste hasta 3.000-5.000 euros o más.

Lo importante es tener claro que no se trata de un gasto, sino de una inversión. Un plan de viabilidad bien hecho te ayuda a evitar errores costosos, a ajustar tu estrategia y a aumentar las probabilidades de éxito de tu negocio desde el primer día.

Ejemplos de un plan de viabilidad

Para que veas un ejemplo práctico de cómo hacer un plan de viabilidad te voy a dejar este de un negocio ficticio:

1. Resumen ejecutivo

“Sabor y Aroma” será una cafetería artesanal ubicada en el centro de una ciudad mediana, especializada en café de origen y repostería casera. El objetivo es ofrecer un espacio acogedor y un producto de alta calidad que atraiga tanto a clientes habituales como a turistas.

Se estima una inversión inicial de 25.000 € y se prevé alcanzar el punto de equilibrio en el primer año, con ingresos anuales aproximados de 80.000 € y un margen de beneficio del 15%. El proyecto es viable gracias a la creciente demanda de cafés de especialidad y la baja competencia directa en la zona.

2. Descripción del proyecto

• Producto/servicio: Café de origen, repostería artesanal, desayunos y brunch.
• Necesidad que cubre: Ofrecer productos de calidad superior y un espacio agradable para socializar o trabajar, algo que actualmente escasea en la zona.
• Público objetivo: Jóvenes profesionales y turistas entre 20 y 45 años, con poder adquisitivo medio-alto.
• Propuesta de valor: Café de alta calidad, ambiente acogedor y atención personalizada.
• Modelo de negocio: Venta directa en local y pedidos para llevar.
• Objetivos iniciales: Alcanzar 50 clientes diarios promedio y recuperar la inversión en menos de 18 meses.

3. Análisis de mercado y competencia

• Situación del sector: El mercado de cafeterías artesanales está en crecimiento, con una demanda creciente de productos diferenciados.
• Demanda potencial: Aproximadamente 500 personas al día en la zona podrían ser clientes potenciales.
• Competencia directa: Dos cafeterías cercanas, con productos de calidad media y sin repostería casera.
• Ventaja competitiva: Café de especialidad, repostería casera, local con diseño atractivo y ubicación céntrica.

4. Plan de marketing y estrategia comercial

• Posicionamiento: Cafetería premium, acogedora y artesanal.
• Precios: Café desde 2 €, brunch desde 8 €, ajustados a la calidad y al mercado.
• Canales de venta: Venta en local, pedidos por teléfono y redes sociales.
• Estrategia de comunicación: Campañas en redes sociales, colaboraciones con influencers locales, promociones de apertura.
• Fidelización: Tarjeta de puntos para clientes habituales y ofertas especiales en eventos.
• Calendario y presupuesto: 2.500 € en marketing el primer año, repartidos en campañas mensuales y eventos de promoción.

5. Plan de operaciones y recursos

• Recursos humanos: 1 gerente, 2 baristas y 1 repostero, con posibilidad de ampliar personal según demanda.
• Instalaciones y equipamiento: Local de 80 m², maquinaria de café profesional, horno, mobiliario y sistema de caja.
• Proveedores: Café de origen importado, productos de repostería locales, insumos de panadería.
• Procesos operativos: Preparación diaria de café y repostería, gestión de pedidos y atención al cliente.
• Normativa y licencias: Licencia de apertura, registro sanitario y seguro de responsabilidad civil.

6. Plan financiero

• Inversión inicial: 25.000 € (local: 10.000 €, equipamiento: 10.000 €, marketing y otros: 5.000 €).
• Previsión de ingresos: 80.000 € anuales, basados en un ticket promedio de 6 € y 50 clientes diarios.
• Previsión de gastos: 68.000 € anuales (alquiler: 12.000 €, nómina: 36.000 €, suministros: 12.000 €, marketing: 2.500 €, otros: 5.500 €).
• Cuenta de resultados previsional: Beneficio neto estimado de 12.000 € el primer año.
• Flujo de caja: Se espera flujo positivo a partir del tercer trimestre, suficiente para cubrir operaciones y reinversión.
• Financiación: 15.000 € propios y 10.000 € préstamo bancario a 3 años.

7. Conclusiones y valoración final

El proyecto “Sabor y Aroma” es viable y rentable, con un mercado potencial suficiente y una ventaja competitiva clara. La inversión inicial es moderada y el flujo de caja proyectado garantiza la sostenibilidad del negocio. Se recomienda iniciar el proyecto siguiendo este plan y monitorear los resultados trimestralmente para ajustar estrategias de marketing y operaciones según la demanda real.

No importa si tu proyecto es grande o pequeño, hacer un plan de viabilidad puede marcar la diferencia entre un negocio que prospera y uno que naufraga.

Si te surgen más dudas, acude a asesores profesionales como los de Ayuda T Pymes. Ellos mejor que nadie pueden acompañarte desde antes de dar el primer paso en el mundo del emprendimiento 🙌