¿Cómo abrir un negocio de máquinas expendedoras? | Requisitos

Si lo que estás buscando es un negocio que trabaje por ti, el de las máquinas expendedoras es una de las opciones más interesantes.

A menudo se piensa en él como en algo del pasado, pero el vending ha evolucionado y hoy en día es un sector en pleno auge, con una demanda constante de productos.

En esta guía te voy a enseñar a dar los primeros pasos para que montar tu negocio de máquinas expendedoras sea todo un éxito 🙌

¿Es rentable el negocio de máquinas expendedoras en España?

Si te lo montas bien, el negocio de las máquinas expendedoras es muy rentable. La clave está en la demanda, los márgenes y la escalabilidad.

A pesar de lo que se pueda pensar, el mercado del vending en España es uno de los más maduros de Europa, de hecho somos líderes continentales teniendo una máquina por cada 80 habitantes.

La sociedad actual demanda inmediatez y accesibilidad, ya sea por la vuelta a la oficina, por el aumento del turismo o por la simple necesidad de una bebida o un snack a cualquier hora.

El secreto de la rentabilidad de este negocio son los altos márgenes sobre el producto. En productos como bebidas frías o snacks, el margen de beneficio oscila entre el 30% y el 60%. Con una buena ubicación, las ventas pueden ser tan altas que el beneficio mensual por máquina puede oscilar entre 200 € y 700 €.

A diferencia de otros negocios, este tiene unos costes fijos mínimos. Los principales gastos son la reposición del stock, el mantenimiento de las máquinas y el consumo eléctrico. Esto hace que el punto de equilibrio sea mucho más fácil de alcanzar.

Una vez que has recuperado la inversión de la primera máquina, el modelo te permite reinvertir los beneficios para adquirir una segunda, una tercera y así. Con cada nueva máquina, tus ingresos pasivos se multiplican.

¿Cuánto cuesta montar un negocio de vending?

El coste de montar un negocio de máquinas expendedoras es muy flexible y se adapta casi a cualquier bolsillo. Para que lo veas más claro te voy a hacer un presupuesto aproximado 😉

Primero te dejo la inversión inicial: son los gastos que harás una sola vez para poner el negocio en marcha. La mayor parte del presupuesto irá a parar aquí.

• Compra de la máquina: Es el coste principal.
  • Máquinas usadas: Un modelo de segunda mano en buen estado puede costar entre 500 € y 2.000 €, dependiendo del tipo y la tecnología. Es una excelente opción para empezar con poco riesgo.
  • Máquinas nuevas: El precio de una máquina nueva de bebidas frías o snacks puede oscilar entre 3.000 € y 6.000 €. Las de café o las especializadas (comida caliente, productos de parafarmacia) pueden superar los 8.000 €.
• Stock inicial de productos: Necesitas un surtido de productos para rellenar la máquina. Este coste varía mucho según el tipo de producto. Calcula entre 200 € y 500 € para una máquina de snacks y bebidas.
• Trámites legales: El alta de autónomo, la gestoría y los primeros pagos a la Seguridad Social. Un presupuesto inicial de 100 € – 300 € es realista.
• Sistema de pago: Las máquinas ya suelen incluir un monedero, pero si quieres instalar un lector de billetes o un sistema de pago con tarjeta, la inversión extra puede ir de 150 € a 400 €.

Por otro lado están los costes operativos, los gastos recurrentes que tendrás que afrontar cada mes para que el negocio funcione.

• Alquiler del espacio: La mayoría de los locales comerciales o empresas te cobran un pequeño porcentaje de las ventas (entre el 10% y el 20%) o una tarifa fija muy baja, que suele ir de 50 € a 150 € al mes.
• Suministros: El consumo eléctrico de la máquina no es muy elevado. Calcula entre 20 € y 50 € al mes.
• Mantenimiento y reparaciones: Una partida para el mantenimiento preventivo y las reparaciones que puedan surgir. Unos 30 € – 50 € al mes por máquina es un buen cálculo.
• Reposición de stock: El coste de volver a comprar los productos para rellenar la máquina.

¿Cuánto cobran por poner una máquina expendedora?

Para ti, como dueño de la máquina, el coste de ponerla en un local no es una ganancia, sino un gasto operativo. Es el “alquiler” del espacio que te permitirá acceder a tus clientes. La cantidad que pagues al dueño del local dependerá del acuerdo al que llegues.

Hay dos modelos habituales que puedes negociar:

• Renta variable. Este es el modelo más popular, y el más ventajoso. Le pagas al dueño del local un porcentaje sobre el total de lo que vendas. Este es el porcentaje suele oscilar entre el 10% y el 20% de tus ventas brutas.
• Renta fija mensual. Este es el modelo menos habitual, pero puede ser rentable si la ubicación es excepcional y tienes claro que vas a vender mucho. Pagas una tarifa fija cada mes por el espacio, sin importar cuánto vendas. El coste suele ir de 50 € a 150 € mensuales.

Requisitos para poner máquinas expendedoras España

Aunque este negocio es flexible y con pocos trámites, no estás exento de saber qué permisos necesitas para poner máquinas expendedoras. Para operar de forma legal, debes tener en regla la parte fiscal, administrativa y sanitaria.

👉 Y cuidadito, porque no cumplir con estos requisitos puede llevarte a multas y problemas con Hacienda.

• Forma jurídica. Tendrás que elegir entre autónomo o sociedad y hacer todos los trámites que la opción conlleve.
• Permiso del dueño del local. La licencia principal es la que te concede el dueño del espacio donde vas a poner la máquina. Este permiso suele formalizarse con un contrato de arrendamiento de espacio, donde se especifica el tipo de máquina, la duración del acuerdo y la forma de pago.
• Permiso de vía pública. Si tu intención es colocar la máquina en la vía pública, necesitarás una licencia municipal específica de tu Ayuntamiento. La normativa varía de un municipio a otro, por lo que es vital que te informes primero en tu localidad.
• Reglamento Sanitario. Las máquinas expendedoras de alimentos están reguladas por el Real Decreto 1326/2007 y el Reglamento (CE) nº 852/2004 relativo a la higiene de los productos alimenticios. Debes garantizar la limpieza, el mantenimiento de la temperatura, la fecha de caducidad de los productos y la trazabilidad de los alimentos.

Si te preguntabas qué permisos necesitas para poner máquinas expendedoras, ya has visto que no son muchos 🙄

¿Cómo montar un negocio de máquinas expendedoras?

El negocio de las máquinas expendedoras es uno de los pocos que te permite empezar con una inversión pequeña y crecer hasta donde tu quieras. No es un negocio que se gestione solo, pero con una buena planificación, la operativa diaria es mucho más sencilla de lo que parece.

Ya has visto lo que necesitas para empezar y ahora toca ponerse en marcha. Te voy a desglosar cada paso del proceso para que no haya pérdida 😜

Paso 1. Elabora un plan de negocio

Un plan de negocio es tu hoja de ruta. No es solo un documento para pedir financiación; es la herramienta que te obligará a pensar en cada detalle, a anticipar problemas y a validar si tu proyecto es realmente viable.

Esto es lo que debe contener el tuyo:

• Resumen ejecutivo. Es la parte más importante. Debe resumir todo el plan, incluyendo tu visión, misión, el modelo de negocio, la propuesta de valor y tus proyecciones financieras clave. La idea es que un inversor o un banco entienda el potencial de tu negocio al leerlo.
• Análisis de mercado. Demuestra que conoces el sector. Investiga el entorno, tu competencia y tu cliente ideal.
• Plan de marketing y ventas. Define cómo vas a atraer a tus clientes y cómo vas a conseguir las mejoras ubicaciones. Establece precios competitivos en función de los costes del producto, la ubicación y lo que haga la competencia.
• Organización y gestión. Explica cómo va a funcionar el negocio en el día a día, cuál va a ser tu estructura legal, cómo vas a levar el control del inventario y con qué frecuencia repondrás las máquinas o gestionar las incidencias y averías.

💡 Elaborar este plan te dará más calidad y la confianza necesarias para tomar decisiones informadas.

Paso 2. Haz el plan de financiación

Incluso si empiezas con una sola máquina, necesitas saber de dónde saldrá el dinero para la inversión y cómo lo vas a gestionar. Un plan de financiación es tu mapa para asegurar la viabilidad económica del proyecto.

Estos serían los pasos para crear un plan de financiación sólido para tu negocio de vending:

• Cuantifica la inversión necesaria. Antes de buscar financiación, debes saber exactamente cuánto necesitas. Haz un listado exhaustivo de todos tus gastos, dividiéndolos en dos categorías principales:
  • Coste de inversión inicial.
  • Costes operativos iniciales.
• Identifica tus fuentes de financiación. Una vez que sabes cuánto dinero necesitas, es hora de buscarlo. Combina las fuentes de financiación (recursos propios, financiación bancaria o de proveedores, préstamos…) para asegurar la mayor parte del capital con las mejores condiciones.
• Elabora una previsión de ingresos y gastos. Este documento es la clave para la viabilidad de tu negocio. Incluye lo siguiente:
  • Previsión de ingresos. Proyecta tus ingresos mensuales basándote en una estimación de ventas por día y por máquina.
  • Previsión de gastos. Detalla todos tus gastos fijos y variables.
  • Punto de equilibrio. Calcula en qué momento tus ingresos superarán a tus gastos. Esto te dará la tranquilidad de saber cuándo tu negocio empezará a ser rentable.

Con un plan de financiación bien elaborado, tendrás la tranquilidad de saber que tu negocio tiene la estabilidad económica necesaria para arrancar y crecer 🤔

Paso 3. Elige la mejor ubicación

La ubicación es clave para un negocio como el tuyo. Puedes invertir en mil cosas, surtirla con los mejores productos, pero si la colocas en el lugar adecuado, difícilmente obtendrás beneficios. En cambios, una máquina bien situada puede convertirse en un ingreso pasivo constante, casi sin que te des cuenta.

Lo primero que tienes que tener claro es que una buena ubicación se define por tres factores: flujo de personas, necesidad inmediata y baja competencia. Cuánto más tráfico, más posibilidades de que alguien se pare frente a tu máquina. Y si encima, ofreces justo lo que esa persona necesita en ese momento, la ventas llegan solas.

Por eso, algunos de los sitios más rentables suelen ser universidades, oficinas, hospitales, estaciones o gimnasios. Lugares donde la gente pasa tiempo, necesita algo rápido y no siempre tiene alternativas cercanas.

👉 No improvises, haz un pequeño estudio previo. Una máquina colocada en un lugar muy expuesto a vandalismo, por ejemplo, puede darte más dolores de cabeza que beneficios.

Otro punto clave es la negociación con el propietario del espacio. Aquí lo importante es encontrar un equilibrio que te permita obtener beneficios sin que la mayor parte de tus ingresos se vaya en el acuerdo.

Y ojo con los errores más comunes: poner una máquina en sitios con poca afluencia, confiarse y no revisar el movimiento real de la zona, o elegir espacios que cierran muchas horas al día, lo que limita el acceso a los clientes. Son fallos que pueden hundir tu inversión.

Paso 4. Licencias y permisos

Después de elegir la ubicación para las máquinas, toca enfrentarse a una parte menos emocionante pero super necesaria: la burocracia.

Lo primero es estar dado de alta como autónomo o constituir una sociedad, porque solo así podrás facturar, cotizar y declarar los ingresos que generen tus máquinas. Este es el paso básico que convierte tu negocio en realidad.

A partir de ahí, entran en juego las autorizaciones municipales. En la mayoría de ayuntamientos se exige una licencia de instalación o comunicación de actividad cuando colocas una máquina expendedora en un espacio público o abierto al público.

Además, si tus máquinas expenden productos alimenticios o bebidas, deberás inscribirte en el Registro Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos (RGSEAA) y cumplir con las normas de higiene y seguridad alimentaria.

En algunos casos también necesitarás un permiso del propietario del espacio o incluso un contrato formal de cesión del lugar donde va a estar instalada la máquina.

Y no olvides la parte fiscal: cada máquina expendedora debe estar identificada y declarada ante Hacienda, ya que tributarás por los ingresos que genere.

Paso 5. Instalación de la maquinaria

Una vez tienes la ubicación perfecta y los permisos en regla, llega el momento de instalar tus máquinas expendedoras. Aunque te pueda parecer simple, la instalación requiere planificación para garantizar que las máquinas funcionen, estén seguras y resulten atractivas para los clientes.

Antes de llevar la máquina, revisa que el lugar cumpla con las condiciones mínimas:

• Conexión eléctrica adecuada. La mayoría de máquinas necesitan un enchufe estándar, pero conviene asegurarse de que la instalación soporta el consumo.
• Suelo nivelado y firme. Las máquinas son pesadas; colocarlas en un suelo inestable puede afectar a su funcionamiento y seguridad.
• Acceso cómodo. Piensa tanto en el cliente (que debe poder acercarse fácilmente) como en ti, para poder reponer el producto y hacer mantenimiento.

Primero, haz una prueba eléctrica y de funcionamiento asegurándote de que todos los sistemas responden. Organiza el stock de manera ordenada y piensa en la rotación de los productos para que se consuman primeros los de fecha de caducidad más corta.

Y por último, programa la máquina con los precios correctos y verifica que acepta los métodos de pagos previstos.

Paso 6. Marketing de lanzamiento

Aunque a primera vista pueda parecer que un negocio de máquinas expendedoras se vende solo, la realidad es que una buena estrategia de marketing puede multiplicar las ventas y ayudarte a destacar frente a la competencia.

La primera clave es lo que ofreces. No todas las máquinas tienen que vender snacks y refrescos. Piensa en alternativas que se ajusten al lugar donde coloques la máquina. Elige un surtido original y adaptado a cada público es la mejor forma de fidelizar clientes.

La máquina en sí misma es tu “escaparate”. Una máquina limpia, bien iluminada y con un diseño atractivo llama mucho más la atención. Puedes usar vinilos personalizados que refuercen la marca o la temática del lugar.

Aunque se trate de máquinas, también puedes aplicar técnicas de fidelización como descuentos de 2×1, promociones estacionales o tarjetas de cliente o apps de puntos.

¡Y ya podrías decir que tienes listo tu negocio de máquinas expendedoras! 🥳

Normativa para máquinas expendedoras de vending

Por último te dejo toda la normativa a la que debes prestar atención si vas a montar este negocio de vending y evitar sustos legales.

Esta sería toda la normativa:

• Reglamento (CE) 852/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo sobre higiene de los productos alimenticios. Es la base para el control de alimentos en toda la UE.
• Real Decreto 3484/2000 que establece normas de higiene para la elaboración, distribución y comercio de comidas preparadas, aplicable también a vending.
• Registro Sanitario (RGSEAA), obligatorio si tus máquinas venden alimentos o bebidas, conforme al Real Decreto 191/2011 sobre el Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos.
• Ley 17/2011, de Seguridad Alimentaria y Nutrición que regula la información y control de los alimentos.
• Reglamento (UE) 1169/2011 sobre la información alimentaria facilitada al consumidor (etiquetado, alérgenos, fechas de caducidad).
• Ordenanzas municipales de actividad y ocupación de la vía pública. Cada ayuntamiento puede exigir licencia o comunicación previa para colocar máquinas en espacios abiertos al público.

Montar un negocio de máquinas expendedoras puede ser una oportunidad muy rentable si lo haces con cabeza. Como has visto, no se trata solo de poner una máquina y esperar que venda sola, sino de planificar cada paso y tener claros los aspectos legales y fiscales.

Y aquí es donde contar con apoyo especializado marca la diferencia. El equipo de Ayuda T Pymes llevan años asesorando a emprendedores y pueden ayudarte a dar de alta tu actividad, cumplir con la normativa sanitaria y fiscal, y asegurarte de que tus máquinas expendedoras empiecen a generar ingresos sin riesgos ni sanciones 🙌