Entre las obligaciones legales de las sociedades y asociaciones se encuentra hacer cada año el libro de actas.
Se te puede hacer un poco complicado si no tienes la información adecuada, por eso mi misión como super héroe es ayudarte.
¡Gestron al rescate! 🦸
Qué es el libro de actas de una sociedad o asociación
El libro de actas de asociaciones y sociedades es un libro contable en el que se incluye toda la información de las juntas o reuniones que haya entre los socios durante el ejercicio.
Es obligatorio recoger la información en este libro y presentarlo, anualmente, en el Registro Mercantil, siempre que se haya legalizado el libro de actas previamente.
Formato del libro de actas
Desde siempre, el libro de actas de una empresa se presentaba de forma física y se legalizaba de esta forma en el Registro Mercantil que correspondía según la provincia en que se encuentre el domicilio fiscal de la empresa. Para ello, se seguían los siguientes pasos:
- Presentar físicamente el libro de actas en el Registro Mercantil antes de rellenar las hojas del libro de actas.
- Presentar el libro de actas cumplimentado en el Registro Mercantil. Para ello, había un plazo de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social.
Sin embargo, ahora se presenta el libro de actas digital. Esto cambió a raíz de la Ley 14/2013 que estableció la obligatoriedad de presentar el libro de actas en formato digital, mejorando la agilidad y rapidez del trámite.
Estructura del libro de actas
Los libros de actas deben tener un contenido y estructura concretos, dividiéndose en tres partes que aparecen en todos de forma obligatoria.
Cualquier modelo de libro de actas tiene que incluir los siguientes elementos:
- Apertura del libro de actas o diligencia de apertura de un libro de actas. Cada acta tiene que empezar con una identificación clara de esa reunión, indicando fecha, hora y lugar.
- Actas. Se debe hacer una descripción detallada de los temas que se han tratado durante la reunión, las decisiones y acuerdos tomados. Es importante ser claro y preciso en la redacción para evitar malentendidos o interpretaciones erróneas en el futuro.
- Diligencia de cierre de libro de actas. Se debe añadir toda la información acerca del número de actas y páginas. Por ello, para poder cerrar un libro de actas debe constar la siguiente información:
- Número de páginas totales del libro de actas.
- Número de actas firmadas y selladas.
- Fecha del acta inicial y del acta final.
- Firma.
Dónde comprar un libro de actas
Lo que solía adquirirse habitualmente era el libro típico encuadernado con las tapas duras de color granate y que de forma inconfundible viene grabado como ‘Libro de Actas’. Hoy en día es la opción más vintage 🙄
Otra opción más económica era comprar un archivador de hojas A4 de anillas y 100 folios numerados del 1 al 100 de forma indeleble. Lo más fácil era comprar papel timbrado, con numeración consecutiva, en un estanco. También muy vintage jeje
Sin embargo, ahora con el libro de actas digital, todo esto ha pasado a la historia. Para legalizar el libro de actas actualmente, se debe utilizar el programa «Legalia» proporcionado por el Registro Mercantil.
«Legalia» es un programa que permite rellenar el Libro de Actas y legalizarlo para presentarlo ante el Registro Mercantil. Permite adjuntar documentos en diferentes formatos, como PDF o Word, y generar un archivo ZIP, que es el tipo de archivo que se necesita para subirlo al Registro Mercantil.
Cómo legalizar el libro paso a paso
Como hemos visto, antes del 2013 había que legalizar de forma previa a rellenar el libro de actas de forma presencial en el Registro Mercantil. Con el libro de actas digital, esto no es necesario.
Ahora, para legalizar el libro de actas se utiliza «Legalia«, que se puede descargar fácilmente desde la web del Registro.
Una vez descargado solo tendrás que seguir los pasos del manual para legalizar el libro de actas:
- Entra en la web de la Sede de Registradores.
- Accede a tu usuario a través de un sistema de identificación, ya sea el certificado electrónico o con el sistema Cl@ve.
- Una vez dentro, en la parte superior de la página, entra en el apartado «Información y ayuda» y haz clic en «Registro Mercantil«.
- Aquí te aparecerá un listado con todos los manuales y programas disponibles para hacer tus trámites online. Busca dentro de la categoría «Legalización de libros«.
- Una vez descargues el archivo, puedes seguir el manual que tienes a disposición en esta misma página para instalar el programa en tu ordenador.
- Cuando tengas el programa en tu ordenador, tendrás que subir los archivos de tus libros de actas en formato PDF, Excel o Word.
- Por último, «Legalia» aprobará tu libro de actas, generando un documento ZIP que tendrás que subir al portal de registradores para su presentación.
Presentación del libro de actas
Una vez que tengas el visto bueno del libro de actas con su correspondiente sello que lo legaliza, tienes que presentarlo en el Registro Mercantil. Para ello sigue los siguientes pasos:
- Entra en la web de la Sede de Registradores.
- Accede a tu usuario. De la misma forma que hemos dicho en el apartado anterior.
- Entra en el apartado «Mercantil» y haz clic en «Presentación telemática«.
- Ir al apartado «Presentación de libros«, selecciona la opción telemática y adjunta el fichero ZIP que te descargaste de «Legalia».
- Descarga un acuse de recibo por la presentación de tu libro de actas.
Tampoco es para tanto el temita de los libros de actas, ¿verdad? Aunque si que es verdad que como emprendedor tendrás miles de cosas de las que ocuparte. Por eso, como siempre te digo, lo mejor es que acudas a los asesores de Ayuda T Pymes que resolverán tus dudas y se encargarán de todo el proceso 😉
