Una vez le preguntaron a un contable ¿Cuánto son 2+2? Este, después de asegurarse de que nadie les escuchaba y de cerrar puertas y ventanas le contesta: ¿Cuánto quieres que sumen?
Bueno, esto es un chiste y, en verdad, los contables se limitan a ser contadores, pero no confundir con los contadores que miden los kilovatios de luz que consumimos a precio de oro 💰
Seas el responsable o no de llevar la contabilidad de tu negocio, esta introducción a la contabilidad para autónomos te permitirá dominar los conceptos esenciales de la contabilidad financiera y entender qué está pasando a nivel financiero en tu empresa para tomar las decisiones bien informado.
Por eso, sigue leyendo hasta el final porque aquí te va a quedar todo más claro que el agua. Despegamos hacia el mundo contable en el que «lo que no son cuentas, son cuentos» 🚀
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es una herramienta de gestión económica que se ocupa del estudio y análisis de las transacciones económicas y financieras de las empresas para realizar su registro y anotación en los libros contables, con sus principios y normas.
👨🏫 La contabilidad refleja la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Es decir, su realidad económica.
Hay dos tipos de contabilidad, con mecánicas distintas y objetivos diferentes:
- La contabilidad financiera: que se encarga del registro de todas las operaciones de trascendencia económica de la empresa para elaborar las cuentas anuales. Es la que veremos aquí.
- La contabilidad analítica o de costes: es la rama de la contabilidad con la que se calcula el precio de coste interno de productos, servicios o departamentos.
Para qué necesita un autónomo una introducción a la contabilidad
Llevar una contabilidad ordenada permite a cualquier profesional o empresario disponer de datos ciertos y fiables de su negocio para elaborar los libros contables que recogen la información financiera y económica de la actividad. Por ese motivo se hace tan necesaria una introducción a la contabilidad en cualquier autónomo.
A efectos mercantiles, han de guardarse durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, incluso aunque la actividad haya cesado o fallecido el profesional, recayendo la responsabilidad en los herederos. A efectos tributarios, debe conservarse a disposición de Hacienda durante al menos cuatro ejercicios fiscales.
De esta contabilidad se extraen los libros contables, de ahí se extraen las cuentas anuales y de estas cuentas Hacienda calcula los impuestos que debes pagar como empresario 👨🏫
Obligaciones contables del autónomo
Las responsabilidades contables de una empresa dependen del régimen comunicado a Hacienda en el modelo de alta de actividad. Cada régimen exige una contabilidad u otra.
Los autónomos pueden acogerse a uno de los siguientes regímenes:
- Estimación Directa normal o simplificada
- Estimación Objetiva conocida como estimación por módulos.
Ambos regímenes se diferencian en el importe neto de la cifra de negocio, que no debe ser superior a 600.000 pavos en la directa o 150.000 pavos en la objetiva (250.000 pavos en actividades agrícolas, ganaderas y forestales) y en las obligaciones contables de cada uno.
El régimen de estimación por módulos suele comprender a los profesionales autónomos y gremios como el comercio minorista, la hostelería, etc.
Las pymes pueden estar en uno u otro régimen en función de sus ingresos y número de trabajadores y además, si su actividad no es compleja y tienen un volumen de negocio pequeño, pueden acogerse a un plan contable simplificado.
Para ello, han de cumplir al menos dos de los siguientes requisitos durante dos años consecutivos 💪
- Activo inferior a 2.850.000 pavos
- Cifra de negocio inferior a 5.700.000 pavos
- Número de trabajadores sea igual o menor de 50.
Introducción a la contabilidad: estimación simplificada
Los profesionales autónomos y pequeños empresarios, se rigen en su mayoría por el régimen de estimación directa Simplificada. El régimen de estimación directa Normal es menos frecuente porque exige un volumen de ingresos superior a 600.000 pavos.
Aunque no tienen las mismas obligaciones contables que las sociedades mercantiles, en la estimación directa simplificada se exige llevar una contabilidad con varios libros obligatorios.
- Libro registro de facturas emitidas o ventas e ingresos
- Libro registro de facturas recibidas o compras y gastos
- Libro registro de bienes de inversión necesarios para desarrollar la actividad con una vida útil superior a un año
- Libro registro de gastos
Veamos en qué consisten estos Libros ✅
Libro registro de facturas emitidas
Este libro registro se compone de un listado cronológico de todas las facturas que ha emitido la empresa (que ha cobrado) debiendo incluir esta información:
- Número correlativo de la factura
- Fecha de emisión
- Destinatario de la factura
- Base imponible
- Tipo de IVA (4%, 10% o 21 %)
- Importe del IVA
- Retención de IRPF (si procede).
Libro registro de facturas recibidas
En él se recogen las facturas que la empresa ha recibido correspondientes a los pagos realizados a proveedores y los gastos por compras necesarias para la obtención de ingresos.
Para poder incluirlos como gastos empresariales y deducirlos fiscalmente han de guardar relación con la actividad del negocio, bien por deberse a ella o por ser necesario para ella, y deben justificarse mediante su comprobante.
Libro de registro de bienes de inversión
Refleja los gastos realizados en bienes necesarios para el negocio, que tengan una vida útil a largo plazo (superior a un año) y un calendario de amortización definido con cuotas y fechas.
Libro de registro de gastos
En este libro se contabilizan aquellos gastos para los cuales no se tiene factura, pero sí un comprobante de pago, como podría ser un ticket o un recibo 👨🏫
Por ejemplo, los pagos de las cuotas de autónomos a la Seguridad Social, los tickets de material de oficina en la papelería del barrio, gastos de taxi para un cliente o una comida de empresa si no nos han hecho una factura.
Libro diario de pymes
Las empresas que se rigen por el Código de Comercio tienen unas obligaciones contables adicionales.
En el Libro Diario se registran todas las operaciones del negocio en orden cronológico siguiendo el método de la doble partida (Debe y Haber).
La documentación debe conservarse durante seis años como vimos al comienzo, pues es de esta documentación de donde se extrae la información que se anota en el libro en forma de asientos contables.
Se puede presentar de forma telemática en el Registro Mercantil para su legalización.
Libro de inventarios y cuentas anuales
Este documento contable adicional para las pymes está formado por:
- Balance inicial
- Balance de comprobación de sumas y saldos
- Inventario de cierre de ejercicio (detalle de los bienes y derechos de la sociedad)
- Un ejemplar de las cuentas anuales:
- Balance de Situación: muestra la situación estática del negocio al final del ejercicio, el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: o cuenta de resultados. Refleja el resultado derivado de los ingresos y los gastos del ejercicio.
- Estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN): recoge las variaciones en el patrimonio y sus causas.
- Estado de flujos de efectivo: refleja el origen y el uso del efectivo.
- Memoria: resume cómo ha sido el ejercicio para la empresa y qué hechos relevantes se produjeron.
Si la empresa sigue el plan para pymes o puede presentar un balance abreviado, no ha de presentar el Estado de flujos de efectivo ni Informe de gestión 👍
Introducción a la contabilidad: estimación objetiva o módulos
Este régimen de tributación objetiva o por módulos se aplica a profesionales y empresarios cuya actividad está incluida en la lista creada por Hacienda y no supera la cifra de 150.000 euros durante el ejercicio anterior (250.000 para actividades agrícolas, ganaderas y forestales).
👨⚖️ Los empresarios que declaran por módulos no están obligados a llevar libros contables, pero han de guardar todas las facturas y la documentación contable porque podría requerirla Hacienda. Estas empresas suelen llevar la contabilidad de todos modos como soporte a su labor de control y previsión.
Sus obligaciones registrales y contables se reducen a la de conservar todas las facturas entrantes y salientes, así como las compras de bienes de inversión si se han de amortizar periódicamente y los justificantes de los módulos aplicados.
El rendimiento neto de la actividad se calcula basándose en unos parámetros objetivos o módulos fijados por Hacienda para cada actividad según sus características y el sector al que pertenece. Por lo tanto, antes de iniciar la actividad, el autónomo ya sabrá lo que tiene que pagar.
Bueno, pues hasta aquí nos ha traído esta pequeña introducción a la contabilidad del autónomo. Si ha servido para que veas cómo y por qué es necesario llevar la contabilidad de tu negocio, el viaje habrá sido útil.
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