El tema de este post seguro que te suena: los grupos de WhatsApp. Solemos tener grupos de todo tipo: con la familia, con amigos, para celebrar cumpleaños, comprar regalos… y en muchos de ellos no podemos salirnos por compromiso (aunque lo estemos deseando).
Sin embargo, cuando estos grupos traspasan la barrera de la vida privada y se acercan a la laboral comienzan a surgir las dudas.
Pues bien, en este post te voy a explicar en qué situaciones puedes añadir a un trabajador en un grupo de WhatsApp sin su consentimiento y bajo qué premisas y condiciones. ¿Estás preparado?
¿Cuándo se puede meter a un trabajador en un grupo de WhatsApp sin su consentimiento?
Las leyes de protección de datos son tan estrictas que, es más que probable que hayas pedido consentimiento a tus trabajadores antes de meterlos en un grupo de trabajo, para prevenir.
Sin embargo, recientemente, una resolución de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha declarado que es posible incluir a un trabajador en un grupo de WhatsApp de la empresa sin su consentimiento.
Esto ha generado mucho revuelo entre los trabajadores y una posible sensación de pérdida de la intimidad por parte de los trabajadores. Existen personas de todo tipo, así que algunos son más sensibles a que compartan su número de teléfono personal.
No obstante, la AEPD también ha aclarado que la finalidad de crear el grupo de WhatsApp con los compañeros de trabajo debe ser exclusivamente para mantenerlo informado sobre temas laborales.
Esta decisión se encuentra amparada tanto en el contrato de trabajo como en los convenios colectivos, ya que no implica un tratamiento excesivo de sus datos personales.
¿Puedo incluir siempre que quiera a un trabajador en un grupo de WhatsApp sin preguntarle?
Yo no estaría tan seguro de esta afirmación. La resolución anterior de la AEPD se produjo el 9 de enero de 2023 por una denuncia de un trabajador de una empresa de reparto.
Sin embargo, un solo día más tarde, en otra resolución indicó totalmente lo contrario. En esta ocasión fue en un grupo de trabajadores de la limpieza.
En esta ocasión, la AEPD ha considerado que ni el contrato de trabajo ni el cumplimiento de los convenios acreditaban la inclusión de una empleada de limpieza en un grupo de WhatsApp.
Esto se ha producido aunque el grupo estaba destinado a realizar un seguimiento de sus tareas realizadas en la comunidad de vecinos donde prestaba sus servicios.
¿Qué opinan los expertos sobre esta situación de ambigüedad?
Hasta la resolución del pasado 9 de enero de 2023 era obligatorio solicitar el consentimiento expreso de un trabajador para incluirlo en un grupo de WhatsApp. Sin embargo, ahora este terreno es más difuso debido a las resoluciones contradictorias que han aparecido en escena.
Los abogados laboralistas también tienen opiniones diferentes a la AEPD. En términos generales defienden que existen “imprecisiones” en el nuevo pronunciamiento de este organismo.
¿Las razones? Según la legislación laboral vigente la empresa está obligada a facilitar un dispositivo móvil en aquellos casos en los que fuera necesario para que un trabajador desarrolle sus funciones.
Otra de las razones por las que critican la resolución de la AEPD se debe a que pone en riesgo el derecho a la desconexión digital.
¿Cuál es la mejor solución?
Dado que existen dos resoluciones contradictorias y el revuelo que ha supuesto, mi consejo es que, como diría mi madre, prevengas antes que curar. Para ello te voy a dar dos alternativas que te sacarán de cualquier situación.
Solicitar permiso al trabajador
Es la vía más rápida y que te ahorrará problemas en el futuro, y es que, hablando se entiende la gente.
La gran mayoría de trabajadores no te pondrán pegas a incluirlos en los grupos de WhatsApp del trabajo. Eso sí, siempre que sean necesarios y no se sobrepasen ciertos límites y permita la tan conocida como “desconexión digital”.
Sin embargo, existen situaciones en las que los trabajadores no te den el permiso para incluirlos en los grupos de WhatsApp. Parece una barrera insalvable pero la realidad es que no lo es. Aquí te traigo la solución.
Proporcionar un teléfono de empresa al trabajador
Es la solución más efectiva para cuando el trabajador se niegue a que lo metas en un grupo de WhatsApp.
De este modo evitarás que pueda denunciarte en un futuro por meterlo en un grupo de WhatsApp sin su consentimiento y estarías amparado ante posibles interpretaciones de la AEPD.
¿Necesitas ayuda con la LOPD?
Como ves, la necesidad de consentimiento o no para meter a un trabajador en un grupo de WhatsApp no es una respuesta fácil. ¡Ni la propia AEPD lo tiene claro!
Mi consejo es que, si necesitas ayuda para afrontar este u otro tipo de situaciones, acudas a un asesor experto en el ámbito laboral. En Ayuda T Pymes cuentan con un equipo de especialistas que estarán encantados de resolverte todas tus dudas. ¡Están a un solo clic! 👇
