Tiempo estimado de lectura: 4 minuto(s)
Hasta ahora, muchos autónomos han gestionado sus facturas cómodamente con herramientas clásicas como Microsoft Excel o plantillas descargadas sin mayor complicación.
Sin embargo, la Agencia Tributaria ha dejado claro que este escenario ha cambiado, el uso de Excel para emitir facturas seguirá permitido, pero solo en circunstancias muy concretas y siempre cumpliendo los requisitos del nuevo reglamento de facturación electrónica.
En este post vamos a ver qué supone este anuncio para los autónomos y qué condiciones deben cumplir para seguir facturando con Excel 🙄
¿Qué autónomos pueden facturar con Excel?
No, no todos los autónomos podrán seguir utilizando Excel para facturar. A partir de la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Sistemas de Facturación, solo se permitirá en supuestos muy concretos y siempre que el programa cumpla las mismas garantías que un sistema informático certificado.
Requisitos para facturar con Excel
Solo podrán continuar facturando con Excel los autónomos que lo utilicen para generar directamente los libros de registros del IVA o del IRPF, la contabilidad u otros documentos que se empleen para el cumplimiento de las obligaciones tributarias. En esos casos, el Excel se considerará un SIF, pero con una condición, deberá cumplir todos los requisitos del Reglamento de Facturación, garantizando la inalterabilidad, integridad, trazabilidad, conservación y legibilidad de los datos.
Esto significa que el Excel tradicional no será suficiente. Para seguir utilizándolo, habría que adaptarlo técnicamente que permitan funcionar como un software de facturación convencional y cumplir con las exigencias de Hacienda.
🚨 Y ojito, porque todos los programas de facturación, incluidos los Excel adaptados, deberán incorporar el nuevo código QR obligatorio en las facturas, que permitirá a los clientes verificar los datos básicos de la operación y enviarlos a la Agencia Tributaria si lo desean.
¿Cómo cumplir con los requisitos de facturar con Excel?
Para cumplir con esos requisitos y poder seguir facturando con Excel vas a necesitar algunas herramientas y aplicaciones que adapten las hojas de cálculo a la normativa. Aunque la Agencia Tributaria mantiene dudas sobre la fiabilidad de estos sistemas y su capacidad para garantizar la trazabilidad de los datos.
En teoría, hay soluciones en el mercado para blindar el uso del Excel mediante configuraciones avanzadas o complementos que generan un registro seguro. Sin embargo, los expertos advierten que la interpretación de Hacienda será determinante, si la Agencia considera que el formato sigue siendo alterable, podría rechazar las facturas emitidas por incumplir el reglamento.
Desde TeamSystem, su CEO Emilio Martínez y el jefe de producto Roberto Soto apuntan que, a nivel técnico, tanto Word como Excel tendrían que incorporar macros extremadamente complejas para alcanzar el grado de inalterabilidad que exige la normativa.
En la práctica, esto convierte a Excel en una opción poco viable para la mayoría de los autónomos, salvo que cuenten con un sistema muy especializado y adaptado.
¿Hay sanciones por incumplir con los requisitos de facturar con Excel?
Sí, Hacienda no dará margen a la improvisación. Los autónomos y negocios que utilicen programas de facturación no certificados o que no cumplan con los requisitos del reglamento se enfrentan a sanciones económicas importantes.
No solo se sanciona el uso activo de software que no cumpla la normativa, sino también la mera tenencia de sistemas informáticos o herramientas que no estén correctamente certificados, así como cualquier manipulación de dispositivos o programas que deberían ajustarse al reglamento.
El coste de estas infracciones puede llegar a los 50.000 euros por cada ejercicio o año en el que se hayan cometido las irregularidades.
Preguntas frecuentes sobre facturar con Excel
Te voy a contestar a las preguntas frecuentes que suelen surgir a los autónomos y empresas cuando están pensando en facturar con Excel.
¿Hacienda puede revisar si mi Excel cumple la normativa?
Sí, la Agencia Tributaria puede verificar que las hojas de cálculo utilizadas cumplan con los criterios de un SIF, incluyendo la correcta implementación de los códigos QR obligatorios.
¿Puedo usar Excel solo para listar facturas emitidas?
Sí, si se utiliza únicamente para llevar registros internos y no para generar libros de IVA o IRPF, no se considera un SIF y no necesita cumplir todos los requisitos del reglamento.
¿Existen alternativas más seguras a Excel para facturar?
Sí, los programas de facturación certificados cumplen automáticamente con todos los requisitos legales, incluyendo códigos QR, trazabilidad y almacenamiento seguro, evitando riesgos de sanciones
¿Qué ventajas tiene migrar a un programa de facturación certificado frente a Excel?
Evitas riesgos de sanciones, simplificas la contabilidad, cumples automáticamente con los códigos QR y aseguras que todos tus registros sean legales y auditables.
Hacienda ha dejado claro que Excel seguirá siendo una opción, pero bajo condiciones muy estrictas. El objetivo es evitar contabilidades paralelas y errores en los registros, asegurando que todas las facturas sean fiables y auditables.
👉 Si eres autónomo, conviene revisar cómo emites tus facturas, evaluar si tu Excel cumple los requisitos o, en su defecto, optar por un programa de facturación certificado. Para poder mantener tu actividad tranquila, segura y alineada con la normativa vigente acude a Ayuda T Pymes.
