A ver, un autónomo no para ni un segundo y debe llevar muchas cosas por delante. Así es normal que alguna vez se cometa algún fallo, por ejemplo a la hora de hacer una factura. Hay que tener especial cuidado cuando la factura ya se ha enviado al cliente.
En estos casos, Hacienda nos da la opción de presentar una factura rectificativa para subsanar el error.
Hoy en GesTron, junto con los compañeros de la asesoría para autónomos Ayuda T Pymes, vamos a contarte como hacer una factura rectificativa.
¿Qué es una factura rectificativa?
Es un tipo de factura que podemos hacer para sustituir otra factura en la cual hemos cometido un error o que no incluye todos los datos que debería.
Tendrás que plantearte hacer una factura rectificativa en los siguientes casos:
- Cuando exista en la factura la ausencia de algún dato obligatorio, artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación.
- Si has cometido un error en algún dato identificativo de la factura.
- Si te has equivocado al calcular el importe del importe o del tipo de IVA.
- Has cometido errores en la base imponible, el tipo de IVA o datos del cliente.
- Has aplicado de forma incorrecta un régimen fiscal.
- Cuando hay devoluciones, bonificaciones, anulaciones de operaciones o impagos.
Este tipo de facturas pueden emitirse con importe positivo, negativo o cero (en caso de anulación total).
También puede hacerse por impago, siempre que se cumplan los requisitos legales como la reclamación judicial o notarial, salvo que el cliente esté en concurso.
La rectificación que hagas tendrás que declararla en el modelo 303 del periodo correspondiente. Según el caso, puede afectar también al modelo 390, al 347, a 349, a los modelos de retenciones (111 o 115), o a los pagos fraccionados (130 o 131).
¿Cuándo no está permitido emitir una factura rectificativa?
Existen escenarios en los que no está permitido emitir una factura rectificativa y son los siguientes:
- Cuando no existe una causa legal recogida en el artículo 80 de la Ley del IVA.
- Cuando la rectificación implica un aumento de cuotas repercutidas a un particular sin justificación normativa.
- Si el error se detecta en un procedimiento de comprobación vinculado a fraude.
- Para modificar un porcentaje de retención, debido a que no supone un perjuicio para Hacienda a diferencia del IVA y se regularizará en renta.
¿Cuándo debe emitirse una factura rectificativa?
La factura rectificativa debe emitirse en cuanto se detecta el motivo que obliga a modificar la factura original, siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se generó el IVA o se produjo el hecho que da pie a la rectificación.
👉 Eso sí, su fecha tiene que ser distinta y posterior a la de la factura original.
Requisitos de una factura rectificativa
No basta con decir que es una factura rectificativa y listo. Para que tenga validez legal y fiscal, Hacienda exige que cumpla una serie de requisitos bastante claros. Si te dejas alguno, puede que no sirva para ajustar el IVA o que tengas problemas en una inspección.
Apunta bien lo que no puede faltar:
- Número y serie propia: Debe tener su propia numeración independiente, no puede compartir la misma serie que las facturas ordinarias.
- Mencionar que se trata de una factura rectificativa.
- Fecha de expedición: Tiene que reflejar la fecha en la que se emite la rectificativa, distinta de la factura original.
- Referencia a la factura original: Hay que identificar claramente cuál es la factura que se está rectificando, indicando su número y fecha.
- Motivo de la rectificación: Es obligatorio explicar la causa por la que se emite esta factura (error en el importe, en el tipo impositivo, devolución de mercancías, etc.).
- Datos corregidos: Lógicamente, debe aparecer el importe correcto, los datos modificados y el nuevo total si se ha producido alguna variación.
- Identificación del emisor y del receptor: Igual que en cualquier factura, debe figurar el nombre o razón social, NIF y domicilio tanto del que emite como del que recibe.
- Base imponible y cuota corregidas: Y, por supuesto, debe reflejarse el nuevo cálculo del IVA si el error afectaba a estos elementos.
Cumplir con todo esto es clave para que la factura rectificativa sea aceptada y produzca efectos tributarios. Y ojo, porque es obligatorio conservarla junto a la original.
¿Se puede rectificar una factura del año anterior? Plazos
Al ser una nueva factura en la que estás corrigiendo o añadiendo algún dato a partir de factura ordinaria, debes emitirla en la misma fecha en la que te hubieras dado cuenta de la desviación y dentro de un plazo de 4 años desde la fecha de devengo de la misma.
Es súper importante que tengas toda tu facturación en orden para así presentar todos los modelos tributarios a final de cada trimestre e intentar no cometer errores.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
La factura rectificativa debe emitirse cumpliendo los requisitos obligatorios que se establecen con carácter general para cualquier factura, pero además es importante que tengas en cuenta lo siguiente:
- En primer lugar, debes hacer constar que se trata de una factura rectificativa y la descripción de la causa que la ha motivado.
- Además, debes identificar con el número de factura y la fecha la factura original que deseas rectificar.
- Tiene que llevar una numeración distinta.
¿Cómo rectificar el importe de una factura mal emitida?
Si la rectificación que quieres hacer afecta al importe, al tipo o a las cuotas de IVA tienes dos opciones para rectificar la factura:
- Puedes indicar en la factura rectificativa solamente el importe que hay que modificar, por lo que en la nueva factura deberás incluir los datos identificativos de la factura rectificada. Únicamente hay que indicar la cantidad que se tiene que añadir o restar. Es decir, el importe de la factura rectificativa complementa a la original y ambos documentos serán válidos.
- Reflejando en la factura rectificativa el importe correcto del producto o servicio. En este caso, la factura rectificativa sustituye a la original y la anula.
¿Cómo corregir los datos una factura mal emitida?
Pues no tiene mucha complicación, sólo debes anular la factura y hacer una factura rectificativa al mismo cliente con el que has cometido el error. Debes consignar el importe de la factura con signo negativo. Luego expedir una factura normal y corriente para el cliente al que querías facturar desde el principio.
Todo esto está determinado por la consulta vinculante V2457-18 con fecha del 12 de septiembre de 2018 emitido por la dirección General de Tributos.
Si lo que quieres es modificar una factura ya emitida, como por ejemplo los datos porque te falta algún NIF, debes emitir una nueva factura corrigiendo el dato en el que has cometido el fallo, con una nueva serie a la de la factura original y debes incluir el concepto, número y la fecha de la factura original.
¿Puedes recuperar el IVA de una factura que no te han pagado?
Desde Hacienda te permiten recuperar el IVA de las facturas que no hayas cobrado a través de una factura rectificativa, pero solo en el caso de que tu cliente se haya declarado en concurso y si ha transcurrido 1 año desde el devengo de IVA y anteriormente hayas reclamado judicialmente o a través de requerimiento notarial el pago de la misma.
