Los sellos de empresa son una herramienta que se ha usado desde hace eones, incluso en las antiguas civilizaciones, como seña de identidad para marcar documentos que iban lacrados o las cartas.
De ahí, a mover cielo y tierra hasta conseguir sobres, una barra de lacre con sellos metálicos para estampillar con el escudo de la familia, etc. de Daenerys Targaryen, la Casa Stark o Baratheon de la serie Juego de Tronos, hay solo un paso. Muy grande, pero solo un paso apto para frikis 👈
Si quieres saber que es un sello de empresa, si su uso es obligatorio y que información debe contener, sigue leyendo porque aquí te lo cuento todo.
Vamos que nos vamos a poner sellos 🚀
Qué es el sello de empresa
El sello de empresa es la firma de una organización y se utiliza para estampillar los documentos en nombre de ella. Por ello, es necesario que contenga la información necesaria que identifique la compañía.
¿El sello de empresa es obligatorio?
El artículo 6 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) que detalla el contenido mínimo que debe presentar una factura, no incluye en ningún momento el sello ni la firma entre los requisitos necesarios, sin perjuicio de que en algún momento pueda incluirlos a mayor abundamiento, no porque sea necesario.
👩🏫 Por tanto, no es obligatorio, pero si contiene los datos fiscales del firmante, su uso facilita la gestión de muchos documentos que un autónomo debe firmar casi cada día, evitando tener que escribirlos a mano de forma repetida.
Por tanto, ganas tiempo, es más funcional, otorga profesionalidad y ahorras esfuerzos. El sello de empresa NO es obligatorio, pero tiene validez legal. Y en consecuencia, no es obligatorio tampoco que un autónomo tenga sello.
Qué datos debe contener un sello de empresa
La respuesta es mítica: depende del uso que le vayamos a dar.
Los sellos de caucho se usan principalmente para dar veracidad al documento en el que van marcados y los datos que se deben incluir dependen de su finalidad:
- OFICIAL
Para documentación como nóminas, contratos, presupuestos y papeles oficiales de Hacienda, Seguridad Social, etc., lo recomendable es que figuren los datos fiscales oficiales:
- Razón Social o nombre del autónomo
- Número CIF/NIF con la letra
- Dirección Fiscal o Dirección Social
- CONTACTO
Opcionalmente se pueden añadir los datos de contacto comercial si creemos que quien recibe el documento, podría necesitar ponerse en contacto con nosotros. En ese caso sería recomendable:
- Razón Social o nombre del autónomo
- Número CIF/NIF con la letra
- Dirección completa
- Teléfono y/o email
- Página web
- LOGÍSTICA
Si el sello lo vamos a utilizar para temas de logística como recepción de mercancía, recoger certificados de Correos, sellar folletos publicitarios, etc., se debe poner la máxima información, ya que por norma general, van a pasar por muchas manos, y por lo tanto, dará la posibilidad de que más personas te conozcan 📣
Sería recomendable incluir:
- Logotipo (Opcional según gustos, lo vemos más abajo)
- Nombre Comercial o Razón Social
- Dirección y Teléfonos
- Email y Web
¿Se debe incluir el logotipo en el sello de empresa?
Lo primero en que se suele pensar a la hora de crear el sello de empresa es si incluir el logo o no. Y aquí también se podría contestar que «depende».
👨🏫 Un logotipo claro y conciso, que describa con una o dos palabras a qué se dedica tu empresa, puede ayudar mucho cuando se utiliza en documentos para clientes que ya han contratado un servicio o incluso para los potenciales.
En este caso, cuando esta persona ve el logotipo, lo relaciona contigo y le ayudará a identificarte porque es algo visual.
Sin embargo, si lo que hacemos es poner un sello de empresa para rellenar talonarios o documentos de pequeñas dimensiones, queda más profesional tener uno en el que solamente aparezca el nombre de la empresa, el CIF y el domicilio, más que el logotipo.
Tipos de sellos de empresa
Existen varios tipos de sellos dependiendo de la tarea que vaya a desempeñar.
Por ejemplo, unos sirven para sellar fechas, poner urgente, nulo, cobrado, pendiente… Mientras que otros pueden personalizarse por completo.
Sellos automáticos
A grandes rasgos podemos diferenciar entre sellos automáticos y sellos manuales.
Los automáticos se diferencian principalmente de tener un sistema de entintado automático. Ya que estos disponen de su propia tinta y de recambios para que no se tenga que cambiar de sello cuando esta se agote. Lo que les permite hacer una impresión limpia y nítida de su información.
Los sellos automáticos pueden personalizarse por completo, incluso combinar texto con imagen o añadir la información legal de la empresa.
Para utilizar los sellos automáticos basta con presionar la carcasa superior.
Sellos manuales
Los sellos manuales son aquellos que no llevan la tinta incorporada, por lo que es más fácil cambiar de color cuando se estime necesario.
Si decides comprar un sello manual para usarlo de manera continuada asegúrate que la empuñadura sea cómoda y se adapte bien a ti. Ya que para estampar el contenido del sello se tendrá que posar primero la matriz en la tinta y luego apretar sobre el papel.
Este tipo de sellos también puede personalizarse para incluir todo tipo de información del negocio aunque tienen la desventaja que solo disponen de una imagen fija.
Sellos de bolsillo
Los sellos de bolsillo son ideales para llevarlos siempre encima. Se trata de modelos que se caracterizan por tener un tamaño muy reducido, pero sin renunciar a la calidad de los sellos de mayores dimensiones.
Por ejemplo, es el tipo de sello que llevan los Notarios cuando salen de su Notaría para ir a veces al domicilio de la empresa para intervenir alguna Escritura o firmar un testamento urgente.
Características de un buen sello
Si te decides a comprarlo, el sello debe ser de calidad para que dure muchos años y permanezca en perfectas condiciones, con una impresión óptima en cada uso.
La información que contenga el sello debe ser lo más clara posible, evitando las letras, números o logotipo muy próximos, ya que esto ocasionará que puedan unirse cuando se estampe, y quede ilegible.
Siempre que sea posible, se debe escribir toda la información en mayúscula y en letras de imprenta, para que el estampado quede más serio y profesional, además, toda la información quedará mucho más clara que si se escribe en minúsculas 👩🏫
Bueno, pues hasta aquí hemos llegado poniendo sellos de empresa. Con tanto sello, esto parece el pasaporte de Willy Fog.
Recuerda que tenemos servicios de asesoría para las empresas y autónomos de España. Si quieres que te echemos un cable puedes ver quiénes somos tras el siguiente botón.
Es necesario que el sello se legalice si lo utilizamos para documentos como subvenciones y licitaciones?
o puedo firmar y sellar sin problema?…mi pregunta va más por si hay que legalizar el sello de una entidad, por ejemplo? gracias y saludos
Hola Alejandra, en principio el sello no hay que legalizarlo. Gracias por su pregunta.
Hola. Buenos días, cuando me entregan la nomina solo aparece el sello de la empresa, ¿es también obligatorio que me la firme el responsable de dicha empresa?
Hola Carlos. La firma de la nómina es una forma que tiene el empresario de acreditar que la está abonando al trabajador, sirve como un medio de prueba más pero no es obligatorio. Actualmente con el sello y la transferencia de la nómina son medido de prueba más que suficientes.