Tiempo estimado de lectura: 5 minuto(s)
¿Te has dado cuenta de la cantidad de papeleo que se genera para hacer una simple compra-venta?
Presupuestos, facturas, albaranes, recibos… y la cosa es que parece que son todos iguales. Pues no, amigo. Eso no es así. Cada uno de estos papelitos es diferente y sirve para cosas distintas.
Hoy vamos a centrarnos en la diferencia entre factura y recibo: para qué sirven, en qué se parecen, en qué se diferencian y cuándo los tienes que usar.
Comenzamos 🙌
¿Qué es una factura?
La factura es el documento que justifica la compra-venta de un producto o un servicio. Por eso, siempre tenemos que pedir o emitir la factura de las compras o ventas que hagamos.
¿Y por qué es tan importante la dichosa factura? Porque en la factura está toda la información importante que marca la ley:
- Datos fiscales del vendedor y del comprador: nombre, dirección, NIF y contacto.
- Descripción de lo que se está vendiendo/comprando: descripción de lo qué es, número de unidades y precio.
- Otros conceptos más que añadir, como transporte, recargos, etc.
- Los impuestos que se va aplicar, el IVA general del 21% o los tipos reducidos.
- El IRPF de los autónomos.
- La forma de pago (tarjeta, transferencia, a la vista, aplazado…).
Además, es imprescindible que la factura tenga una numeración única y correlativa para poder identificarla. Así que no puedes tener saltos numéricos en las facturas ni empezar por el número que te parezca.
Todo esto es importante porque sirve como justificación a:
- Nivel contable para que se registren bien los ingresos y los gastos.
- Nivel fiscal porque así Hacienda se queda tranquila porque tributas lo que debes.
- Nivel legal, por si tienes algún problema, porque la factura te sirve como garantía ante reclamaciones e indemnizaciones.
Por último, tienes que emitir la factura por duplicado: una para ti y otra para tu cliente. O si eres tú el comprador, tienes que exigir que te den tu copia de la factura.
¿Qué es un recibo?
El recibo es el papelito que te dan cuando has pagado una compra. Es decir, es el documento con el que puedes justificar que has cumplido con tus obligaciones de pago y que justifica que la deuda que tenías pendiente está saldada total o parcialmente, según sea el caso.
Pero ojo: para que este documento sirva legalmente, también debe contener de forma obligatoria la siguiente información:
- La fecha del pago.
- La identificación del que paga y del que recibe el dinero: nombre y NIF/CIF.
- El concepto que se va a pagar: una factura, una cuota, un servicio…
- El importe pagado.
- La firma o el sello de quien recibe el dinero.
La forma más sencilla de emitir un recibo es comprando la típica libretita pre-impresa y troquelada de recibos que tiene partes: la que se queda el vendedor y la que se da al comprador. Así cada vez que alguien te paga, tú solo tienes que rellenar los huecos y romper la parte que se lleva tu cliente.
Aunque también puedes crear una plantilla personalizada más mona e imprimirla cuando lo necesites.
Pero el recibo tiene algo muy importante que merece señalarse: los recibos también tienen un número único y correlativo. De esta manera, los pagos también se ordenan.
Diferencias entre factura y recibo en España
Como ves, tanto la factura como el recibo se refieren al momento de la compra, pero uno se ocupa del antes y otro del después.
Por lo tanto, no deberías de liarte porque son totalmente diferentes tanto en su concepto como en su utilización.
- La factura documenta la operación de venta o prestación de servicios.
- El recibo justifica que el pago de esa operación ya se ha hecho, así será imposible que pagues 2 veces por lo mismo.
Entonces, no tienes que elegir entre ellos porque uno no sustituye al otro. Todo lo contrario, son complementarios: uno indica lo que se compra y el otro que se ha pagado.
Te lo pongo en una tabla para que te quede más claro:
| Concepto | Factura | Recibo |
|---|---|---|
| ¿Qué acredita? | La venta o servicio que se ha realizado | El pago de la producto o servicio |
| ¿Es obligatorio? | Sí, para autónomos y empresas | No siempre porque depende de lo que se haya acordado |
| ¿Qué contiene? | Tienen información detallada sobre la operación: Datos fiscales, descripción, precio, IVA, IRPF, forma de pago | Basta solo con apuntar la fecha del pago, el importe, el porqué (concepto) y las firmas de comprador y vendedor para decir que todo está OK. |
| ¿Se necesita para Hacienda? | Sí, por supuesto | No, pero es aconsejable tenerlo |
| ¿Permite deducir impuestos? | Sí, en el IVA y el IRPF | No. (Pero ojalá) |
Esta situación es la misma que cuando hablamos de la diferencia entre recibo y ticket. Estos dos tienen un propósito y unos datos reflejados distintos, pero se pueden confundir.
¿Cuándo tenemos que utilizar la factura y el recibo?
Si ya tienes claro qué es cada cosa y para qué sirve, hablar sobre cuándo debes utilizar estos documentos puede parecer de perogrullo. Pero si se necesita ponerlo por escrito es porque a veces nos equivocamos.
Por tanto, tienes que:
- Emitir una factura siempre que vendas un producto o un servicio. Sin excepción. Y dar una copia a tu comprador.
Imagínate que tienes una tienda de sofás y te encargan uno de 3 plazas con cheslong. En el momento de la venta harás la factura con los datos de tu cliente y los tuyos, la descripción del sofá, su precio y los extras que pueda tener, como la tela antimanchas o el cambio de las patas de madera por otras metalizadas.
¡Ah! Y no te olvides de poner el IVA y el total a pagar.
- Entregar un recibo de pago, en el momento del pago de la factura (de verdad).
En ocasiones, la factura y el recibo se entregan a la vez, pero otras se puede hacer la compra y tener factura, y después de un tiempo pagarla y pagarla y que nos den el recibo (justificante de pago).
En el caso del sofá, como el cliente lo va a pagar en 3 plazos, el primero se hará en el momento de la compra. Así que, junto con la factura, le vas a dar un papelito en donde diga “PAGADO” y se indique la cantidad y el concepto, es decir, 1º pago de sofá.
👉 Así que ya sabes la diferencia entre recibo y factura: emite la factura para documentar la venta con todo lujo de detalles y el recibo para demostrar que te lo han pagado.
¿Fácil, no? Ahora ya no hay excusa para liarse. Pero, si sigues con dudas, ya sabes, ¡contacta con los pros Ayuda T Pymes!
