¿Cómo contabilizar existencias? | Guía

Cuando llega el momento de cuadrar las cuentas, las existencias suelen ser ese punto en el que muchos empresarios y autónomos se rascan la cabeza pensado: “Qué tengo en el almacén“, “Cómo lo reflejo en contabilidad” y “¿Y si al final del año no me cuadra lo que compré?” 🤔

La contabilización de existencias, a parte de ser obligatorio, también es la forma de saber si tu negocio gana dinero de verdad o si se está quedando todo en el almacén.

Y aunque pueda parecer un tema farragoso, con esta guía que te he hecho para contabilizar existencias, vas a poder resolver todas tus dudas 👌

¿Qué son las existencias en la contabilidad de una empresa?

Las existencias en contabilidad son todos esos bienes que una empresa guarda para venderlos, transformarlos o utilizarlos en su actividad. Hablando en plata, es lo que tienes en el almacén esperando.

Me refiero a mercaderías, materias primas, productos terminados, semielaborados, incluso envases y embalajes si forman parte del proceso. Todo aquello que se mueve en tu negocio, pero que todavía no se ha convertido ni en gasto ni en ingreso.

Y, ¿por qué son tan importantes? Porque las existencias marcan la diferencia entre lo que crees que has gastado y lo que realmente corresponde a tu ejercicio económico.

Imagínate que compras 10.000 € en mercaderías en noviembre, si no regularizas existencias al cierre del año, tu contabilidad reflejará que has gastado ese dinero en ese año, aunque en realidad gran parte del stock sigue en el almacén. Por lo que tu resultado contable parecerá más bajo, cuando en realidad todavía tienes un activo que podrás vender en el futuro.

Se podría decir que es una forma de poner orden en tu contabilidad 😉

Tipos de existencias según el Plan General Contable

El Plan General Contable (PGC) agrupa todas las existencias en el grupo 3. Aquí se recogen los bienes que tu empresa tiene almacenados, pero que todavía no se han convertido en ingreso ni en gasto. La clasificación depende de qué tipo de negocio tengas y para qué uses esas existencias.

Te las explico una por una:

• Mercaderías (Cuenta 300 y 301). Son los bienes que compras para revender sin transformación.
• Materias primas (Cuenta 310 y 311). Son los materiales básicos que se usan en la fabricación de productos.
• Otros aprovisionamientos (Cuentas 320, 325, 326, 328 y 329). Incluyen materiales auxiliares, combustibles, repuestos, envases, embalajes y material de oficina.
• Productos en curso (Cuenta 330). Son productos que están en proceso de fabricación, pero que todavía no están terminados.
• Productos semiterminados (Cuenta 340 y 341). Parecidos a los productos en curso, pero con una diferencia: pueden venderse tal como están, aunque normalmente no sea el objetivo principal.
• Productos terminados (Cuenta 350 y 351). Son los bienes ya listos para la venta, después del proceso de producción.
• Subproductos, residuos y materiales recuperados (Cuenta 360 y 369). Aquí entran los restos de producción que, aunque no sean el objetivo principal, tiene valor económico.

Para que te quede claro:

Tipo de existencia	Ejemplo	Cuenta PGC
Mercaderías	Camisetas en una tienda	(300) y (301)
Materias primas	Madera en una fábrica de muebles	(310) y (311)
Otros aprovisionamientos	Botellas de vidrio, combustible, embalajes	(320-329)
Productos en curso	Zapatos a medio coser	(330)
Productos semiterminados	Piezas metálicas intermedias	(340) y (341)
Productos terminados	Tartas listas para vender	(350) y (351)
Subproductos y residuos	Serrín vendido como pellet, papel sobrante	(360) y (369)

¿Cuáles son las cuentas contables para contabilizar existencias?

Para contabilizar existencias, el Plan General Contable (PGC) nos marca las cuentas que intervienen. Lo interesante aquí es entender que las existencias no “viven solas” en el grupo 3, sino que se relacionan con las compras (grupo 6) y con las ventas (grupo 7).

• Grupo 3: existencias. Aquí se registran las existencias físicas que hay en la empresa, clasificadas según lo que te expliqué antes. Reflejan lo que tienes en el almacén en un momento determinado.
• Grupo 6: compras y gastos. Cada vez que compras mercancías o materias primas, no lo llevas directamente al grupo 3, sino al grupo 6. Aquí se registran los aprovisionamientos:
  • (600) Compras de mercaderías.
  • (601) Compras de materias primas.
  • (602) Otros aprovisionamientos.
• Grupo 7: ventas. No registra existencias como tal, pero sí está ligado. Cada venta que hagas reduce tu stock y genera ingresos. Lo que sale del almacén como existencia, entra en el grupo 7 como ingreso.
  • (700) Ventas de mercaderías.
  • (701) Ventas de productos terminados.

Una de las cuentas más importantes es la (610) de variación de existencias. Su función es ajustar lo que de verdad se ha consumido durante el ejercicio.

👉 Lo habitual es que si el cierre tiene más existencias que al principio, se abone a la cuenta (610), aumentando el resultado. Cuando tienes menos existencias, se carga a dicha cuenta reduciendo el resultado.

¿Cómo se valoran las existencias?

Vale, ya sabemos qué son las existencias y qué cuentas se usan, pero queda una pregunta clave: ¿a qué precio metemos esas existencias en la contabilidad?

El Plan General Contable establece que las existencias se valoran a su:

• Precio de adquisición: lo que te cuesta comprar un bien, incluyendo no solo el precio del proveedor, sino también gastos adicionales necesarios hasta que el bien llegue a tu almacén (transporte, aduanas, seguros…).
• Coste de producción: cuando fabricas tú mismo el producto, se incluye el coste de materias primas, mano de obra directa y parte de los gastos generales de fabricación.

Ahora bien, si tienes varias unidades del mismo producto compradas en distintos momentos y precios, toca elegir un método de valoración. En España están admitidos dos:

• PMP (Precio Medio Ponderado). Se calcula la media de coste de todas las unidades disponibles. Cada vez que se produce una salida, se valora al precio medio.
• FIFO (First In, First Out). Se asume que las primeras unidades que entran son las primeras que salen. El stock final se valora con las últimas compras.

Te voy a poner un ejemplo de cada uno:

• Ejemplo de PMP: Compras 100 unidades a 10€ y después 100 unidades a 12€. El stock total serían 200 unidades a 2.200€. El PMP sería el resultado de dividir esos 2.200€ en las 200 unidades con las que cuentas (11€). Si vendes 50 unidades, tienes que multiplicar las unidades por el PMP (50 x 11) y el resultado es el coste de ventas.
• Ejemplo de FIFO: Con los datos del ejemplo anterior, si vendes 50 unidades, las que salen son las primeras 50 unidades que han entrado a un coste de 10€. Por lo que el coste de venta será el resultado de multiplicar las 50 unidades por los 10€ que han costado (500€).

💡 Como ves, el FIFO suele reflejar mejor la realidad física del almacén, lo primero que entra es lo primero que se vende.

Ejemplo de contabilización de existencias

Ahora que ya sabes qué son, cómo se clasifican y cómo se valoran, toca lo más importante: cómo se contabilizan las existencias en la práctica.

Te voy a poner varios ejemplos de diferentes situaciones:

Contabilizar existencia de la compra de mercaderías

Cuando compras mercancías, no se registran directamente en la cuenta (300) Mercaderías, sino en el grupo 6 (compras).

Imagina que compras mercaderías por valor de 5.000 € + IVA 21 %. El asiento contable sería el siguiente:

• (600) Compras de mercaderías: 5.000 €
• (472) IVA soportado: 1.050 €
• a (400) Proveedores: 6.050 €

Hasta aquí, solo se refleja la compra, no las existencias.

Contabilizar existencias del inventario inicial (apertura del ejercicio)

Al comienzo del ejercicio, hay que reflejar las existencias que quedaron del año anterior como activo en el grupo 3.

En este caso, el inventario inicial muestra mercaderías por 2.000 €. Por lo que el asiento contable será el siguiente:

• (300) Mercaderías: 2.000 €
• a (610) Variación de existencias: 2.000 €

Con esto, las existencias iniciales aparecen en el balance y la cuenta (610) ajusta los resultados.

Contabilizar existencias del inventario final (regularización al cierre)

Al final del ejercicio, se realiza inventario y se comparan las existencias con las compras. Este ajuste es la regularización de existencias.

Ahora el inventario final cuenta con mercaderías por 3.000 €. Y el asiento contable será el siguiente:

• (610) Variación de existencias: 3.000 €
• a (300) Mercaderías: 3.000 €

Este asiento deja en el balance las existencias finales y ajusta el resultado del ejercicio.

Errores comunes al contabilizar existencias

Es normal que al contabilizar existencias cometas errores, porque no es del todo sencillo entender los números o los asientos contables…

Pero descuidarlo, puede tener consecuencias como descuadres en la contabilidad o hasta pagar más impuestos de la cuenta.

Por eso, te voy a dejar una lista de los errores más habituales y cómo evitarlos 🙌

No hacer inventario al cierre

Esto pasa cuando no se hace inventario físico. El gasto de compras se queda íntegro en la cuenta de resultados, aunque gran parte siga sin venderse. El efecto es que tu beneficio se reduce artificialmente, e incluso puede llegar a declara pérdidas que no existen.

La solución es hacer inventario mínimo una vez al año y, si quieres dormir tranquilo, revisiones periódicas que te permitan detectas mermar o errores de control.

Confundir compras con existencias

Otro error de los más clásicos es pensar que lo que compras directamente aumenta tu stock contable. Pero no, las compras van siempre al grupo 6, y las existencias se ajustan solo en inventario inicial y final con la cuenta de variación de existencias.

Al mezclar ambos conceptos, los números se vuelven locos y no aparece un gasto real de consumo, por lo que el resultado del ejercicio pierde sentido.

La solución es mentalizarte de que las compras no son existencias. Lo que entra en el almacén se registra como compra; lo que queda al final del ejercicio se ajusta mediante el inventario.

Valorar las existencias “a ojo”

Es muy habitual que se contabilicen las existencias solo con el importe de la factura del proveedor. Pero, qué pasa con el transporte, el seguro o los aranceles. Si los olvidas, el valor de tu stock queda infravalorado y el beneficio aparece más alto de lo que es en realidad. Eso se traduce en una base imponible inflada y, al final, en pagar más impuestos.

En este caso, la solución es sumar todos los gastos necesarios hasta que el producto llegue a tu almacén. Ese es el valor real de adquisición, y el único que acepta el PGC.

Mantener productos obsoletos en el inventario

¿Quién no ha encontrado cajas olvidadas en el almacén, con mercancía caducada o pasada de moda? El error está en dejarlas ahí contablemente, como si todavía tuvieran valor. Eso falsea el balance y da una imagen poco realista de la empresa.

La solución es aplicar deterioros o dar de baja esas existencias, reflejando el gasto correspondiente. Y documentarlo bien, porque sectores como el alimentario o farmacéutico suelen estar en el punto de mira en caso de inspección.

Olvidar el asiento de apertura

Otro despiste habitual es arrancar un nuevo ejercicio sin registrar las existencias iniciales. Tu contabilidad arranca como si no tuvieras nada en el almacén, cuando en realidad sí hay stock pendiente de vender. Eso genera un descuadre que arrastras todo el año.

La solución es que al empezar el ejercicio, traspases siempre las existencias finales del año anterior como inventario inicial.

Cuando el almacén no coincide con los libros

Este es quizá el error más peligroso de todos. Si el inventario físico y la contabilidad no dicen lo mismo, tienes un problema que puede deberse a mermas no registradas, robos, errores en las entradas y salidas o simple desorganización.

Las consecuencias son que los números no cuadran y, por otro lado, tomarás decisiones empresariales con datos poco fiables.

La solución es controlar el inventario con regularidad, implantar sistemas de gestión de stock si manejas mucho volumen y cruzar los datos contables con el almacén. Un pequeño esfuerzo en orden ahorra mucho dolores de cabeza después, te lo aseguro 😉

Como ves, la mayoría de errores al contabilizar existencias suelen deberse a descuidos. Por lo que solo tendrás que llevar una buena organización y contabilidad y la mayoría de errores se solucionarán.

Preguntas frecuentes de la contabilización de existencias

Para completar esta guía para contabilizar existencias voy a dejarte las respuestas a las preguntas más frecuentes

¿Qué pasa si no hago inventario al cierre del ejercicio?

El inventario es obligatorio según el Código de Comercio y el PGC. Si no lo haces tus cuentas mostrarán todas las compras como gasto, aunque en realidad gran parte siga en el almacén. El resultado es un beneficio artificialmente más bajo o incluso pérdidas ficticias.

Además, el balance estará incompleto, porque no reflejará correctamente el activo corriente. Lo más delicado ocurre si presentas el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF si regularizar existencias, estarás declarando mal la base imponible y por lo tanto, estarás en riesgo de sanción en una inspección 🙄

Por ejemplo, si compras 10.000 € en mercaderías en diciembre, y no haces inventario, aparecerán como gasto íntegro en el año, aunque no hayas vendido nada todavía. El resultado parecerá catastrófico, cuando en realidad tienes un stock valorado en 10.000 € listo para generar ingresos.

¿Las existencias afectan a los impuestos?

Sí, y de manera directa. El inventario final ajusta el resultado contable mediante la cuenta (610) Variación de existencias. Y como el resultado contable es la base del Impuesto sobre Sociedades o del rendimiento neto en IRPF (estimación directa), la valoración de existencias puede aumentar o reducir lo que pagas a Hacienda.

Si las existencias finales son mayores que las iniciales, significa que has comprado más de lo que has consumido. Eso reduce el gasto y, por tanto, aumenta el beneficio. La consecuencias es que pagarás más impuestos.

En el caso de que las existencias finales son menores que las iniciales, significa que has consumido más de lo que compraste ese año. Aumenta el gasto y, por tanto, se reduce el beneficio. La consecuencia es que, al contrario que antes, pagarás menos.

¿Cuál es la diferencia entre compras y existencias?

Aunque parezcan lo mismo, no lo son:

• Compras (grupo 6): es todo lo que entra en el negocio a lo largo del ejercicio. Reflejan el movimiento de mercancías o materias primas.
• Existencias (grupo 3): es lo que realmente tienes en tu almacén en un momento concreto (inicio o fin del ejercicio).
• Ajuste con la (610) Variación de existencias: sirve para que en resultados no aparezcan todas las compras como gasto, sino únicamente lo consumido.

¿Se pueden valorar las existencias a precio de venta?

No, nunca. El PGC obliga a valorarlas a precio de adquisición o coste de producción.

El precio de adquisición incluye el importe facturado por el proveedor más todos los gastos adicionales (transporte, seguros, aranceles, impuestos no deducibles…). El coste de producción es cuando fabricas, incluye materiales, mano de obra directa y la parte proporcional de gastos indirectos de fabricación.

La única excepción es si el valor de mercado es inferior al contable (por ejemplo, productos obsoletos, deteriorados o caducados). En ese caso, se debe ajustar a la baja mediante una corrección valorativa para no inflar el activo.

¿Qué pasa si tengo mermas o pérdidas de existencias?

Las mermas, robos, caducidades o roturas no se contabilizan como variación de existencias, sino como gasto. Se puede llevara una cuenta de pérdidas (678) Gastos excepcionales, o a una cuenta de deterioro de existencias si es pérdida de valor. El efecto es que reduces el resultado contable del ejercicio.

Por ejemplo, imagina que tienes una tienda de alimentación y detectas que tienes 500 € de productos caducados. Tendrás que contabilizar como gasto (678) y no incluirla en existencias finales.

👉 Importante: en sectores con muchas mermas (hostelería, alimentación…), conviene documentarlas bien para evitar problemas en caso de inspección.

Al final, lo importante es entender que llevar bien las existencias no solo evita multas o descuadres: también te da claridad sobre cómo va tu negocio en realidad. Pero claro, entre gestionar proveedores, clientes, empleados y el día a día, ponerse a cuadrar inventarios y asientos contables puede convertirse en un auténtico laberinto.

Si prefieres dedicar tu tiempo a hacer crecer tu empresa en lugar de pelearte con las cuentas, lo mejor es contar con ayuda profesional. Los asesores expertos de Ayuda T Pymes podrán acompañarte para que la contabilidad de tus existencias esté siempre al día, sin sustos de última hora y con la tranquilidad de que todo se ajusta a la normativa.