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No es raro que autónomos, profesionales o empresas ofrezcan servicios a asociaciones sin ánimo de lucro. Y es ahí cuando surge la duda de cómo se factura correctamente a una asociación.
Aunque a simple vista parezca igual que emitir una factura a cualquier empresa, hay particularidades fiscales y legales que conviene conocer. En este post te lo voy a desgranar pasito a pasito para que te quede super claro.
¡Vamos! 😉
¿Se puede facturar a una asociación sin ánimo de lucro?
Claro que sí. Una asociación sin ánimo de lucro puede recibir facturas de proveedores, autónomos o empresas, siempre que los servicios o productos que contrate estén dentro de su objeto social y sean necesarios para el desarrollo de sus actividades.
Las asociaciones suelen contratar servicios o adquirir bienes relacionados con sus fines sociales y es muy muy importante que la factura describa claramente el concepto del servicio o producto, porque esto afecta a cómo se aplica el IVA y si existen exenciones o tratamientos especiales.
🚨 Ojito, porque, aunque la asociación sea sin ánimo de lucro, no implica que la operación esté exenta de IVA o retenciones automáticamente.
Diferencias entre facturar a una asociación sin ánimo de lucro o una empresa
Aunque emitir una factura a una asociación puede parecer igual que hacerlo a cualquier empresa, en la práctica existen diferencias importantes que conviene tener en cuenta para evitar problemas fiscales y administrativos.
- Plazos de pago. Una de las principales diferencias es que los plazos de pago pueden ser más largos. Muchas asociaciones dependen de subvenciones, financiación pública o fondos limitados, por lo que los pagos no siempre se realizan de inmediato.
- Justificación documental. A diferencia de la mayoría de empresas privadas, las asociaciones suelen requerir que la factura incluya toda la información completa y detallada, porque necesitan justificar los gastos ante Hacienda, auditorías internas o financiadores externos.
- Exención o aplicación de impuestos. A diferencia de una empresa, las asociaciones no tienen un régimen fiscal uniforme, por lo que cada operación puede tener un tratamiento distinto como te explico a continuación.
Te aconsejo que cuando vayas a facturar a una asociación sin ánimo de lucro compruebes el estatus legal y fiscal de la asociación, confirmes de antemano el plazo del pago y el método de justificación de gastos. Y, la regla de oro, guarda TODO 🙄
IVA y retenciones al facturar a una asociación sin ánimo de lucro
A la hora de facturar a una asociación sin ánimo de lucro no siempre significa cobrar IVA de la misma manera que a una empresa tradicional. La tributación depende de la naturaleza del servicio o producto y de la normativa vigente.
Lo más importante es la correcta documentación y justificación de todas estas operaciones. La asociación debe poder justificar ante Hacienda cada gasto realizado. Por eso, es fundamental que tu factura incluya todos los datos obligatorios.
Como proveedor, guarda la copia de la factura y la documentación de respaldo te protege frente a inspecciones fiscales. Si Hacienda solicita comprobación de gastos de la asociación, una factura correctamente emitida y archivada sirve como prueba de que la operación fue legal y cumplió con las obligaciones fiscales.
Aplicación del IVA en facturas a una asociación sin ánimo de lucro
Hay dos escenarios en los que debemos distinguir la aplicación del IVA cuando se factura a una asociación sin ánimo de lucro.
- Servicios exentos de IVA. Algunas actividades realizadas por asociaciones, como fines educativos, culturales, deportivos o sociales, pueden estar exentas de IVA según la Ley del IVA. Por ejemplo, un curso formativo impartido por un autónomo a una asociación educativa puede estar exento.
- Servicios sujetos a IVA. Otros servicios o productos que no estén vinculados directamente al objeto social exento de la asociación sí deben incluir IVA. Esto ocurre con suministros generales, consultorías no educativas, mantenimiento o material de oficina.
Siempre es recomendable indicar en la factura si el IVA es exento y citar el artículo de la ley que lo respalda. Esto ayuda a la asociación a justificar correctamente el gasto ante Hacienda.
Retenciones de IRPF en las facturas a asociaciones sin ánimo de lucro
En cuanto al IRPF, si facturas como autónomo por servicios profesionales, la factura puede incluir retención del IRPF, normalmente del 15%, salvo que el servicio esté exento o regulado de otra manera.
La retención se resta del importe total y la asociación la ingresa a Hacienda en tu nombre. Esto es habitual en servicios de asesoría, consultoría o profesionales liberales.
Cómo facturar a una asociación sin ánimo de lucro
Cuando vayas a realizar la factura, verás que no es muy distinto a facturar para cualquier otra empresa. Lo que debes tener en mente es incluir los datos correctos y completos para que después no haya problemas.
- Datos obligatorios de la asociación. Para que la factura tenga validez, debes incluir:
- Nombre completo de la asociación tal y como aparece en sus estatutos.
- CIF.
- Domicilio fiscal de la asociación.
- Número de factura correlativo y fecha de emisión.
- Datos de quién emite la factura.
- Nombre o razón social de tu empresa o tu nombre como autónomo.
- NIF o CIF correspondiente.
- Domicilio fiscal.
- Actividad económica o epígrafe del IAE (opcional, pero recomendable).
- Concepto y desglose:
- Descripción detallada del servicio o producto prestado, incluyendo fechas, unidades y precios.
- Importe total de la operación.
- IVA y retenciones de IRPF, si aplica.
- Formas de pago y plazos. Indica el método de pago (transferencia, cheque, domiciliación, etc.) y el plazo acordado del pago. Esto último es muy importante si la asociación depende de subvenciones o fondos públicos, ya que los pagos pueden tardar más de lo habitual.
Errores frecuentes al facturar a asociaciones sin ánimo de lucro
Ya has visto que hacer la factura para una asociación sin ánimo de lucro es bastante sencillo, mientras que tengas en cuenta lo que te he contado. Pero… muchas veces se cometen errores. Y no pasa nada, es normal.
Te voy a dejar una lista de los errores más comunes a evitar para que tu factura sea válida y no genere los problemas fiscales ni retrasos en el pago:
- Facturar sin CIF o datos completos de la asociación. Esto puede invalidar la factura a efectos contables y dificultar que la asociación justifique el gasto ante Hacienda.
- Aplicar IVA cuando no corresponde. Puede generar complicaciones contables y la obligación de rectificar la factura.
- No especificar el concepto del servicio o producto. Dejar el concepto genérico o poco claro puede generar dudas sobre la naturaleza del gasto y dificultar que la asociación lo pueda justificar. Siempre conviene detallar fechas, unidades, servicio realizado o producto entregado.
- No aplicar retenciones correctamente. No hacerlo puede provocar sanciones o correcciones contables por parte de la asociación.
- No archivar la factura y documentación de respaldo. No conservar copias de las facturas, contratos o comprobantes de entrega es super habitual. Tener un archivo completo protege tanto al proveedor como a la asociación ante inspecciones o auditorías.
- No acordar plazos y condiciones de pago. Esto puede generar conflictos o retrasos inesperados.
Preguntas frecuentes sobre facturar a asociaciones sin ánimo de lucro
Te voy a dejar las preguntas más habituales que surgen cuando hay que hacer facturas a una asociación sin ánimo de lucro:
¿Una asociación de ánimo de lucro tiene CIF?
Sí, todas las asociaciones legalmente constituidas en España deben tener un CIF (Código de Identificación Fiscal), que es obligatorio incluir en la factura.
¿Hay que aplicar siempre IVA en la factura?
No. Depende del tipo de actividad. Algunos servicios, como culturales, educativos o deportivos, pueden estar exentos de IVA, mientras que otros sí lo incluyen. Siempre conviene verificar el caso concreto.
¿Se aplica retención de IRPF al facturar a una asociación?
Si facturas como autónomo por servicios profesionales, normalmente sí se aplica retención de IRPF, salvo que el servicio esté exento según la normativa vigente.
¿Pueden las asociaciones retrasar el pago?
Sí, muchas asociaciones dependen de subvenciones o fondos públicos, por lo que los pagos pueden demorarse. Es recomendable acordar por escrito los plazos y condiciones de pago.
¿Qué documentación adicional suele solicitar una asociación?
Además de la factura, a veces se requiere contratos, pedidos, albaranes o justificantes de entrega para poder justificar el gasto ante Hacienda o auditores.
¿Es suficiente enviar la factura por correo electrónico?
Sí, siempre que sea legible y contenga todos los datos obligatorios. Aun así, conviene guardar copias físicas o electrónicas para archivo y control interno.
¿Qué pasa si la factura contiene errores?
Los errores pueden generar retrasos en el pago o la necesidad de emitir una factura rectificativa. Por eso es crucial revisar bien los datos de la asociación, conceptos, importes, impuestos y retenciones antes de enviarla.
Como ves no tiene mayores complicaciones que facturar a cualquier otra empresa o autónomo. Pero, si quieres simplificar todo este proceso y olvidarte de errores, el Software de facturación de Ayuda T Pymes te permite emitir facturas adaptadas a cualquier cliente, incluidas asociaciones sin ánimo de lucro, de forma rápida, segura y totalmente legal.
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