Cómo hacer un recibo | Descarga modelo de recibí

En el mundo de los negocios los recibos van y vienen de forma constante, por eso tener un modelo de recibo va serte muy útil y te va a ahorrar más de un dolor de cabeza.

¿No sabes exactamente qué es un recibo, para qué sirve o cómo hacerlo correctamente? Ya está aquí Gestron para explicarte todo acerca de este documento y cómo se usa. Además, te voy a dejar un modelo para descargar que podrás usarlo al instante 😉

¿Qué es un recibo?

Un recibo es un documento justificativo que acredita que se ha realizado un pago. Lo emite la persona o empresa que recibe el dinero (acreedor o proveedor) y se entrega a quien paga por el bien o el servicio (deudor o cliente).

Es importante tener en cuenta que:

• No existe un modelo oficial de recibo regulado por la ley.
• El recibo no tiene validez fiscal ante la Agencia Tributaria.
• No sustituye a la factura ni sirve para deducir impuestos.

Su uso es principalmente informativo y sirve como respaldo ante posibles reclamaciones.

Normalmente se emite en duplicado, una copia para quien paga y otra para quien cobra, garantizando así un registro del importe entregado.

¿Para qué se utiliza el recibo?

El recibo se utiliza para justificar la entrega de dinero en múltiples situaciones. Las operaciones en las que es habitual el uso de recibos son las siguientes:

• Compras y ventas de bienes.
• Préstamos entre particulares.
• Pago por servicios. Algunos de los más comunes son el de fontanería, electricidad, peluquería, servicios profesionales, etc.
• Salarios.
• Arrendamientos y alquileres.
• Donaciones.
• Pagos de deudas.
• Otras transacciones financieras.

Diferencias entre recibo y factura

El recibo y la factura son dos de los documentos relacionados con las empresas que más se utilizan, por ser comunes durante las transacciones entre ellas. Aunque suelen confundirse, recibo y factura no son lo mismo, Estas son sus principales diferencias:

• El recibo acredita un pago, mientras que la factura lo que justifica es la entrega de los bienes o servicios, además de la solicitud del pago.
• La factura tiene validez fiscal y contable y es obligatoria para cumplir con las obligaciones tributarias.
• El recibo no tiene efectos fiscales y no sustituye a una factura.
• La emisión de las facturas se hace para que se produzca una transacción por un producto entregado o un servicio prestado. El recibo, lo único que hace es de justificante del pago de la operación.

¿Cómo hacer un recibo de pago?

Cuando toca emitir un recibo, hay que hacerlo bien para que realmente sirva como justificante de pago. No se trata solo de poner “Recibo” en un papel y firmarlo, sino de incluir ciertos datos clave para evitar problemas.

Ahora bien, ¿cómo se hace un recibo correctamente? No hay un formato oficial, pero sí ciertas reglas no escritas, como las siguientes:

• Indicar claramente que se trata de un “recibo de pago” o “comprobante de pago”.
• Redactar el documento de forma clara y legible.
• Se deben incluir los datos identificativos de las partes.
• Debe constar la firma bien visible de ambas partes.
• Indicar la fecha exacta en la que se recibe el pago.

Todo lo anterior certifica que la operación se ha realizado correctamente.

Por último, hay que hacer referencia a la numeración de los recibos, ya que, aunque no es obligatoria, si es muy recomendable para llevar un mejor control interno y relacionarlos con facturas u otras operaciones.

¿Qué debemos incluir en un recibo de pago?

Un recibo de pago correctamente elaborado debe contener, como mínimo, los siguientes datos:

• Lugar y fecha de emisión.
• Número de recibo (opcional, pero recomendable).
• Datos del emisor (nombre, razón social, NIG/DNI y dirección).
• Datos del receptor (nombre, NIF y dirección).
• Importe exacto en números y letras.
• Concepto detallado del pago.
• Firma del emisor.

Siguiendo estos pasos, tu recibo será más que un simple papel: será un documento claro, válido y sin margen para dudas. Recuerda hacer dos copias: una para cada parte.

Consejos para hacer un recibo sin errores

Para evitar problemas, es importante tener en cuenta estas recomendaciones:

• Rellena todos los campos correctamente.
• Escribe de forma clara y sin tachones para que el documento quede lo más limpio posible y no puedan darse confusiones, repitiendo las veces que sea necesario.
• Antes y después de la cantidad numérica escribe # para que no se pueda añadir nada más.
• Indica la fecha real de la percepción del dinero.
• No lo rellenes ni lo firmes hasta que recibas el dinero.
• En caso de tener que anularlo, escribe “ANULADO” de forma bien visible y que lo firme quién entrega el dinero.
• Especifica detalladamente el producto y, en los casos de bienes de segunda mano, añade “usado” e indica su estado. También es conveniente añadir si existe alguna garantía.
• Recuerda hacer siempre los recibos de forma duplicada, para de entregar el original al cliente y la copia para el receptor del dinero.
• Archiva o adjunta cada recibo con su factura correspondiente para facilitar el control y el trabajo de contabilidad. Además, también será más fácil el acceso a la documentación en caso de que exista alguna incidencia, revisión o auditoría.

Ejemplo de modelo de recibí

Como es un documento de uso muy habitual entre empresas, en el mercado existen modelos de cuadernos o talonarios en papel preimpresos con diferentes modelos genéricos de recibo que puedes adquirir en tiendas físicas u online, en los que solo tendrás que cumplimentar los datos que piden.

Con esta primera opción puedes disfrutar de la ventaja de que suelen incluir una hoja de papel de calco para cada recibo para poder crear el duplicado del mismo en el momento y que cada parte tenga su copia del recibo.

Y si no quieres buscar más, te dejo un modelo de recibí aquí abajo para descargar y que lo tengas listo para usar 😊

Con este modelo ya tienes todo lo necesario para gestionar tus cobros de manera sencilla y ordenada.

Si te surge alguna duda o quieres asegurarte de que todo está en orden, el equipo de Ayuda T Pymes está ahí para echarte una mano con todo lo que necesite tu negocio.