En el mundo de los negocios los recibos van y vienen de forma constante, por eso tener un modelo de recibo va serte muy útil y te va a ahorrar más de un dolor de cabeza.
¿No sabes por qué? Ya está aquí Gestron para explicarte todo acerca de este documento y cómo se usa. Además, te voy a dejar un modelo para descargar que podrás usarlo al instante 😉
¿Qué es un recibo?
El recibo es el documento que deja constancia de un pago realizado. Lo emite el acreedor o proveedor (quien recibe el dinero) y va dirigido al deudor (quien paga por un bien o servicio). Su función principal es justificar el importe abonado y acreditar que la deuda ha sido saldada.
Aunque no existe una normativa específica para los recibos, se rigen por las directrices del Consejo Superior Bancario y las prácticas comerciales y bancarias habituales, además de ciertas normas de protección jurídica. Su uso es meramente informativo y no tiene validez tributaria ante la Agencia Tributaria.
Este documento funciona de manera similar a una letra o un pagaré, ya que puede endosarse o descontarse si ha sido aceptado. Por lo general, se emite en duplicado: una copia para quien realiza el pago y otra para quien lo recibe, garantizando así un registro del importe entregado.
¿Para qué se utiliza el recibo?
Ahora que ya sabemos que el recibo se utiliza para justificar la entrega de cantidades de dinero, vamos a ver algunas operaciones en las que es habitual el uso de recibos:
- Compras y ventas de bienes.
- Préstamos.
- Pago por servicios. Algunos de los más comunes son el de fontanería, electricidad, peluquería, servicios profesionales, etc.
- Salarios.
- Arrendamientos y alquileres.
- Donaciones.
- Pagos de deudas.
- Otras transacciones financieras.
Diferencias entre recibo y factura
El recibo y la factura son dos de los documentos relacionados con las empresas que más se utilizan, por ser comunes durante las transacciones entre ellas. Sin embargo, hay importantes diferencias entre ellas:
- El recibo es un justificante o registro de pago y la factura lo que justifica es la entrega de los bienes o servicios, además de la solicitud del pago.
- La factura tiene validez fiscal y función tributaria, además de para el registro contable de una actividad profesional sirve para las obligaciones con Hacienda. En cambio, el recibo no tiene estas funciones.
- La emisión de las facturas se hace para que se produzca una transacción por un producto entregado o un servicio prestado. El recibo, lo único que hace es de justificante del pago de la operación.
¿Cómo hacer un recibo de pago?
Cuando toca emitir un recibo, hay que hacerlo bien para que realmente sirva como justificante de pago. No se trata solo de poner «Recibo» en un papel y firmarlo, sino de incluir ciertos datos clave para evitar problemas.
Ahora bien, ¿cómo se hace un recibo correctamente? No hay un formato oficial, pero sí ciertas reglas no escritas. Lo primero es dejar claro en el encabezado que se trata de un “Comprobante de pago” o “Recibo de pago”. Luego, el cuerpo del documento debe ser legible, con una firma bien visible. Aunque en teoría basta con la firma y el DNI del vendedor, lo más sensato es que ambas partes firmen y aporten sus datos identificativos para mayor seguridad.
En cuanto a la fecha, hay que poner la del día exacto en que se recibe el pago. Esto certifica que la operación se ha realizado correctamente. Y aunque no es obligatorio numerar los recibos, hacerlo ayuda a llevar un mejor control de las transacciones y su relación con las facturas.
Lo que hay que incluir en un recibo de pago
En resumen, un recibo bien hecho debe incluir:
- Lugar y fecha de emisión.
- Número de recibo (opcional, pero recomendable).
- Datos del emisor (empresa o persona que cobra).
- Datos del receptor (nombre, NIF y dirección).
- Importe exacto en números y letras.
- Concepto detallado del pago.
- Firma del emisor.
Siguiendo estos pasos, tu recibo será más que un simple papel: será un documento claro, válido y sin margen para dudas. ¡Ojito! Con todo en orden, no te olvides de hacer dos copias: una para cada parte.
Consejos para hacer un recibo
Algunas recomendaciones a la hora de hacer el recibo son las siguientes:
- Añade en cada apartado lo que corresponde.
- Escribe de forma clara y sin tachones para que el documento quede lo más limpio posible y no puedan darse confusiones, repitiendo las veces que sea necesario.
- Antes y después de la cantidad numérica escribe # para que no se pueda añadir nada más.
- Indica la fecha real de la percepción del dinero.
- No lo rellenes ni lo firmes hasta que recibas el dinero.
- En caso de tener que anularlo, escribe “ANULADO” de forma bien visible y que lo firme quién entrega el dinero.
- Especifica detalladamente el producto y, en los casos de bienes de segunda mano, añade “usado” e indica su estado. También es conveniente añadir si existe alguna garantía.
- Recuerda hacer siempre los recibos de forma duplicada, para de entregar el original al cliente y la copia para el receptor del dinero.
- Archiva o adjunta cada recibo con su factura correspondiente para facilitar el control y el trabajo de contabilidad. Además, también será más fácil el acceso a la documentación en caso de que exista alguna incidencia, revisión o auditoría.
Ejemplo de modelo de recibí
Como es un documento de uso muy habitual entre empresas, en el mercado existen modelos de cuadernos o talonarios en papel preimpresos con diferentes modelos genéricos de recibo que puedes adquirir en tiendas físicas u online, en los que solo tendrás que cumplimentar los datos que piden.
Con esta primera opción puedes disfrutar de la ventaja de que suelen incluir una hoja de papel de calco para cada recibo para poder crear el duplicado del mismo en el momento y que cada parte tenga su copia del recibo.
Y si no quieres buscar más, te dejo un modelo de recibí aquí abajo para descargar y que lo tengas listo para usar 😊
Ya tienes el modelo de recibo listo y sabes cómo utilizarlo en tu empresa. Solo recuerda incluir todos los datos clave y hacer dos copias: una para ti y otra para tu cliente, que nunca se sabe cuándo puede hacer falta.
Si te surge alguna duda o quieres asegurarte de que todo está en orden, el equipo de Ayuda T Pymes está ahí para echarte una mano con todo lo que necesite tu negocio.
