Entre todas las novedades en facturación, una de las que más llama la atención es la inclusión del código QR en las facturas. Puede sonar complicado, pero tranquilo, no es para tanto.
Además de ser un requisito, este código puede facilitar la vida tanto a ti como a tus clientes, agilizando procesos y mejorando la gestión de los documentos. Así que nada de agobios, que aquí te explico cómo hacerlo de forma sencilla 🤗
Para qué sirve el código QR en facturas
El código QR, cuyo significado es Quick Response Code, permite almacenar información de manera eficiente.
Cuando se escanea este código con un dispositivo inteligente, el usuario es dirigido a contenidos digitales específicos. En este caso, serán los datos de la factura y su veracidad ante Hacienda.
Este QR tendrá un tamaño habitual y establecido. Debe medir entre 30×30 y 40×40 milímetros y seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004.
Algo que es importante conocer es que el QR no incluirá datos sensibles de los negocios, sino la información necesaria para garantizar la autenticidad de las facturas y asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
La implementación de este sistema tiene como objetivo que tanto la Agencia Tributaria como los ciudadanos puedan verificar la autenticidad de las facturas en tiempo real, ya que hace a la factura verificable en la sede electrónica de la AEAT.
De esta forma, será más fácil la detección de irregularidades y hacer más simples los procesos administrativos para las empresas.
Con este sistema, la Agencia Tributaria espera dar un golpe definitivo al fraude fiscal.
El QR dificultará la utilización de sistemas de doble contabilidad que tienen por objetivo ocultar información relevante para el fisco.
Facturas con código QR obligatorio
Las empresas deberán adaptar sus sistemas de facturación para incluir códigos QR antes del 1 de julio de 2025, según el Real Decreto 1007/2023.
La Disposición final de esa normativa regula la entrada en vigor de cada una de las modificaciones que se prevén en el reglamento para los programas de facturación.
Este real decreto está en vigor desde diciembre de 2023. Sin embargo, la norma prevé dos entradas en vigor distintas para la obligación de incluir el código QR en las facturas:
- Productores y distribuidores de programas de facturación. Estas empresas deberán ofrecer sus softwares adaptados totalmente al reglamento, incluyendo la posibilidad de añadir códigos QR, en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que está ultimando Hacienda.
- Autónomos y empresarios usuarios de programas de facturación. Los autónomos y empresas que usen programas de facturación deberán tener sistemas adaptados a los requisitos del reglamento. Esto quiere decir que todas sus facturas electrónicas deberán incluir códigos QR a partir de esta fecha.
¿Quién está obligado a incluir códigos QR en las facturas?
En el reglamento sobre facturación se distinguen de forma clara dos tipos de autónomos o empresas que van a estar obligados a cumplir con todos los requisitos técnicos que marca la orden ministerial.
Aún no se ha aprobado esta orden ministerial pero se sabe que va a afectar de la siguiente forma:
- Fabricantes o distribuidoras de programas de facturación. Cuando termine el plazo marcado por la orden ministerial todos los softwares que produzcan o vendan deberán emitir facturas electrónicas en las que se puedan incluir códigos QR.
- Los autónomos y empresas que emiten facturas a otros profesionales o empresas. Sus facturas deberán incluir un código QR con los datos básicos de la factura.
¿Cómo obtener el QR de una factura?
Los códigos QR en las facturas tanto impresas como visualizables se deben incluir en el principio de la factura, antes de que empiece el contenido.
Por tanto, lo que siempre aparecerá al principio de la factura será el código QR.
Si el formato de la factura es vertical, el QR se encontrará arriba del todo, próximo al margen superior y preferiblemente centrado o en el margen superior izquierdo.
Si el formato de la factura es horizontal o apaisado, el código QR se situará a la izquierda, cerca del margen superior izquierdo o centrado respecto a los márgenes superior e inferior de la factura.
Con esto, lo que se intenta es homogeneizar su ubicación para que sea previsible su ubicación. Pero si surgen obstáculos que hagan que la ubicación establecida como preferente no pueda adoptarse, podrá ubicarse en otra zona de la factura, donde sea visible y fácilmente distinguible respecto de otros códigos o QR que se hayan añadido a la factura.
Si en el papel donde se va a imprimir la factura hay algún elemento preimpreso que no se va a generar por el software que emite la factura, como por ejemplo el logo de la empresa, toda esa parte que ya está preimpresa se puede mantener en su lugar y dejar el QR como primer elemento de la factura que sí genera el programa de facturación.
El QR tributario sólo se incluye una vez en la factura, al principio y antes del contenido de ésta. Si la factura ocupa más de una página, el QR sólo estará en la primera página y no en las siguientes.
Los receptores de las facturas con QR podrán cotejar las facturas desde cualquier dispositivo que disponga de una cámara y tenga acceso al reconocimiento del QR para obtener la URL y conexión a la web.
Para realizar el anterior proceso el uso de la APP de la AEAT es aconsejado, aunque no imprescindible. La APP de la AEAT es una garantía a la hora de asegurar que el QR incorporado a la factura y leído no sea irregular.
Cuando se emite la factura y se envía, se genera automáticamente el código QR.
Qué datos contiene el QR de una factura
Al leer el código QR generado en la factura se pueden visualizar los siguientes datos:
- La URL de acceso al servicio donde muestra los datos del comprobante.
- Folio fiscal del comprobante.
- RFC del emisor.
- RFC del receptor.
- Total del comprobante.
- Ocho últimos caracteres del sello digital del emisor del comprobante.
¿Qué pasa si una factura electrónica no tiene código QR?
Actualmente no existe una regulación concreta donde exista una sanción específica por no incluir los códigos QR en las facturas. Sin embargo, esta forma de actuar se puede incluir dentro de la Ley Antifraude, que establece sanciones para aquellos negocios y profesionales que utilicen programas de facturación que no se ajusten a lo establecido en la normativa.
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria regula la infracción que consiste en la fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no se amolden a las especificaciones que exige la normativa aplicable.
Los fabricantes y distribuidores de software pueden incurrir en esta infracción si ponen a disposición de los consumidores programas no homologados.
Por su parte, los usuarios cometen la infracción si poseen y utilizan programas no homologados. Aquí es donde se incluiría el hecho de emitir facturas sin su correspondiente código QR, pero también si manipulan software debidamente certificado.
Ambos casos se consideran infracciones graves, por lo que los fabricantes y distribuidores pueden ser sancionados con una multa de 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que hayan vendido software no homologado.
Por su parte, los empresarios y profesionales que posean programas no certificados se exponen a una multa de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que hayan hecho uso de ellos.
Para tener código qr en las facturas se necesita un software adaptado y que cumpla los requisitos de la nueva normativa, como es AON. De esta manera, sabrás que tus facturas son verificables y que estás cumpliendo con lo exigido en materia de facturación. Además, te evitarás el problema de tener que enfrentarte a una multa de un gran importe.
