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Datos necesarios para facturar a particulares

¿Estás pensando en facturar a particulares? Antes de lanzarte a la aventura es importante que conozcas bien los datos necesarios que debes incluir en las facturas.

Es normal que te surjan dudas ya que, a diferencia de cuando trabajas con profesionales, no siempre estarás obligado a emitir facturas

Además, la información que deberás incluir en ellas, en los supuestos que sean obligatorios, distan un poco de la que estás acostumbrado a incluir en las facturas a profesionales.

Así que, si quieres emitir facturas a particulares sin temor a hacerlo mal, sigue leyendo este post. ¿Estás listo?

¿Cuándo es obligatorio emitir factura a particulares?

No siempre existe la obligación de emitir facturas a particulares. En general, solo es necesario emitir facturas a particulares si estos lo solicitan o si el importe total del servicio o producto supera los 3.000 euros, incluyendo el IVA.

Sin embargo, hay algunas actividades en las que la emisión de factura es obligatoria independientemente del importe de la operación. Es el caso de los servicios de telecomunicaciones, radiodifusión y televisión, así como en las operaciones realizadas por viajeros, como los servicios de hostelería y restauración, entre otros. 

En cualquier caso, siempre es recomendable emitir factura a particulares, ya que puede ayudar a evitar posibles malentendidos o reclamaciones futuras. Además, la factura es un documento que acredita la operación y que puede ser necesario para realizar la contabilidad de la empresa o para cumplir con otras obligaciones fiscales. ¡Mejor tener más información que menos!

¿Cuándo no es obligatorio emitir factura a particulares?

Por si con lo explicado en el apartado anterior no te ha quedado claro cuándo no es obligatorio emitir facturas a particulares, voy a contarte en qué situaciones no estarás obligado a hacerlo::

  • Cuando el importe de la operación sea inferior a 3.000 euros. En estos casos, aunque no es obligatorio, se recomienda que se emita factura por motivos fiscales y contables.
  • Cuando se trate de operaciones realizadas por particulares que no realizan actividades empresariales o profesionales, y que, por tanto, no tienen derecho a deducir el IVA.
  • En las operaciones que están exentas de IVA, como la enseñanza reglada, la sanidad o los servicios financieros.
  • En las operaciones que están sujetas a retención, como los alquileres de inmuebles o los servicios de profesionales.

¿Qué datos debe incluir una factura para particulares?

Ahora que ya conoces cuándo es obligatorio emitir facturas a particulares, voy a contarte la información que sí o sí debe de aparecer en tus facturas:

  •    Nombre y apellidos o razón social del emisor de la factura: Debe incluirse el nombre y apellidos del emisor de la factura si se trata de una persona física, o la razón social si se trata de una persona jurídica.
  •     Número de identificación fiscal del emisor de la factura (NIF): Es el número que identifica al emisor de la factura ante la Agencia Tributaria.
  •     Dirección fiscal del emisor de la factura: Es la dirección donde está domiciliado el emisor de la factura.
  •     Fecha de emisión de la factura: Es la fecha en la que se emite la factura.
  •     Número de factura: Es un número que identifica de manera única a cada factura que se emite. Este número debe ser correlativo y no debe haber dos facturas con el mismo número.
  •     Nombre y apellidos del receptor de la factura: Debe incluirse el nombre y apellidos del receptor de la factura al tratarse de una persona física. 
  •     Número de identificación fiscal del receptor de la factura (NIF): Es el número que identifica al receptor de la factura ante la Agencia Tributaria (número de DNI o NIE).
  •     Descripción detallada de los bienes o servicios prestados: Debe incluirse una descripción detallada de los bienes o servicios que se han prestado.
  •     Importe total de la factura, incluyendo los impuestos correspondientes (IVA u otros impuestos aplicables): Debe incluirse el importe total de la factura, incluyendo el IVA u otros impuestos aplicables.
  •     Forma y plazo de pago: Se debe indicar la forma en que se realizará el pago y el plazo en el que se debe realizar.

👩‍🏫 Importante: En algunos casos específicos, como operaciones con bienes y servicios sujetos a impuestos especiales o exentas de IVA, se pueden requerir otros datos específicos adicionales.

Datos específicos adicionales en las facturas a particulares

Además de los datos que mencioné anteriormente, existen algunos casos específicos en los que pueden requerirse datos adicionales en una factura para particulares. A continuación, te menciono algunos ejemplos:

  • Operaciones con bienes y servicios sujetos a impuestos especiales: En estos casos, se deben incluir datos adicionales como el tipo de impuesto especial aplicable y su correspondiente tipo impositivo.
  • Facturas exentas de IVA: En estos casos, se debe incluir la mención “exenta de IVA” y el motivo por el cual la operación está exenta.
  • Facturas emitidas por agencias de viajes: En estas facturas se debe incluir información detallada sobre el viaje, como el nombre del transportista, la fecha de salida y llegada, el número de pasajeros, entre otros.
  • Facturas emitidas por servicios de telecomunicaciones: En estas facturas se deben incluir datos específicos sobre los servicios prestados, como el número de teléfono o el tipo de servicio contratado.

Si te encuentras en algunas de estas cuatro situaciones, deberás de incluir los datos indicados. Recuerda que estos dependerán del tipo de operación realizada y de la normativa fiscal aplicable en cada caso.

Consejo a la hora de emitir una factura para particulares

Como te he indicado en el apartado anterior, existen diferentes situaciones en las que esta información puede variar ligeramente en función de la situación en la que te encuentres. 

Mi recomendación es que no te la juegues a hacerlas tú solo. Si todavía no cuentas con un asesor profesional ni un programa de facturación, mi consejo es que acudas a Ayuda T Pymes

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