Qué es una Factura Electrónica y Cómo funciona

La factura electrónica no es que sea mi tema favorito, pero la verdad es que hoy día se trata de algo útil y necesario de controlar y he pensado que a mis emprendedores os vendría bien conocer las características y  condiciones de este trámite en España.

Si quieres solventar algún tema relacionado con tu caso concreto, en Ayuda-T Pymes somos expertos asesores en facturación electrónica. Lo más pro que te puedas echar a la cara. Gente guay. Puedes ponerte en contacto con nosotros siempre que lo necesites.

Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica no es más que la evolución online y telemática de este tipo de gestión tradicional.  Así, la factura online permite a las entidades realizar trámites de dicha naturaleza optimizando tanto el proceso de generación, envío, almacenamiento y acceso a la información reflejada en estas facturas electrónicas a través de sistemas de tecnología cloud.

Para qué sirve una Factura Electrónica

Es una factura adaptada a las nuevas necesidades de la empresa. Sirve para lo mismo que una factura impresa, pero es imprescindible en una economía que se halla en plena transformación digital.

Adiós a los papeles y envíos de mensajería. Si tu cliente está en el otro lado del mundo, tendrá su factura digital al momento de emitirse.

Cómo funciona la facturación electrónica

Son muchas las opciones que existen para generar una factura electrónica. Un sinfín de programas de facturación se proclaman en internet a fin de facilitar la tarea de generar factura online.

👩‍🏫 Recomiendo extremar la precaución tanto con el tipo de proveedor del software de facturación en términos de seguridad, como con el formato de factura digital que se nos ofrece.

Es decir, la factura en línea debe seguir una serie de requisitos y estructura determinada por ley en España, formato de factura recogido en la web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, Facturae en el caso de expedirse para Administraciones Públicas.

Si eres una pyme o empresario individual (autónomo), tienes la opción de emplear el software de facturación online gratuito que pone a tu disposición el Ministerio.

Facturas electrónicas a las Administraciones Públicas

Desde el 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas a Administraciones Públicas deben ser electrónicas para los proveedores que expidan bienes o servicios a este tipo de organismos gubernamentales.

De esta forma, sólo estarán obligados a generar factura electrónica las  entidades reflejadas a continuación:

• SA
• SL
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica de nacionalidad extranjera
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria
• Uniones temporales de empresas
• Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

📑 La obligatoriedad de expedición de factura online puede quedar excepcionalmente derogada en el caso de que su importe no alcance los 5000 euros.

La generación de factura electrónica a AA.PP. implica tres obligaciones concretas:

• La factura online debe estar escrita en un lenguaje informático específico (si empleas el software Facturae proporcionado por el Ministerio, este elemento ya está incluido).
• Estar firmadas electrónicamente. Para ello necesitarás utilizar un certificado electrónico reconocido.
• Indicar el destinatario de la factura electrónica, incluyendo:
  • oficina contable
  • órgano gestor
  • unidad tramitadora

Debes saber que en el envío de facturas electrónicas destinadas a Administraciones Públicas se tramitan mediante los puntos generales de entrada de facturas, en el caso español a través de la página oficial del FACe.

Se trata de una especie de “ventanilla virtual” de entrada de este tipo de factura digital dirigida a una organización pública. En dicho portal podrás tramitar las facturas, consultar el estado de las mismas, el directorio de códigos de  identificación de unidades destinatarias, descargar el programa gratuito del Fenae y solicitar ayuda con tus gestiones.

Debes saber que el envío de facturas electrónicas al FACe implicará el registro en un directorio obligatorio para llevar a cabo este tipo de gestiones con AA.PP: españolas. Asimismo, es interesante que tengas en cuenta que estás obligado a conservar las copias de facturas electrónicas.

Hacer Facturas Electrónicas a otras empresas o autónomos y consumidores finales

En este caso, la tramitación de facturas digitales puedes llevarla a cabo del mismo modo mediante software de facturación online, aunque te bastaría también con cualquier programa ofimático mediante autofacturación.

De nuevo tendrás que asegurarte de que la herramienta que emplees además de ser segura, por ejemplo, el software de facturación cumpla con los requisitos técnicos compatibles con los los receptores de la factura online.

En el caso de destinatarios empresarios o autónomos, estos deben prestar su consentimiento para que sea válido enviarles facturas electrónicas, que deberá de ser expreso o no en función del tipo de receptor. Generalmente, esto procede cuando el destinatario ejerza alguna acción que implique consentimiento, como el procesamiento o pago de la factura.

Por su parte, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del destinatario debe ser expreso, que no específico, si este viene recogido en el contrato aceptado para con la empresa que ofrece el servicio.

Deberás conservar las facturas digitales expedidas. Aunque no es necesaria la firma electrónica, aunque podrá ser solicitada de cara a garantizarla veracidad de su contenido y origen.

Del mismo modo, podrá demostrar la integridad de los datos proporcionados mediante el intercambio electrónico de datos (EDI) y a través de las vías validadas por el AEAT.

Ten en cuenta que las facturas electrónicas no deben emitirse obligatoriamente en el  formato de factura Facturae si se dirigen a empresas, autónomos, usuarios o consumidores o cualquier tipo de entidad ajena a la Administración Pública.

Empresas con obligaciones específicas en la expedición de facturas electrónicas

Las empresas mencionadas a continuación tienen obligaciones concretas en cuanto a la generación y tramitación de facturas electrónicas. Son denominadas, por su naturaleza, empresas dedicadas a la oferta de servicios al público en general de especial trascendencia económica:

• Servicios de comunicaciones electrónicas a usuarios finales
• Servicios financieros destinados a consumidores
• Suministro de agua, gas y electricidad a consumidor final

En el caso en el que la contratación se haya efectuado a través de vías online:

• Agencias de viajes
• Servicios de transporte de viajeros por cualquier tipo de vía
• Comercio minorista

👨‍⚖️ ¡Cuidado! Aquellas empresas que ofrezcan  servicios de esta naturaleza y que, existiendo obligación, no pongan a disposición de sus clientes opción de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán avisadas y sancionadas con hasta 10.000 pavitos.