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Diferencia entre el NIF provisional y el definitivo al crear una empresa

La diferencia entre el NIF provisional y el NIF definitivo es de esas cosas que uno cree tener claras, pero cuando lo piensa, ya no está tan seguro. Como suele pasar con los ahorros que uno tiene, vaya 😒

Pues no tener claro lo del NIF provisional y el definitivo tampoco es moco de pavo, te lo digo. Puedes meter la pata pero bien si confundes estos dos términos, y vas con tu NIF provisional por la vida operando como si fueras Elon Musk.

Aunque tú no te plantees cosas como comprar Twitter, será mejor que sepas bien qué puedes hacer con un NIF y con el otro, para evitar problemas. ¿Y quién mejor que GesTron para contártelo, que está siempre deseando solucionar todas tus dudas?

¡Al lío!

¿En qué se diferencia el NIF provisional del NIF definitivo?

Cuando se constituye una empresa se dispone de un plazo de un mes para solicitar el NIF. Pues bien, ese NIF es provisional hasta que no se convierte en definitivo, una vez que la entidad está debidamente inscrita en el Registro Mercantil.

Esto supone que la empresa no tiene personalidad jurídica aún. Junto a su código aparecerá la expresión «en constitución», de forma que cualquier tercero (por ejemplo un proveedor) pueda saber que es una empresa que aún no tiene su NIF definitivo.

El NIF provisional tiene que aparecer en todos los documentos comerciales de la empresa. Es importante saber que mientras que las sociedades mercantiles no tiene NIF definitivo, a efectos legales funcionan como una sociedad civil, por lo que sus socios responderán frente a la misma.

¿Cuánto tarda el NIF provisional?

Lo normal es que la Agencia Tributaria asigne el NIF provisional a la entidad de forma prácticamente automática, una vez que aquella presenta la documentación necesaria y tras comprobar que todos los documentos están correctos. Así que hablamos de un trámite rápido, allá donde los haya.

¿Con el NIF provisional se puede facturar?

No, ninguna empresa puede facturar hasta que no tenga su NIF definitivo y se haya dado de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas.

Sí puede ir realizando algunas operaciones (como comprar material a nombre de la empresa), pero cualquier transacción que realice no tendrá validez legal hasta que haya obtenido su NIF definitivo.

¿Para qué sirve el NIF provisional?

El principal fin del NIF provisional es identificar a la persona jurídica cuando esta vaya a realizar cualquier gestión que tenga relevancia a nivel tributario (por ejemplo, para el control de las operaciones que suponen un movimiento de una cuenta bancaria a otra).

Además, el NIF provisional sirve también para realizar operaciones con entidades de crédito, crear o extinguir derechos reales sobre bienes inmuebles, etc.

¿Cómo solicitar el NIF definitivo?

En el momento en que se constituye una sociedad, esta tiene un plazo de un mes para solicitar su NIF, presentando el modelo 036 en Hacienda (alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores) y marcando la casilla 110 de la misma. Pero de momento, ese NIF será provisional.

Para solicitar el NIF, hay que presentar también un documento firmado en el que los otorgantes hagan constar su acuerdo para constituir la entidad. Dicho documento tendrá los siguientes datos:

  • Denominación social de la empresa y anagrama, en su caso.
  • Forma societaria bajo la cual se constituye.
  • Domicilio social.
  • Domicilio fiscal.
  • Objeto social.
  • Capital social previsto.
  • Registro público en el que se debe inscribir la entidad.
  • Fecha de cierre del ejercicio social.
  • Plazo de vida de la entidad previsto.
  • Fecha en que se prevé que se comiencen a adquirir bienes o servicios destinados a la actividad profesional o empresarial.
  • Identificación de los socios fundadores (su NIF, domicilio social y porcentaje de participación).
  • Identificación de los administradores y representantes, con su NIF.
  • Pactos y condiciones acordadas.
  • Firma de los socios, administradores y representantes.

Además, habrá que presentar el certificado que demuestre que el nombre de la sociedad no coincide con el de otra.

Hasta que la empresa no esté debidamente inscrita en el Registro Mercantil y presente una copia de dicha inscripción en la Agencia Tributaria, ese NIF será provisional y no definitivo.

¿Cuándo se pide el NIF definitivo?

La empresa cuenta con un plazo de un mes desde su inscripción en el Registro Mercantil para solicitar su NIF definitivo.

Si transcurre ese tiempo sin pedirlo, Hacienda puede mandarle un requerimiento, y si continúa sin solicitarlo, el NIF provisional puede ser revocado, por lo que dejará de tener validez.

También puede darla de alta de oficio en el Censo de obligados tributarios, asignándole el NIF que le corresponda.

Una vez que obtiene el NIF definitivo, se da de alta a la empresa en el Impuesto sobre Sociedades, ya que ya tiene personalidad jurídica.

¿Cómo solicitar el NIF provisional para una asociación?

Ojo, que hasta ahora hemos estado hablando de cómo solicitar el NIF para una sociedad mercantil. Pero otras entidades con personalidad jurídica, como las asociaciones, también necesitan tener su NIF.

En realidad, el procedimiento es el mismo. La única diferencia es que en este caso, la entidad no se inscribe en el Registro Mercantil sino en el Registro de Asociaciones correspondiente. Y es cuando se ha producido dicha inscripción cuando se tiene que solicitar el NIF definitivo, en un mes.

Previamente, habrá que presentar el modelo 036 en Hacienda, tal como si se tratara de una sociedad, marcando igualmente la casilla 110. En la página 2B del modelo hay que señalar la opción «Persona jurídica o entidad residente en España».

Los documentos que hay que presentar para solicitar el NIF de una asociación son los siguientes:

  • Acta fundacional de la asociación (original y fotocopia), incluyendo el acuerdo de constitución y los estatutos de la misma.
  • Certificado de inscripción en el Registro de Asociaciones que corresponda. También se puede presentar el documento acreditativo de haber solicitado la inscripción, si esta aún no se ha producido.
  • NIF de la persona que firma el modelo 036, que será el presidente de la asociación.
  • Documento acreditativo de la capacidad de representación de la persona que firma el modelo 036. Como normalmente será el presidente, figurará en los estatutos y no será necesario presentar este documento.

Total, ¿que necesitas un NIF, no? Pero todo esto te parece un rollazo, como es normal. Tranquilo que para eso estamos en AYUDA T PYMES; para ayudarte con todos los trámites para crear tu empresa, comenzando por el trabalenguas este del NIF provisional y el NIF definitivo.

Lo de llegar a los niveles de Tesla y eso ya es cosa tuya. Pero dejándonos a nosotros toda la parte burocrática, tendrás más tiempo para darle vueltas a cómo conseguirlo 🙃

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