Descarga el programa de facturación gratuito para Pymes y autónomos

31 mayo 2021 > Autónomos | Contabilidad

¿Cómo gestionar los libros contables de un pequeño negocio?

Desde Ayuda T Pymes ponemos a tu disposición Selfconta, un programa de facturación gratuito que te permitirá llevar la contabilidad de tu negocio de forma mucho más sencilla. De todas formas, existen una serie de registros que un negocio debe llevar al día y hoy, en GesTron, te voy a explicar cómo funciona este rollo.

De forma general, hay un par de cosas que debemos aclarar respecto obligaciones de los libros contables de autónomos y sociedades. Sólo las empresas (autónomos societarios) tienen obligación de registrarlos. Los libros contables únicamente tendrán que ser registrados por autónomos no societarios, siempre que estén inscritos en el Registro Mercantil (algo que es súper raro).

La gestión adecuada de la contabilidad que debe cumplir un pequeño negocio, según la normativa de la Agencia Tributaria, es un instrumento importante que te va a facilitar las cosas a la hora de cumplir con tus obligaciones fiscales.

Como autónomo, llevar al día los libros contables de tu negocio te será útil para tener control sobre ingresos, gastos, lo que debes o lo que tienen que pagarte. En este sentido, nuestro programa de facturación gratuito se encarga de calcularlo todo de forma automática. Además, podrás expedir facturas y enviarlas directamente a tus clientes, programarlas, también de forma recurrente, controlar la morosidad, la tesorería y muchas otras funciones adicionales.

La cosa iría tal que así:

Los ingresos: facturas emitidas

Tendrás que  llevar un libro de registro de las facturas emitidas. Se trata de un listado de todas las facturas emitidas, ordenadas cronológicamente, y en el que tendrás que reflejar aspectos como:

  • el nº de factura
  • fecha en la que fue emitida
  • destinatario
  • base imponible
  • tipo de IVA (4%, 10% o 21%)
  • importe del IVA
  • retención de IRPF

Gracias al libro de registros sabrías cómo va la facturación de tu negocio durante un periodo determinado, normalmente de forma trimestral. En tu caso, si utilizas Selfconta tendrás gran parte del trabajo hecho y no habría problema en calcular con un par de clics cómo van los ingresos de tu negocio en la semana, cada día, en el trimestre o anualmente. Ventajas de poder usar cuando quieras tu programa de facturación gratuito.

La numeración de facturas es un requisito exigido por la Agencia Tributaria. Es importante tener en cuenta que la contabilidad de la facturación de un negocio cualquiera debe ser incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración. De este modo reducen la posibilidad de fraude o falseamiento de facturas.

Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

A través del libro de registro de facturas emitidas tienes controlados los ingresos de tu negocio. En cuanto al control de gastos, debes saber que para la contabilización de los mismos es necesario llevar tres libros de registros diferentes:

  • el libro de registro de facturas recibidas, las que emiten nuestros proveedores cuando recibimos un servicio o mercancía, por ejemplo;
  • el libro de registro de bienes de inversión;
  • y el libro de registro de gastos.

Si eres capaz de llevarlos al día de forma adecuada, podrás saber fácilmente si el negocio genera beneficios o pérdidas y tomar decisiones en el momento adecuado, cumpliendo con todas tus obligaciones.

Libro de registro de facturas recibidas

Se trata del documento de gastos constituido por un simple listado en el que deben contabilizarse todas aquellas facturas que uno recibe, y que reflejan compras tanto de bienes como de servicios obtenidos para el desarrollo de su actividad.

En este libro de registro, igual que ocurriría en el caso de los ingresos, las facturas se incluyen asignándoles:

  • Un número concreto de factura;
  • la fecha de expedición (en la que realizaron la factura);
  • el nombre y apellidos o razón social de tu proveedor o quienquiera que sea el emisor;
  • Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor;
  • la base imponible;
  • el tipo impositivo aplicable del IVA;
  • el importe del IVA;
  • y en caso de que corresponda, la retención correspondiente.

Libro de registro de bienes de inversión

Los bienes de inversión son los que adquieras como empresario o profesional para implicar el desarrollo de tu actividad y que, además, por su naturaleza, no se consumen a lo largo de un único ejercicio, sino que se alarga en el tiempo obligando a contabilizar su coste distribuyéndolo no como gasto único de un período, sino a lo largo de varios de ellos.

Este libro funciona de forma similar que el de las facturas que recibes, el que te he explicado anteriormente. La diferencia es que sólo puedes incluir en él los bienes adquiridos cuyo coste supere los 3.000 euros de importe.

Libro de registro de gastos

En el libro de registro de gastos se incluyen los gastos, valga la redundancia, que se realizan en el negocio diariamente, tengan o no IVA. Si además, los costes están sujetos a IVA, estarán incluidos en este libro contable y en alguno de los dos anteriores.

En este libro se meterían, por ejemplo, la cuota de autónomos que pagues cada mes a la Seguridad Social, los tickets de la papelería, el gasto en gasolina si tu actividad implica el uso obligatorio de vehículos, o cualquier otro desembolso que realices que sea necesario para el desarrollo de tu actividad como autónomo.

Recuerda que con Selfconta, tu programa de facturación gratuito, podrás tener bajo control la relación de ingresos y gastos de tu negocio. Así, contarás con datos reales y podrás realizar informes sobre la situación financiera de tu negocio.

En el caso de contar tanto con factura como con ticket o recibo por un mismo gasto, ten en cuenta que sólo debes contabilizarlo como factura.

Además, ojito con guardar las facturas de las partidas que incluyes en el libro de registro de gastos. Si no las conservas, no vas a poder desgravarte luego el IVA. Debes demostrar sí o sí que estos gastos son afectos al desarrollo de tu actividad. De otro modo, podrías tener líos con la administración.

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