Modificar factura emitida

27 septiembre 2021 > Contabilidad

¿Se puede modificar una factura emitida?

Decía Benjamin Franklin (uno de los padres fundadores de los Estados Unidos) que solo hay dos cosas seguras en esta vida; una es la muerte y la otra son los impuestos. Por tanto, todo lo demás tiene solución, incluso si te equivocas (el que tiene boca se equivoca) y emites una factura errónea 😱

La energía no se crea ni se destruye, solo se transforma. De forma similar, verás aquí que aunque las facturas las creas, después no las puedes destruir, solo transformarlas.

¿Cómo puedo modificar una factura emitida?, me preguntan muchas veces.

Pues sigue leyendo hasta el final para saberlo, y te prometo que cuando acabes dirás ¡fácil!

Vamos que nos vamos y arrancamos 🚒

Causas para anular una factura

A ver, un mal día lo tiene cualquiera.

Te pones a hacer la factura. Que si la Razón Social, el domicilio, el CIF, que si la fecha de vencimiento y se te hace bola, ¿a quién no?

Total, que la emites, se la envías al cliente y contesta diciéndote que la factura es como esos avisos que aparecen al comienzo de algunas películas diciendo «cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia».

Lo compruebas y resulta que en la factura has puesto el nombre de tu cuñado el sabelotodo (en qué estarías tú pensando), el domicilio de la casa de Batman y en la fecha de vencimiento te has ido al día 30 de febrero del año 2221, que vete tú a saber dónde estaremos todos.

¡Hala, hay que anular la factura! Y en esas estamos.

Cómo anular una factura emitida

Partiendo de la base de que una factura no se puede eliminar por ley, lo que debes hacer es modificar la factura emitida mediante:

  • Una Nota de Crédito, también llamada factura de abono
  • Una Factura Rectificativa

¿Cuándo hacer una u otra? Pues depende del trimestre en que la hagamos 👩‍🏫

En el mismo trimestre de facturación

Si se trata de un simple error como el nombre, la dirección, el NIF, etc. en el mismo trimestre de facturación y no está declarado aún, es muy sencillo.

Se lo cuentas a tu cliente y le envías la nueva.

Si se trate de un error en la operación o de una devolución, puedes emitir una nota de crédito o nota de abono.

Es un documento que actúa como una factura negativa, es decir, de signo contrario a la anterior.

Después, emites otra factura con la cantidad correcta y ¡a correr! 🏃‍♂️

Cómo se hace una nota de crédito

Para hacer una nota de crédito, has de seguir estos pasos:

  • Crear una nueva factura y aclarar que se trata de una “Nota de crédito”.
  • Asignarle un número correlativo
  • Hacer referencia a la factura original anulada
  • Poner los importes en negativo
  • Conservar la factura anulada o modificada por si Hacienda te la pide
  • Enviar a tu cliente la nota de crédito para su contabilidad.

Si te vuelves a equivocar (nadie es perfecto y dos malos días los tiene cualquiera) u olvidas algún dato importante en la nota de crédito ya enviada a tu cliente, ya sabes, nada de destruirla 👈

Creas una nueva nota de abono con los datos correctos y numeración correlativa y se la envías.

En un trimestre anterior

Cuando el error se ha producido en un trimestre anterior, no puedes emitir una nota de crédito o abono porque el IVA de esa factura ya está liquidado en Hacienda.

Solo puedes hacer una factura rectificativa que, además, te permitirá recuperar el IVA que ya has pagado.

Tienes tiempo porque dispones de hasta cuatro años para hacerla a contar desde la fecha de emisión de la factura errónea.

El contenido será el mismo que cualquier factura ordinaria, y además:

  • Un aviso de que es una factura rectificativa.
  • Los datos que identifican la factura anterior rectificada (número, fecha, etc.).
  • La rectificación que se lleva a cabo en el nuevo documento.
  • El motivo por el que se modifica.
  • El importe de la modificación (sea positivo o negativo).

Cómo anular una factura recibida

Si recibiste una factura de tu proveedor que ya tienes registrada en tus libros de gastos y ahora quieres anularla de tu contabilidad, solo tienes que generar otro gasto, pero con importe negativo para compensarla, incluyendo en la nueva factura la siguiente información:

  • Nombre del proveedor.
  • Descripción (ej.: devolución de existencias).
  • Categoría.
  • Importe en negativo.

¿Cuándo hacer nota de crédito o factura rectificativa?

¿Es mejor hacer una factura o nota de abono que una factura rectificativa? La Agencia Tributaria acepta ambas, no entra a discutir sobre cuál es más apropiada.

La diferencia fundamental es que la factura rectificativa se emite para anular una factura cuyo IVA ya está liquidado y corresponde, por tanto, a un trimestre anterior.

Por contra, la modificación de una factura emitida o nota de abono, se debe hacer, necesariamente, dentro del mismo trimestre fiscal que esta.

Por lo demás, ambas sirven para corregir los mismos errores en la factura: la numeración, la fecha, los importes, la base imponible, la cuenta bancaria, los conceptos, etc.

Bueno pues hasta aquí hemos llegado para modificar una factura emitida. Si tienes dudas sobre alguna factura que quieras modificar, no olvides que tienes a tu disposición un súper equipazo de especialistas en AYUDA T PYMES comprometidos para que te quede todo más claro que la sopa de un asilo.

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