Se habla mucho de la factura electrónica pero para los autónomos y las pequeñas y las medianas empresas puede ser otra complicación más.
Por eso, voy a ayudarte a saber cómo emitir una factura electrónica paso a paso 😉
Qué es FacturaE
FacturaE es una factura electrónica.
Una factura electrónica es la que se emite y se recibe en formato electrónico. Está regulada por la ley, al igual que la factura en papel.
Tienen que cumplir unos requisitos en cuanto a contenido, como la factura convencional, y ambas tienen los mismos efectos legales.
La principal característica y diferencia de la factura electrónica es que necesita el consentimiento del destinatario.
Características de la factura electrónica
Las facturas electrónicas deben tener las siguientes características para tener validez:
- Legibilidad. El documento debe ser fácilmente legible, todo su contenido.
- Autenticidad. La identidad del emisor y del que expide la factura deben estar garantizadas. Ambos pueden ser la misma persona.
- Integridad. El contenido de la factura debe ser el original, no puede haber sido modificado.
- Consentimiento. Tiene que tener el consentimiento de la misma por parte del destinatario.
Quizás la característica más significativa, que llama la atención y es fundamental en la factura electrónica es el consentimiento del destinatario. Esto la diferencia de la factura convencional y también complica un poco el proceso de emisión de las facturas electrónicas.
Cómo emitir facturas electrónicas
Para emitir las facturas electrónicas es necesario que se garantice el cumplimiento de las características que he detallado en el punto anterior. La más difícil de conseguir es la del consentimiento del destinatario, lo que permite facturarle de forma electrónica.
Para que la autenticidad y la integridad de la factura electrónica esté garantizada se puede utilizar una de las dos siguientes opciones:
- Firma electrónica avanzada con certificado electrónico reconocido.
- Con firma electrónica avanzada y certificado digital pero además, creada mediante dispositivo seguro, firma electrónica reconocida.
Para poder emitir la factura electrónica cumpliendo las características comentadas y con los métodos de autenticación permitidos es posible el acceso a una de las siguientes opciones:
- Aplicación informática. Un software que pueda generar facturas electrónicas
- Con un intermediario. Alguien que preste servicios de facturación electrónica.
- Creadas por el destinatario de la factura electrónica, también conocido como autofacturación.
Aplicación FacturaE
Existe una aplicación creada por las Administraciones Públicas, que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae de una manera cómoda y sencilla.
Es un software abierto y especialmente dirigido a PYMEs, microPYMEs y trabajadores autónomos. El objetivo de esta nueva herramienta es dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel.
La última versión de este software ha introducido nuevas mejoras con respecto a las versiones anteriores:
- Permite la anulación de facturas.
- Integración con las versiones anteriores de los servicios web de FACe.
- Se han corregido errores, como el que impedía cerrar la ventana de selección de idioma.
- Las direcciones de los centros administrativos de FACe se rellenan automáticamente a partir de los datos introducidos para el Receptor.
- Solo se permiten adjuntos pdf.
La última versión es compatible con las versiones anteriores. Para conservar los datos, únicamente es necesario hacer la instalación en el directorio donde se encontraba la versión anterior.
Existen diferencias en la instalación en función del sistema operativo con el que se trabaje.
Requisitos técnicos mínimos
Para poder instalar este software es necesario que el dispositivo cuente con los siguientes requisitos:
- Pentium III.
- Memoria: 128 MB
- Sistema Operativo: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Mac OS X, Linux.
- Resolución óptima: 1024*768.
- Máquina virtual java.
Paso a paso para emitir una factura electrónica con FacturaE
Para emitir una factura electrónica con FacturaE sólo es necesario seguir unos sencillos pasos:
- Generar la factura. Si tienes dudas acerca de cómo hacerlo, puedes consultar el tutorial para generar facturas electrónicas.
- Cumplimentar los datos obligatorios, que están subrayados en rojo.
- Dar de alta al emisor y al receptor de la factura. En los datos del receptor hay que incluir los Códigos DIR3, que son proporcionados por la unidad que ha encargado la prestación del servicio y que constan en el expediente de reserva de crédito. También pueden ser consultados en el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas.
- Incluir otros detalles en la factura. Pinchando en el símbolo «+» se abrirá la siguiente pantalla en la que se podrá incluir una descripción de nuestra línea de facturación.
- Referencia expediente. Se introduce el número de reserva de crédito que se ha facilitado.
- Impuestos. Pincha en el símbolo «+» y cumplimenta los datos relativos a los impuestos.
- Rellena los datos bancarios. Ten en cuenta que este apartado será el que se consulte a la hora de hacer el pago, por lo que rellénalo con cuidado.
- Firma el documento. Para ello será necesario que cuentes con alguno de los sistemas de identificación permitidos, ya que firmar la factura electrónica es uno de los pasos fundamentales.
Aunque pueda parecer muy complicado, saber cómo emitir una factura electrónica es sencillo si sabes dónde encontrar la información correcta.
Si no quieres problemas, acude a profesionales que se encarguen de toda la gestión de tu negocio. Así, estarás seguro de que todo se tramita correctamente y tu empresa podrá seguir creciendo ☺️
