Saber cómo contabilizar facturas pendientes de emitir es muy importante y puede influir notablemente en la imagen que tenga la empresa contablemente.
Como cualquier tema relacionado con la contabilidad, tiene su complejidad. Sin embargo, es más lo que parece que lo que realmente es.
Voy a explicártelo todo con detalle, para que lo tengas más claro 😉
Qué es una factura pendiente de emitir
Una factura pendiente se refiere a una obligación o compromiso que tiene una empresa de emitir un documento por los bienes o servicios que ha entregado o recibido.
Ocurre cuando se hace la entrega pero aún no se ha emitido la factura.
En lo relativo a la contabilidad, hay que reconocer una deuda y registrarla en los libros contables. De esta forma se reflejan las obligaciones financieras correctamente y se tendrá una imagen fiel de lo que está ocurriendo en la empresa.
Importancia de contabilizar las facturas pendientes de recibir
La importancia de contabilizar las facturas pendientes de recibir es debido al principio de devengo. Este principio establece que los ingresos y los gastos tienen que registrarse en el momento en el que se generan, independientemente de cuándo se paguen o se reciban las facturas.
De esta forma la imagen que se genera con la contabilidad es más fiel a la realidad financiera de la empresa y permite que se tomen decisiones más acertadas, en relación con la totalidad de las obligaciones de la empresa y no únicamente con lo que está facturado.
Una vez que finaliza el período contable, las empresas deben ajustar esta situación y reconocer las facturas pendientes de recibir. Así, sus estados financieros reflejarán todos los gastos en los que se ha incurrido en el periodo, pudiendo evaluar el rendimiento financiero real.
Cómo contabilizar las facturas pendientes de recibir y emitir
Vale, ahora ya sabemos que lo ideal es incluir en nuestra contabilidad las obligaciones que tenemos pendientes, aún cuando todavía no tengamos las facturas. Pero…¿cómo hacemos esto?
Vamos a verlo ☺️
Cuentas contables relacionadas con las facturas pendientes de recibir
Para contabilizar las facturas pendientes, lo primero es tener claro las diferentes cuentas que intervienen en el proceso:
- 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar. En esta cuenta se registran las compras de bienes y servicios de los que se haya recibido el beneficio o la entrega pero no se haya recibido la factura del proveedor para formalizar la transacción. Sirve para tener un control contable para permitir a la empresa reconocer las obligaciones de pago que tiene pendiente con los proveedores por las compras que no se han facturado completamente. De esta forma todos los gastos se registran en el periodo correcto, de acuerdo con el principio de devengo.
- 4109 Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar. En esta otra cuenta se incluyen las obligaciones de pago que la empresa tiene pendientes por servicios que le han prestado terceros y de los que no se ha emitido la factura. Aquí se encuentran servicios profesionales, de mantenimiento y de cualquier otro tipo por el que se tenga un pago pendiente.
Ambas cuentas se incluyen en el pasivo corriente dentro del balance de la empresa.
Asientos contables de las facturas pendientes de recibir
En el caso de las facturas pendientes de recibir, se hacen tres asientos distintos:
En el momento de la adquisición:
- Si es una compra de bienes, el asiento será:
(6XX) Cuenta de gastos
a
Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar (4009)
- Si es una prestación de servicios, se registrará:
(6XX) Cuenta de gastos
a
Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar (4109)
- Por la reclasificación de la deuda, cuando se reciben las facturas:
- Si es compra de bienes:
(4009) Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar
a
Proveedores (400)
- Si es prestación de servicios:
(4109) Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar
a
Acreedores por prestación de servicios (410)
- Por el pago de las facturas se registra lo siguiente:
- Si es compra de bienes, se registra::
(400) Proveedores
a
Bancos (572)
Si se trata de una prestación de servicios:
(410) Acreedores por prestación de servicios
a
Bancos (572)
Ejemplo de contabilizar facturas pendientes de emitir
Una empresa entrega 10 ordenadores a otra con un albarán, por un precio total de 10.000 euros más IVA. Los asientos quedarían de la siguiente forma:
- Por la compra:
10.000 (600) Compra de mercaderías
2.100 (472) IVA Soportado
a
Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar (4009)12.100
- Por la reclasificación:
12.100 (4009) Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar
a
Proveedores (400) 12.100
- Por el pago de la factura:
12.100 (400) Proveedores
a
Bancos (572) 12.100
Como has visto, es muy importante que registres cualquier transacción que se produzca y en el momento en que se haga. Posteriormente podrás registrar facturas y pagos. Así, tu empresa tendrá una imagen contable más realista.
En cualquier caso, lo mejor es que cuentes con un equipo de profesionales con conocimientos y experiencia en contabilidad, como el de Ayuda T Pymes. Así estarás seguro de que todos tus trámites y gestiones estarán hechos de acuerdo a la normativa y no tendrás que preocuparte por nada ☺️
