Qué es Casia y qué permite hacer a los autónomos

Las gestiones de autónomos y empresas pueden ser muy complicadas a veces y las relaciones con Hacienda y la Seguridad Social también. 

Para facilitar un poco las cosas es bueno que sepas qué es CASIA y qué permite hacer a los autónomos 😊

Qué es CASIA

Es un servicio que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social a los autorizados. Se denomina proyecto CASIA porque sus siglas significan Coordinación, Atención y Soporte Integral al Autorizado RED. 

Y sí, este servicio está integrado dentro del Sistema RED.

Para qué sirve CASIA

CASIA sirve para que los usuarios puedan realizar algunas acciones con la Seguridad Social telemáticamente, evitando desplazamientos y agilizando los procesos. 

Esta nueva herramienta permite la comunicación de consultas, la de incidencias o errores y también las solicitudes de trámites ante esta Administración. Además, pueden plantearse consultas, errores o incidencias que se hayan producido al transmitir ficheros a través del Sistema RED o en otras funcionalidades de los Servicios Online y otros que no puedan hacerse a través del Sistema RED.

Funciones de CASIA para empresas y autónomos

CASIA tiene un gran número de funcionalidades tanto para empresas como para autónomos. Entre ellas, destacan: 

• Alta o apertura de nuevos casos. Se pueden adjuntar documentos y archivos que tengan relación o sean necesarios para el trámite o la consulta. 

Con la apertura el sistema facilita un número para la identificación y seguimiento. En el caso de las solicitudes de trámites, el usuario tendrá acceso a un justificante de apertura de trámite. En este documento se incluyen algunos datos, también la fecha y la hora de presentación, por si fuera necesario justificar el momento de presentación más adelante. 

• Gestionar y consultar casos ya abiertos. Con el número de seguimiento es posible obtener información acerca del estado en el que se encuentran los casos, añadir documentos o incluso anularlo. También puede verse la respuesta de la Tesorería General de la Seguridad Social.
• Recibir correos electrónicos. La Administración podrá enviar emails informando acerca de la resolución de un caso o solicitando información. 

Quién puede usar CASIA

CASIA es usada a través del Sistema RED por lo que los usuarios de éste pueden acceder a él. Basta con estar autorizado.

Qué se necesita para usar CASIA

Hay que acceder a la web de la Seguridad Social y:

• Ser autorizado RED. Debes tener de alta, al menos, una autorización. 
• Identificarse a través del certificado digital. 

Dudas frecuentes sobre CASIA

¿Qué puedes hacer a través de CASIA?

Iniciar consultas, errores o incidencias en la transmisión de ficheros a través del Sistema RED y presentar trámites que no puedan llevarse a cabo a través del Sistema RED y/o SEDESS.

¿Qué se considera consulta?

Una consulta es una solicitud de información sobre cosas relacionadas con afiliación, cotización, Sistema RED, procedimientos SLD o RED Directo, Sede Electrónica o Gestión de Autorizaciones, entre otros temas. 

¿Qué es un error o incidencia?

Se considera error o incidencia todo aquel caso en el que se comunica un error por un mal funcionamiento del sistema o una actuación del usuario incorrecta. 

Son errores todos los fallos que se producen cuando el autorizado realiza una gestión online o en SEDESS y también en la transmisión de ficheros a través del Sistema RED o en relación con las respuestas a través de ellos. 

Si para solucionar el error hay que hacer un trámite administrativo, el caso se catalogará como tal. Si se ha catalogado incorrectamente como error o incidencia se procederá a su cierre y se informará de la necesidad de abrir una solicitud de trámite. 

¿Cuándo se considera que la materia de un caso es de tipo técnico?

Son casos técnicos las consultas relacionadas con:

• Instalación de software.
• Requerimientos técnicos para transmisión de ficheros o comunicaciones.
• Errores o incidencias relacionados con el software o el hardware del Autorizado RED. 
• Cualquier caso cuya resolución pueda requerir de la ayuda de un informático. 

Para crear un caso de tipo técnico hay que cumplimentar un formulario de datos técnicos. Este documento se encuentra ubicado en el apartado «Errores – Incidencias Materia Técnica» de la página web.

¿Qué debes catalogar como trámite?

Las peticiones que tengan carácter administrativo y que no puedan gestionarse a través del Sistema RED o SEDESS porque no exista la función o se haya superado el plazo establecido para hacerlo. 

Cuando se inicie un trámite se generará un Justificante de Apertura de Trámite en el que constará la fecha y hora en la que se ha realizado la solicitud.

¿Qué trámites puedes solicitar?

Los trámites que pueden solicitarse a través de CASIA, divididos por áreas, son los siguientes:

• Inscripción de empresas:
  • Asignar Código Cuenta Cotización.
    • Anotación Tipo Relación Laboral no implementados en RED.
  • Aportar documentación acreditativa.
    • Cumplir obligaciones tributarias.
    • Aportar documentación acreditativa.
    • Aportar documentación acreditativa de empresa y socios.
  • Variación de datos.
    • Cambio CNAE.
    • Declaración Responsable de Fijos-Discontinuos.
    • Renuncia de Exenciones Reparto Dividendos.
    • Variación de Datos Cobertura Contingencias.
    • Modificación de datos empresa.
  • Variación de datos Empleadores Sistema Especial de Empleados del Hogar.
  • Inscripción de Empresa y asignación de un Código de Cuenta de Cotización Principal.
  • Modificación de datos para empresa sin Código de Cuenta Cotización.
  • Registro de Empresa sin Código Cuenta Cotización. 
• Afiliación, altas y bajas:
  • Altas de autónomos.
    • Altas fuera de plazo a trabajadores autónomos.
  • Altas trabajadores por cuenta ajena.
    • Solicitud de Número de la Seguridad Social.
    • Altas fuera de plazo de trabajadores. 
    • Eliminación de alta consolidada fuera de plazo. 
    • Modificación fecha alta y efectos alta fuera de plazo.
    • Jornadas Reales fuera de plazo. 
    • Anotación fuera de plazo de días no trabajados.
    • Altas no admitidas por RED.
  • Variaciones de datos de autónomos.
    • Modificación trabajador por cuenta propia agrario y familiares.
    • Modificación de trabajador TRADE. 
    • Reconocimiento de beneficios por resolución judicial.
    • Solicitud base reducción pluriactividad fuera de plazo. 
    • Solicitud de beneficios de cotización por discapacidad sobrevenida. 
    • Trabajador autónomo en institución religiosa. 
    • Solicitud de beneficios por cotización conciliación familiar. 
    • Acreditar situación violencia género o víctima terrorismo.
    • Cambio de la condición de persona física a socio-administrador.
    • Solicitud de beneficios en la cotización por familiares colaboradores.
    • Cambio CNAE.
    • Comunicación de inicio de actividad.
    • Comunicación de fin de actividad.
    • Renuncia a la tarifa plana.
  • Variación de datos de trabajadores Sistema Especial del Hogar.
    • Anotación condición de familia numerosa. 
    • Cambios en la retribución con efectos retroactivos.
    • Contrato de sustitución o interinidad. 
    • Cambio responsable de ingreso de cuotas en el Sistema Especial del Hogar. 
    • Cambio de contrato con efectos retroactivos .
    • Cambio número de horas al mes con efectos retroactivos.
  • Variación de datos de trabajadores por cuenta ajena.
    • Coeficiente reductor de la edad de jubilación.
    • Colectivo de trabajador.
    • Condición de desempleado.
    • Contrato de trabajo.
    • Excedencias.
    • Fecha de inicio del contrato de trabajo.
    • Grado de discapacidad. 
    • Reducción de jornada por guarda legal fuera de plazo. 
    • Tipo de ocupación. 
    • Variación de coeficiente a tiempo parcial.
    • Declaración Responsable ERTE La Palma.
    • Grupo de cotización.
    • Categoría Profesional.
    • Relación Laboral de Carácter Especial.
    • Exclusión de cotización.
    • Relevo.
    • Causa de sustitución.
    • Inactividad por huelga o ERE.
    • Situaciones adicionales de afiliación.
    • Pérdida de beneficios.
    • Otros datos de la relación laboral.
    • Solicitud de Comunicación de ERTE fuera de plazo. 
  • Alta o variación de datos integrados en Bases Adicionales DIBA.
  • Bajas de autónomos.
    • Baja de trabajadores fuera de plazo autónomos.
  • Bajas trabajadores cuenta ajena.
    • Baja trabajadores fuera de plazo. 
    • Eliminación de baja consolidada fuera de plazo.
    • Modificación de la clave de causa de baja fuera de plazo.
    • Modificación de la fecha efectos de baja en plazo.
  • Aportar documentación acreditativa.
    • Exclusión Social o Víctimas violencia de género.
    • Trabajadores por cuenta ajena.
    • Trabajadores por cuenta propia.
    • Autorización de trabajo para trabajadores extranjeros.
    • Identificación de Entidad sin Ánimo de Lucro.
• Cotización:
  • Empleados de Hogar.
    • Solicitud de cambio de domiciliación bancaria.
  • Aportar documentación acreditativa.
    • Conceptos retributivos abonados. 
    • Interrupción de prescripción.
  • Pluriempleo.
    • Solicitud de distribución de topes de cotización.
• Gestión de autorizados:
  • Cambio de medio de transmisión Autorizado RED.
  • Cambio de Usuario principal Autorización RED.
  • Cambio de Razón Social Autorización RED.
  • Cambio de tipo de Autorización RED.
  • Modificación del domicilio de la Autorización RED.
• Recaudación:
  • Aportar documentación acreditativa.
    • Actualización de liquidación fuera de plazo.

Otros trámites

Los trámites que no puedan solicitarse a través de CASIA deberán presentarse a través del Registro Electrónico.

¿Es posible solicitar el Número de Seguridad Social a través de CASIA?

Sí. Puedes solicitarlo para los trabajadores para los que vas a solicitar posteriormente el alta. Para eso, además de utilizar el trámite correspondiente, tendrás que acompañarlo del Modelo TA1 firmado por el trabajador y su DNI. 

¿Cómo sabrás que el trámite ha sido realizado?

Recibirás un correo electrónico en el que se te comunicará que la TGSS solicita más información o ha resuelto el trámite. 

Para que esto pueda ser así es necesario que el usuario de la autorización haya comunicado la dirección de correo electrónico. 

También recibirás un correo electrónico con la resolución en los casos en que hayas hecho una consulta telefónica y no se haya podido resolver en la primera llamada. 

¿Qué sucede si catalogas mal un caso?

El personal de la TGSS que gestione el caso puede modificar algunos aspectos de la calificación, como la categoría o subcategoría. No obstante, si implica la realización de un acto administrativo tendrás que abrir una solicitud de trámite. 

¿Puedes realizar trámites relacionados con Partes de Incapacidad Temporal o Certificados de Maternidad y Paternidad?

No. A través de CASIA sólo pueden comunicarse temas relacionados con materias de la Tesorería General de la Seguridad Social. Para materias del INSS tendrás que acudir a la atención telefónica. 

Ahora quizás tengas un poco más claro qué es CASIA y qué puedes hacer a través de este sistema si eres autónomo.