Absentismo laboral injustificado | Qué hacer

Si tienes una empresa con trabajadores a tu cargo, lo más probable es que tarde o temprano des con un empleado que deja de ir a trabajar sin explicación.

El absentismo laboral injustificado es uno de los problemas que más quebraderos de cabeza genera a los empresarios en España. Genera costes, desorganiza el equipo, te obliga a buscar soluciones de urgencia y, si lo gestionas mal, puedes acabar pagando un despido improcedente por intentar resolverlo.

En este post te voy a contar todo lo que necesitas para que no te explote en la cara y te desabarate los planes.

¿Qué se considera absentismo laboral injustificado?

Antes de actuar, hay que tener clarísimo de qué hablamos. El absentismo laboral injustificado es la ausencia de un trabajador de su puesto sin causa legal o convencional que la respalde, o sin haber seguido el procedimiento establecido por la empresa para comunicarla y justificarla.

Algunos ejemplos típicos que me encuentro:

• No presentarse al trabajo y no avisar.
• Avisar pero no aportar el justificante en plazo (parte de baja, citación judicial, etc.).
• Abandonar el puesto antes de finalizar la jornada sin permiso.
• No volver tras la pausa para comer.
• Llegar tarde de forma habitual sin justificación válida.
• Faltar para hacer gestiones personales sin solicitar permiso.

⚠️ Atento porque no todo son faltas injustificadas. La línea entre lo justificado y lo injustificado es donde más se equivocan los empresarios y donde más despidos acaban siendo improcedentes.

Diferencia entre absentismo justificado e injustificado

Esta distinción es clave porque determina lo que puedes (y no puedes) hacer.

Se considera ausencia justificada:

• Bajas médicas por incapacidad temporal.
• Permisos retribuidos (matrimonio, fallecimiento de familiar, mudanza, etc.).
• Maternidad, paternidad o lactancia.
• Citaciones judiciales o cumplimiento de deberes públicos.
• Ejercicio del derecho de huelga.
• Asistencia a exámenes médicos o tratamientos.
• Permisos sindicales.

Se considera ausencia injustificada:

• Toda ausencia que no encaje en lo anterior y no tenga causa legítima.
• Las ausencias en las que el trabajador no comunica el motivo o no aporta el justificante exigido por convenio o por tu reglamento interno.

Importante: no puedes despedir a un trabajador por estar de baja médica. Tras la derogación del antiguo despido objetivo por faltas justificadas (en 2020), un despido motivado en una baja médica puede declararse nulo y obligarte a readmitirlo, además de pagarle salarios de tramitación.

¿Cuánto te cuesta realmente el absentismo injustificado?

Antes de meternos en el “cómo”, conviene que tengas claro el impacto económico real de este problema. El absentismo injustificado no solo es el día que el trabajador no aparece. Te genera:

• Pérdida de productividad de ese puesto.
• Sobrecarga del resto del equipo, que puede derivar en mal ambiente y más absentismo.
• Costes de sustitución (horas extra, ETT, contratación urgente).
• Pérdidas comerciales si no puedes atender clientes o proyectos.
• Costes administrativos y legales por la gestión disciplinaria.
• Deterioro del clima laboral y de la cultura de la empresa.

Por eso, gestionarlo bien y a tiempo no es solo una cuestión legal, si no que es una decisión estratégica.

¿Qué puedo hacer cuando un trabajador falta sin justificar?

Vamos al meollo del asunto. Cuando te enfrentas a una ausencia injustificada, lo primero es no actuar en caliente. Sé que apetece coger el teléfono, llamarle y mandarle a paseo, pero ahí es justo donde se pierden los pleitos. Esto es lo que tienes que hacer, paso a paso:

Paso 1. Documenta absolutamente todo

Sin pruebas, no hay caso. La carga de probar las faltas recae siempre sobre la empresa. Asegúrate de tener:

• Registro horario completo (si no lo tienes, es obligatorio por ley desde 2019).
• Comunicaciones (correos, mensajes, llamadas) intentando contactar con el trabajador.
• Testigos que puedan corroborar la ausencia.
• Justificantes no aportados o aportados fuera de plazo.
• Reglamento interno o convenio colectivo aplicable que regule las faltas.

Sin un control horario riguroso y un buen historial documental, cualquier sanción que impongas se cae en cuanto el trabajador la impugne.

Paso 2. Contacta con el trabajador

Antes de sancionar, intenta saber qué ha pasado. Llama, manda un correo o un burofax preguntando el motivo de la ausencia y solicitando que aporte justificación. Esto cumple dos funciones:

• Te permite saber si hay una causa real que desconoces (un ingreso hospitalario, un problema familiar grave…).
• Refuerza tu posición legal demostrando que has actuado de buena fe.

💡 Si no contesta en un plazo razonable, envía un burofax dejando constancia. Será tu mejor prueba si la cosa acaba en juicio.

Paso 3. Aplica la sanción que corresponda según convenio

El convenio colectivo que se aplique a tu sector es el que marca:

• Qué se considera falta leve, grave o muy grave.
• Qué sanciones puedes imponer en cada caso.
• Plazos para imponerlas (las faltas prescriben).

Las sanciones habituales suelen ir en escala:

• Amonestación verbal o escrita (faltas leves).
• Suspensión de empleo y sueldo (faltas graves).
• Despido disciplinario (faltas muy graves o reiteradas).

⚠️ Imponer una sanción más grave de lo que permite el convenio puede declarar la sanción nula. Y, sí, eso significa que tendrías que pagarle los días que no le has pagado.

Paso 4. Comunica la sanción por escrito

Toda sanción debe comunicarse al trabajador por escrito, indicando:

• Los hechos concretos (fechas, horas, ausencias).
• La calificación (leve, grave o muy grave).
• La sanción aplicada.
• La fecha de efectos.

Y, muy importante, debe firmarse el recibí o entregarse de forma que quede constancia (burofax, acta notarial, entrega ante testigos).

Paso 5. Si la situación persiste, plantea el despido disciplinario

Si las faltas se repiten y la situación es insostenible, llega el momento de valorar el despido disciplinario por faltas repetidas e injustificadas, recogido en el artículo 54.2.a) del Estatuto de los Trabajadores.

Pero ojo, aquí hay que hilar muy fino, que es donde más despidos se vuelven improcedentes.

¿Puedo despedir por absentismo injustificado?

Sí, pero cumpliendo todos los requisitos. El despido disciplinario por absentismo injustificado es legal, pero la empresa tiene que demostrar que se trata de un incumplimiento grave y culpable del trabajador.

¿Cuántas faltas hacen falta para despedir?

La pregunta del millón. Y la respuesta no te va a gustar…

No hay un número exacto en la ley. Depende de:

• El convenio colectivo aplicable (revísalo siempre antes de despedir).
• La gravedad y reiteración de las faltas.
• Si han existido amonestaciones previas.
• El impacto en la empresa.

La jurisprudencia suele considerar suficientes a partir de tres faltas injustificadas, sobre todo si son consecutivas o muy próximas en el tiempo. En casos de impuntualidad reiterada se suelen exigir bastantes más.

Audiencia previa

Esta es una bomba que muchos empresarios todavía no tienen interiorizada. Desde la Sentencia del Tribunal Supremo 1250/2024, de 18 de noviembre de 2024, los despidos disciplinarios deben respetar el derecho de audiencia previa del trabajador, en aplicación del Convenio 158 de la OIT.

Esto significa que, antes de despedir disciplinariamente, tienes que:

• Comunicar al trabajador los hechos que se le imputan.
• Darle un plazo razonable para que pueda alegar lo que considere oportuno en su defensa.
• Solo después, si procede, ejecutar el despido.

Si no concedes esta audiencia previa, el despido puede declararse improcedente por defecto formal, aunque las faltas estén perfectamente acreditadas. O sea, perderías el pleito por un fallo de procedimiento.

La carta de despido

Una vez cumplidos los pasos anteriores, debes entregar la carta de despido detallando:

• Los hechos concretos (fechas, horas, faltas, justificantes no aportados).
• La causa legal que invocas (artículo 54.2.a del ET).
• La fecha de efectos del despido.

Esa carta es la que va a leer el juez si el trabajador impugna. Y te aviso, lo que no aparezca en la carta no podrás alegarlo después en juicio. Así que escríbela con calma y, si puedes, que la revise un asesor laboral.

¿Qué pasa si me equivoco con el despido?

Aquí es donde muchos empresarios se llevan el susto. Si el despido se impugna, el juez puede declararlo:

Despido procedente

Has hecho todo bien. El trabajador pierde su empleo sin indemnización. Solo recibe el finiquito (días trabajados, vacaciones no disfrutadas, parte proporcional de pagas extra).

Es importante que sepas que el trabajador, aunque sea despedido disciplinariamente y de forma procedente, sí tiene derecho a cobrar el paro si cumple los requisitos de cotización.

Despido improcedente

No has acreditado las faltas o has fallado en el procedimiento (por ejemplo, no has dado audiencia previa). En este caso tendrás que elegir entre:

• Readmitir al trabajador y pagarle los salarios de tramitación.
• Pagar una indemnización de 33 días de salario por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades (20 días por año para el tiempo trabajado antes de febrero de 2012, en su caso).

Despido nulo

Si el despido vulnera derechos fundamentales o es discriminatorio (por ejemplo, despides a alguien que estaba de baja médica disfrazándolo de absentismo injustificado), el juez puede declararlo nulo. La consecuencia es la readmisión obligatoria + salarios de tramitación + posible indemnización adicional por daños morales.

Vamos, que un despido mal hecho te puede salir mucho más caro que mantener al trabajador.

¿Qué hago si sospecho que la baja médica es falsa?

Otra de las grandes dudas. Tienes a un trabajador “de baja” y tienes la convicción de que se está aprovechando. ¿Qué puedes hacer?

El artículo 20.4 del Estatuto de los Trabajadores te permite verificar el estado de salud del trabajador mediante reconocimiento médico a cargo de personal sanitario designado por la empresa.

Si el trabajador se niega a este reconocimiento, puedes suspender los complementos salariales que pagues por encima de la prestación de la Seguridad Social.

Además, puedes:

• Solicitar a la mutua un seguimiento más estrecho de la baja.
• Avisar a la Inspección de Trabajo si tienes pruebas razonables de fraude.
• Contratar un detective privado (sí, es legal y los informes se admiten en juicio si se han obtenido respetando la normativa).

⚠️ Atento: pactar con un trabajador que finja una baja para cobrar la prestación es una infracción muy grave que puede salirte carísima. Si te lo proponen, di que no.

¿Y si el trabajador desaparece directamente?

Otro escenario habitual es que el trabajador deja de venir, no conteste el teléfono, no responda a los burofaxes y, simplemente, se ha esfumado.

En estos casos tienes dos opciones:

Opción A: Tramitarlo como baja voluntaria

Si las ausencias son prolongadas y manifiestan una clara voluntad del trabajador de extinguir la relación laboral, puedes considerarlo una baja voluntaria.

La ventaja es que no tienes que pagar indemnización. El inconveniente es que si el juez no aprecia esa voluntad clara, puede declararlo despido improcedente.

Opción B: Despido disciplinario por ausencias

La opción más segura jurídicamente. Sigues todo el procedimiento disciplinario (documentación, comunicación, audiencia previa, carta de despido) y lo notificas por burofax al último domicilio conocido.

💡 Algunos despachos especializados están aplicando una fórmula mixta en la que comunican la baja voluntaria y, subsidiariamente, el despido disciplinario por las mismas ausencias. Así, si el juez no acepta la baja voluntaria, entra a valorar el despido disciplinario. Pero esto es ya juego fino y conviene tener un buen asesor laboral detrás.

Cómo prevenir el absentismo laboral injustificado en tu empresa

Más vale prevenir que curar. Estas son las medidas que mejor funcionan para reducir el absentismo injustificado:

• Implanta un sistema de registro horario digital y fiable. No solo es obligatorio, también disuade.
• Crea un reglamento interno claro que defina qué es absentismo, cómo se justifica una ausencia y qué sanciones aplican. Y comunícalo a toda la plantilla.
• Establece protocolos de comunicación para que el trabajador sepa cómo y a quién avisar en caso de no poder acudir al trabajo.
• Forma a tus mandos intermedios para detectar señales tempranas de desmotivación o problemas personales que puedan derivar en absentismo.
• Cuida el clima laboral. Un equipo motivado falta menos. Está estudiadísimo.
• Aplica medidas de flexibilidad (horario flexible, teletrabajo, conciliación) cuando sea posible. Reduce el absentismo “estratégico” para gestiones personales.
• Reconoce y premia la asistencia y la implicación. Pequeños incentivos pueden marcar la diferencia.
• No dejes pasar las primeras faltas. Si toleras la primera, normalizas el problema. Si actúas a tiempo, lo cortas de raíz.
• Externaliza la gestión laboral o cuenta con un buen asesor que te respalde en las decisiones difíciles.

Lo más sensato es que para gestionar este tipo de problemáticas acudas a un asesor que se asegure de que el proceso no conllevará consecuencias negativas para ti y tu negocio.

Si estás lidiando con un caso de absentismo injustificado en tu empresa y no quieres jugártela, en Ayuda T Pymes podrán ayudarte a gestionar todo el procedimiento, desde la documentación hasta la carta de despido si llegara el caso, para que tomes la decisión correcta y sin sustos legales.