40 (+7) programas gratuitos para autónomos y pymes

Hoy en día ya no se concibe el hecho de trabajar todo de manera manual y sin ayuda de herramientas o programas. Hacerlo supone un gasto de horas y esfuerzo muy superior al de aquellos que sí usan las herramientas, por lo que no tiene sentido no usarlas, ¿verdad?

El problema es que esas herramientas cuestan dinero. O quizás no, ya que en este recopilatorio vas a encontrar 40 herramientas y programas que podrás usar desde coste cero. Más tiempo, trabajo más eficiente y mejorar en todo a cambio de absolutamente nada.

Con que utilices algunas de estas herramientas (todas a la vez es imposible) mejorarás tu día a día, te lo aseguro. Yo las uso y la diferencia en cuanto a productividad y relación con los clientes con respecto a la época en la que no utilizaba ninguna es abismal. Pero lo mejor es que leas el artículo, utilices las que más te gusten y las pruebes tú mismo, así que allá vamos.

General

Herramientas que sirven «para todo» y que deben formar parte de la mochila de cualquier autónomo o pyme:

• Gmail: gestor de correo profesional y más completo del mundo. Además, se puede configurar para conectarlo con cientos de aplicaciones de todo tipo que te facilitarán el día a día y te ahorrarán bastante tiempo.
• OpenOffice: si no quieres gastar dinero en comprar Microsoft Office esta es una opción perfecta. Funciona de manera similar, te permite guardar todos los archivos en formatos similares al programa de Microsoft y no cuesta nada.
• Google Docs: herramienta fantástica para crear documentos entre varias personas. Si tienes un equipo de trabajo que tiene que revisar un Excel, Word o cualquier otro archivo de este tipo es perfecto.
• LastPass: ¿de cuántas contraseñas te tienes que acordar a lo largo del día? ¿Cuántas veces le has tenido que enviar una contraseña a otra persona? Con LastPass puedes enviarlas fácilmente y mantener todas las contraseñas guardadas en la nube de manera segura. Se acabó estar dándole una y otra vez al «¿Olvidó su contraseña?».

Páginas web

Tener presencia online es casi obligatorio (y no tenerla es uno de los fallos más comunes entre autónomos y pymes), sobre todo si se puede conseguir gratis con alguna de estas herramientas y programas:

• WordPress: el CMS de creación web por excelencia. Tanto wordpress.com como el propio WordPress que se puede instalar en un hosting propio son la solución de moda y más económica para crear tu propia web. Por ejemplo, este blog está creado con WordPress y con un tema de CPO Themes.
• Blogger: alternativa habitual a WordPress. Sinceramente, entre WordPress y Blogger yo jamás elegiría el segundo, ya que el soporte y la comunidad que hay detrás de WordPress es muy superior hoy en día.
• Jimdo: creador de páginas webs con el sistema «drag and drop» en el que arrastrando elementos podrás crear tu web sin saber nada de código. Funciona muy bien para crear tu primera web si no quieres complicarte con WordPress.
• Wix: servicio similar a Jimdo y cada vez más popular. En las versiones de pago tiene opciones para crear webs en muy poco tiempo y de apariencia bastante profesional, por lo que puede servirte para dar tu primer paso en Internet.
• Weebly: otra alternativa más similar a Jimdo y Wix.
• About.me: si no necesitas crear una página web y tan solo quieres tener un perfil profesional en Internet about.me es tu opción. Crea una página con tu nombre, descripción, estudios y biografía y preséntalo como es debido.
• Google Analytics: Analytics es el programa de análisis de estadística web por excelencia. Si vas a crear una web y quieres saber quién entra, desde dónde, cuándo lo hacen y cuál es el comportamiento de todos tus visitantes, instálalo ya.

Facturación

El autónomo que quiere controlar su facturación necesita un programa de facturación. Hacerlo con Excel suena ya a la época del Cretácico y el ahorro de tiempo que se consigue con estas herramientas es muy grande:

• Selfconta: el programa de facturación que estamos creando mis compañeros de Ayuda-T Pymes y yo. Es gratuito y te permite realizar facturas, presupuestos, albaranes, controlar tu contabilidad y enviar absolutamente todo en un clic. Si quieres probarlo, contacta conmigo o comenta este artículo y hablamos 🙂
• Cuentica: programa de facturación muy popular y cuya versión gratuita es bastante completa. La interfaz es muy sencilla y el soporte funciona muy bien para ayudar ante cualquier duda.
• Factura directa: no es gratuito, pero tiene una opción de prueba de 30 días con la cual puedes valorar si es tu programa de facturación o no. Similar a Cuentica en cuanto a funcionalidades y con una interfaz también muy sencilla de manejar.
• Billage: otro de los programas de facturación más utilizados en España y que cada vez cuenta con más usuarios. Es destacable el gran soporte que hay de la herramienta, ya que a través del email suelen enviar tutoriales, guías y ayudas para que aprendas a utilizar Billage.
• Sage One: programa de facturación período de prueba sin compromiso de 30 días y un precio de 4,95€ enfocado para autónomos. También ofrece posibilidad de seguir gastos e ingresos, gestionar clientes y enviar facturas a tus contactos. (Recomendada por Santiago Rivas).
• Factusol: programa gratuito y completo para gestionar todo el apartado comercial y de contabilidad de tu empresa. (Recomendada por Sabrina L. Williams).

Comunicación

Las redes sociales, el email y toda la comunicación con tu público es esencial tengas el tipo de empresa que tengas. ¿Cómo puedes gestionarla de manera más eficaz y sin tener que perder decenas de horas saltando entre diferentes webs? Con estos programas:

• Mailrelay: gestor de email marketing que cada vez es más utilizado y cuya versión gratuita es la más completa de todo el mundo. El soporte es excelente y, sin importar si eres un usuario gratuito o de pago, te ayudan a configurar y a conseguir sacarle el máximo partido a tu lista de correos.
• Mailchimp: el programa de email marketing más popular de todos. Se puede configurar para que se sincronice con prácticamente todas las herramientas que existen en Internet y su configuración es simple y sencilla.
• Hootsuite: gestiona tus redes sociales desde un solo lugar y programa los mensajes para que aparezcan cuando tú quieras. Olvídate de tener que estar abriendo Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+ e Instagram, con Hootsuite puedes controlarlo todo desde una sola cuenta.
• Tweetdeck: si Twitter es la principal red social que utilizas Tweetdeck puede ser un programa más completo que Hootsuite. Es perfecto para controlar listas, palabras clave, menciones, mensajes privados y todo lo que quieras de Twitter desde una sola plataforma.
• Buffer: junto a Hootsuite y Tweetdeck forma el trío de gestores de redes sociales más utilizados en todo el mundo. Buffer es algo más completo que Hootsuite, aunque su versión gratuita también es mucho más reducida.
• SocialBro: el programa de analítica de Twitter más completo del mundo (y es español). Con SocialBro puedes convertir una cuenta sin seguimiento en una muy popular gracias a su capacidad para encontrar personas interesantes a las que seguir, saber cuáles son los mejores horarios para twittear y otras decenas de funcionalidades.
• Skype: el programa perfecto para hacer vídeoconferencias y reuniones con clientes desde cualquier lugar del mundo. ¿Quién no conoce ya Skype?
• Google Hangouts: si hay una aplicación que funciona bien con llamadas de muchas personas y para hacer Webinars esa es Google Hangouts. Es gratuita, integrada con Google+ y con capacidad para albergar cientos de espectadores a la vez.

Almacenamiento en la nube

Compartir archivos con compañeros, otros trabajadores, otras empresas y clientes es el pan de cada día de la mayoría. Si quieres hacerlo bien necesitarás estas tres herramientas:

• Dropbox: guarda todos tus archivos en la nube y compártelos con quien quieras. La versión gratuita está algo limitada en cuanto a espacio, pero si cumples los «retos» de Dropbox (instalar la aplicación en el PC, hablar de Dropbox en tus redes sociales, invitar a otras personas, …) podrás conseguir una gran cantidad de espacio.
• Google Drive: el competidor de Dropbox, que a pesar de ser menos popular funciona igual de bien e incluso tiene mayor cantidad de gigas gratuitos. La interfaz es bastante más fea que la de Dropbox, pero si se te está quedando corto de espacio el primero puedes utilizar este.
• WeTransfer: la mejor manera de enviar archivos pesados sin tener que estar horas esperando que se suban a alguna de las 2 opciones anteriores. Con WeTransfer subes tu archivo a su página web y envías directamente el enlace a la otra persona para que se lo descargue en cuestión de segundos.

Diseño

Las imágenes son uno de los elementos más importantes a la hora de transmitir como autónomo o pyme. Debes intentar destacar y presentarlo todo de la forma más profesional posible, sin importar si envías una factura, un presupuesto o una presentación. Con estas herramientas lo podrás hacer todo gratis:

• Canva: el programa de diseño para no diseñadores. Crea todo lo que puedas imaginar, desde un folleto hasta una simple imagen para compartir en Twitter, a través de cientos de plantillas y opciones muy simples arrastrando elementos. No hace falta ser diseñador para crear diseños correctos y muy bonitos con Canva.
• Piktochart: las infografías están muy de moda, ¿verdad? Pues con Piktochart hacerlas te será mucho más fácil. Utiliza plantillas, crea la tuya propia y convierte tus artículos en una máquina de recibir me gusta, retweets y +1 gracias a tu infografía.
• Infogr.am: otra opción muy buena para crear infografías, pero que sobre todo destaca por ser perfecta para crear gráficos. Si las estadísticas y los números forman parte de tu trabajo diario y quieres hacer una gran presentación, utiliza Infogr.am.
• Pixlr: para añadir filtros a las fotografías y editar ciertos aspectos simples (contraste, brillo, colores, …) no hay mejor herramienta online que Pixlr. Es un «mini-Photoshop» para aquellos que de Photoshop tienen más bien poca idea.
• Gimp: versión alternativa y gratuita a Photoshop. Tiene un funcionamiento casi similar, por lo que dificultad también es alta si nunca has usado un programa de diseño.
• Inkscape: versión alternativa y gratuita a Illustrator. Sirve para trabajar con imágenes vectoriales y crear elementos que después vas a tener que imprimir (carteles, folletos, …).
• Freepik: banco de imágenes gratuitas que destaca por tener miles y miles de vectores e ilustraciones. Si te quieres unir a la moda de utilizar muñequitos, ilustraciones, dibujos y demás aquí podrás encontrar gratis una imagen para ti.
• MorgueFile: banco de imágenes gratuitas que los usuarios suben y permiten usar libremente. Es menos completo que un banco de pago (Shutterstock, iStock, Fotolia, …), pero si buscas bien siempre encuentras una fotografía acertada para cumplir con tus objetivos.
• Photopin: banco de imágenes similar a MorgueFile y que tiene algo más de variedad, aunque hay muchas imágenes que no tienen demasiada utilidad. Si no encuentras algo en MorgueFile y Freepik, búscalo en Photopin.

Productividad

Ya he hablado de lo vital que es la productividad para pymes y autónomos (sobre todo para estos) y no voy a volver a repetir por qué. Si quieres ganar más dinero, trabajar menos tiempo y presentar mejores trabajos utiliza algunas de estas 7 herramientas:

• Focus Booster: céntrate en una tarea y oblígate a hacerlo con Focus Booster. Una herramienta que puedes programar para trabajar espacios cortos de tiempo (25-30 minutos) y descansar 5 minutos entre esos periodos. Está demostrado que trabajar enfocado a una tarea funciona mejor y que esos pequeños descansos ayudan a mantenerte fresco y productivo.
• Wunderlist: ¿siempre se te olvida qué es lo que tienes que hacer cada día? ¿Vas perdiendo tiempo pensando «¿qué tengo que hacer ahora?«? Entonces, necesitas Wunderlist. Es una herramienta para apuntar todas las tareas pendientes e ir completándolas, además de que puedes incluir en su descripción todo lo necesario para poder ejecutarla.
• Remember the Milk: similar a Wunderlist y que tiene una característica destacada sobre esta herramienta, ya que se puede coordinar con Gmail. Si utilizas este en vez de Outlook te funcionará mejor.
• Toolea: ¿trabajas en equipo? Entonces Toolea es perfecto para que todos podáis coordinaros en tareas, procesos, trabajos y demás. Puedes asignar tareas a otras personas, hablar y añadir información alrededor de la misma tarea y llevar a cabo un proyecto de manera totalmente controlada.
• Trello: programa muy popular para gestionar equipos, calendarios de publicaciones y para organizarte tu día a día. Por ejemplo, yo lo utilizo para crear un calendario semanal en el que añado todas las tareas que tengo que hacer o para coordinar las actividades que hago dentro de Ayuda-T Pymes con otros departamentos.
• Basecamp: similar a Trello y con una interfaz bastante más trabajada. Mientras que Trello tan solo parece una sucesión de «pizarras», Basecamp es mucho más visual y fácil de comprender. Eso sí, su versión gratuita solo dura 3 meses y la de Trello es de por vida.
• Evernote: el todo en uno de la productividad. Sirve para apuntar ideas, para guardar artículos, noticias y cosas para leer después, para escribir un artículo mientras estás esperando en el médico, en el Metro o incluso en un descanso sin perder nada y para ordenarte casi toda tu vida. Cuando te «enganchas» a Evernote ya no hay vuelta atrás.
• Momentum: extensión para Google Chrome que te ayuda a crear listas de tareas y objetivos para diferentes días. Además, personaliza la pestaña de inicio con un aspecto mucho más funcional. (Recomendada por Rodrigo Farfán).
• Cacoo: los diagramas son una gran manera de ordenar un equipo, un proceso o crear un patrón fijo para enseñar a un equipo a trabajar y mejorar su productividad. Con Cacoo podrás hacerlos gratis y online. (Recomendada por Rodrigo Farfán).
• Kanban Tool: herramienta para organizar mis tareas en ciclos, controlar tareas en marcha y hacer el seguimiento de flujo del trabajo. (Recomendada por Elena Vega)

¿Echas de menos alguna herramienta o programa?

Estas son para mí las 40 herramientas imprescindibles y gratuitas que todo autónomo y pyme debe conocer. Con ellas puedes ahorrar muchísimo tiempo y por lo tanto conseguir que tu horario laboral se reduzca aumentando tus ingresos. Y todo «sin gastar un duro», ¿no está mal no?

A pesar de que 40 sea un número bastante grande, seguro que tú utilizas alguna herramienta o programa que yo no he mencionado aquí. ¿Me ayudas a completar el artículo comentando cuáles utilizas tú? 🙂