Reclamar una factura

7 septiembre 2021 > Contabilidad

Descubre cómo Reclamar una Factura impagada

Todos sabemos que el que paga descansa y el que cobra más, pero ¿ qué pasa si no cobras una factura ni hoy ni mañana y no puedes descansar?

¿Quién no recuerda a Sam al piano cantando «el tiempo pasará» en Casablanca? Pues para los autónomos, intentar cobrar una factura puede convertirse en una película de intriga y, a veces, incluso, de miedo. Ya sé que estarás pensando que «siempre nos quedará París» pero tampoco, París es solo para ilustres como Messi. Por eso, no debemos dejar pasar el tiempo para reclamar una factura impagada.

¿Quieres saber cómo reclamar una factura impagada, qué pasos tienes que dar y cuándo prescribe la deuda? Pues entonces, no te vayas muy lejos y sigue leyendo hasta el final este artículo imperdible 🧷

Agárrate fuerte que despegamos hacia el mundo de la factura impagada 🚀

Cómo reclamar una factura impagada

Llegados a este punto, quizá no esté de más decir que siempre debemos investigar a nuestros clientes antes de empezar a trabajar con ellos para asegurarnos mínimamente de su historial de buenos pagadores.
Pero bueno, al lío. Por ley, el plazo legal para el pago de las facturas es de 30 días (o 60 días si lo acuerdan entre ambas partes).

Se entiende que una factura está impagada cuando no es atendida en la fecha de pago o vencimiento que expresamente se indica en la misma. El problema para el autónomo surge cuando un simple retraso en el pago se convierte en un impago y este después en una deuda. En ese caso, el plazo para reclamar una factura impagada no comienza desde que se emite, sino a partir de los 60 días de la fecha de emisión 👩‍🏫

Pasos para reclamar una factura a un cliente

Puede resultar muy obvio, pero lo primero que debes hacer es revisar que la factura esté correctamente emitida y que el cliente disponga de todos tus datos: nombre, domicilio, NIF, número de factura, concepto, importe, fecha de vencimiento y la forma de pago acordada (transferencia bancaria indicando el CCC o IBAN completo, un giro domiciliado a 30 días, etc.)

Una vez comprobado que todo está correcto y que pasados un par de días, no hemos cobrado, deberemos contactar de forma superamistosa con el cliente para ver qué ha ocurrido porque puede tratarse solo de un despiste (tú siempre “negatifo”, nunca “positifo”, que decía van Gaal)

Hay que estar preparado por si es necesario negociar un plan de pagos, darle un poco más de tiempo, etc. La mentalidad correcta en este momento es «vale más un mal acuerdo que un buen pleito». El objetivo es que el cliente reconozca su deuda y nos pague en el menor tiempo posible.

¿Cómo se contacta con el cliente? Hay varios pasos que debes seguir por orden:

Contacto telefónico o personal

El primer paso es contactar con el cliente deudor, bien por teléfono o en persona. Es nuestro cliente, no nuestro enemigo y debemos avisarle de forma atenta de que tiene una factura impagada.
Y es que los olvidos, los despistes o la mala organización son muy habituales en algunas empresas. Amablemente le dices la cantidad de la factura vencida y que ha habido una incidencia en el cobro y le recuerdas la forma de pago fijada en la factura 😃

Email para reclamar la factura impagada

Si hemos hablado personalmente con el cliente y seguimos sin recibir el pago, el segundo paso es enviarle una carta o email amistoso y cordial. Sigue siendo nuestro cliente y no un enemigo (de momento)

El contenido de la carta debe ser el mismo de la llamada telefónica anterior diciendo que no hay ningún problema, y que le envías la carta solo para informarle de que existe una factura vencida y que si tienes alguna duda o quiere alguna aclaración, puede ponerse en contacto contigo o con alguien de tu equipo.

Le indicas que hay un retraso en el pago y que, por favor, regularice la situación. En la carta deberán aparecer los datos del deudor, los datos de la deuda (número de factura, importe con IVA y concepto), el plazo para pagar y la forma de pago (transferencia con el CCC completo) para que no tenga que perder ni un segundo en buscarlos.

¿Cuántos emails de reclamación hay que enviar? Pues ya te sabes la respuesta: depende, pero no más de tres o cuatro emails partiendo de la base de que la relación con el cliente es fluida y nos irá contestando aunque sea para darnos largas 😅

Requerimiento de pago de la factura

Si la cosa se pone fea porque pasa el tiempo y la estrategia no ha funcionado, toca pasar a la acción: hay que enviar un requerimiento de pago. Desaparece el tono amistoso y el mensaje va a ser claramente que “si no paga la deuda en el plazo previsto te verás obligado a reclamarla judicialmente“. Objetivo: enseñarle los dientes para asustarle y que pague lo antes posible 😎

Cómo redactar un burofax para reclamar una factura impagada

El burofax es necesario, si acabamos en los tribunales, para acreditar que efectivamente hemos reclamado la deuda a nuestro cliente. El burofax es un servicio de envío urgente de documentos en el que consta expresamente que han sido entregados y que sirve como prueba frente a terceros en un posible juicio. Tienes que redactar una carta indicando tus datos como reclamante, por qué reclamas y el importe total de la deuda que reclamas y enviarla por burofax. El texto de la carta a enviar por burofax debe contener la siguiente información:

  • La fecha en la que efectúas el requerimiento (el día que lo mandes)
  • Tus datos personales para identificarte
  • Tu firma como remitente del requerimiento
  • Los datos del deudor (domicilio donde entregar el burofax, NIF, etc.)
  • Los datos de la deuda: número de factura, importe con IVA, concepto, origen, fecha de vencimiento y los gastos de cualquier índole o intereses de demora generados según marca la ley.
  • Le das un plazo de 5 a 15 días para el pago indicándole de nuevo la forma de pago (CCC completo, etc.)
  • Y, finalmente, le indicas que si mantiene su actitud, procederás a reclamar judicialmente el importe de la deuda.

Lo puedes enviar físicamente a través de cualquier oficina de Correos y tiene un coste aproximado de 13,14 pavos IVA incluido, pero también existe la posibilidad de enviarlo mediante el sistema Burofax Online de varias empresas privadas certificadas. Tiene la misma validez legal que Correos, el precio es a partir de 5 pavos y te evitas largas colas de espera.

Este proceso no es una garantía de cobro, pero la mayoría acaba pagando aunque sea a plazos. Hasta aquí hemos visto los mecanismos extrajudiciales de cobro, pero si no han funcionado, no te queda otra que poner en marcha el Plan B: el procedimiento judicial monitorio para cobrar facturas impagadas.

Cómo reclamar judicialmente el pago de una factura

El autónomo siempre puede acudir al Juzgado en última instancia, para reclamar el pago de su factura a través de un mecanismo judicial sencillo y barato: el procedimiento Monitorio, una vía rápida que se utiliza para cobrar pequeñas deudas.

Defino barato. Los costes de un Monitorio son:

  • Si no supere 2.000€: no hay tasas judiciales (es gratis) y no es necesario contratar abogado ni procurador.
  • Si supera 2.000€: las tasas ascienden a 100€ y debes tener abogado y procurador.

Los requisitos para interponer esta reclamación ante los tribunales civiles son:

  • Que sea una deuda de carácter monetario (solo se puede reclamar dinero)
  • Que la deuda cuyo pago se solicita sea acreditada mediante factura, albarán, emails o el burofax enviado
  • Que sea líquida, determinada, vencida y exigible.

Cómo presentar la solicitud de procedimiento monitorio

El procedimiento monitorio lo solicitas rellenando el formulario oficial del CGPJ. Aquí puedes descargar la solicitud y una guía paso a paso.

La solicitud se presenta en el Juzgado de primera instancia del domicilio del deudor. Posteriormente, un funcionario judicial se encargará de localizarle y entregarle tu solicitud de pago disponiendo de un plazo de  20 días a partir de ese momento para pagar u oponerse a tu petición.

Resultado del proceso monitorio por impago de factura

Será el juez quien tome la decisión. Los escenarios que pueden darse son:

  • El deudor paga voluntariamente (final feliz).
  • El deudor no paga ni responde. En este caso la justicia entiende que el reclamado está de acuerdo con las condiciones de la deuda y deberá pagar o se iniciará el embargo de sus bienes hasta cubrir la deuda.
  • O que el deudor se oponga total o parcialmente y el procedimiento monitorio se convierte en un juicio oral u ordinario, según la cuantía.

El procedimiento monitorio es mucho más rápido que un juicio ordinario, pero es habitual que el cliente deudor evite por todos los medios recibir el requerimiento que tienen que entregarle en persona el agente judicial. Por eso, debes agotar todas las vías amistosas antes de iniciar este proceso 📣

Cuándo prescribe una factura impagada

Adivina la respuesta: depende de la deuda que se trate. Una factura impagada prescribe a los 5 años cuando se trata de operaciones comerciales entre empresas o autónomos(3 años si el cliente es un particular) pero el hecho de que una factura impagada prescriba a los 5 años no significa que transcurrido ese tiempo, el cliente no tenga obligación de pagarla, solo significa que el emisor de la factura pierde el derecho a poder reclamarla porque ha vencido el plazo.

👨‍🏫 Una factura impagada prescribe a los 3 años si el cliente es particular y a los 5 años entre empresas y autónomos. Con la prescripción, el empresario pierde el derecho a cobrar, pero el deudor no queda exento de su obligación a pagar.

Plazos de prescripción de facturas impagadas

El plazo de prescripción de una factura impagada depende del tipo de deuda que sea:

  • Deudas entre empresas: prescriben en España a los 5 años (en Cataluña a los 3)
  • Deudas hipotecarias: 20 años.
  • Deudas por un préstamo personal: 5 años.
  • Deudas con la Administración Pública (ayuntamientos, etc.): prescriben a los 4 años.
  • Deudas con abogados, jueces, notarios, procuradores o registradores: 3 años.
  • Deudas de alquileres: 5 años.
  • Deudas de suministros: por ejemplo, deudas con compañías telefónicas, eléctricas, de gas o de agua, etc. tienen un plazo de prescripción de 5 años.
  • Deudas de hoteles, hostales o pensiones: 3 años.

Cómo reclamar una factura mal emitida

No es muy habitual, pero puede suceder que el proveedor al que has comprado un producto o servicio, se niegue a emitir la factura o a rectificarla si estuviera mal emitida y tú ya hayas pagado. ¿Qué puedes hacer? En este caso, debes interponer una reclamación económico-administrativa de rectificación de factura.

Qué es una reclamación de una factura mal emitida

La reclamación económico administrativa (REA) no es una reclamación judicial, sino un procedimiento sin costes en el que no existen tasas ni es necesario contratar un procurador o abogado. Solo si el órgano ante el que se interpone la reclamación considera que hay mala fe y la desestima, podrá imponer al reclamante el pago de las costas del procedimiento.

Plazo para reclamar una factura mal emitida

Se debe hacer ante el tribunal que corresponda a tu domicilio fiscal como reclamante. El plazo para interponer la reclamación es de un mes que empieza a contar desde el día en que se requiera formalmente el cumplimiento de la obligación.

La factura se debe reclamar formalmente para que quede constancia, por ejemplo, vía burofax. Si en el plazo de un mes no cumple con la obligación, durante el mes siguiente a la finalización de dicho plazo del mes, se puede interponer la reclamación económico-administrativa.

Si el tribunal estima la pretensión y obliga a expedir la factura y el obligado no la cumpla en el plazo legalmente establecido, podrás emitir la factura en la que se documente la operación en nombre y por cuenta del reclamado, cumpliendo las reglas establecidas y enviando copia de la misma a la AEAT y al reclamado (tú te quedas con el original de la factura que has emitido). La duración del procedimiento será de aproximadamente un año, contado desde la interposición de la reclamación.

Bueno, pues hasta aquí puedo leer. Ojalá no haga falta poner en práctica lo que ya sabes sobre cómo reclamar una factura impagada, pero, llegado el momento, recuerda que nunca estarás solo y que siempre te quedarán los especialistas de AYUDA T PYMES para ayudarte. Solo clica abajo en el botón y contactarán rápidamente contigo.

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