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La memoria económica de una fundación es un documento que las entidades sin ánimo de lucro deben elaborar y presentar anualmente ante la Agencia Tributaria.
A veces se confunde esta memoria económica con la que forma parte de las cuentas anuales, lo que puede llevarte a perder el régimen fiscal especial de tu fundación. Casi nada 😅
En este post te voy a dejar todo claro para que sepas cómo debes presentar la memoria explicativa, quién debe hacerlo y qué información debe contener entre otras cosas.
¿Para qué sirve la memoria económica de una fundación?
Su base legal está en el artículo 3.10 de la Ley 49/2002 (régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo) y su contenido se desarrolla en el artículo 3 del Real Decreto 1270/2003.
En ella se detallan, entre otras cosas:
- Los ingresos y gastos del ejercicio, identificados por categorías y por proyectos.
- Las rentas exentas y no exentas del Impuesto sobre Sociedades.
- El porcentaje de participación que la fundación mantenga en entidades mercantiles.
En esencia, la memoria económica sirve para que Hacienda pueda comprobar que la fundación cumple los requisitos para disfrutar del régimen fiscal especial (con sus ventajas en el Impuesto sobre Sociedades y las deducciones para los donantes).
Diferencias entre la memoria económica y la memoria de las cuentas anuales
Tranqui, confundirlas es muy común. Por eso, te lo voy a aclarar antes de entrar en materia.
- La memoria (a secas) es uno de los documentos que forman parte de las cuentas anuales de la fundación, junto con el balance y la cuenta de resultados. Se presenta ante el Protectorado.
- La memoria económica es un documento independiente que se presenta ante la Agencia Tributaria para justificar el cumplimiento del régimen fiscal de la Ley 49/2002.
Ojito con esto, porque aunque hayas incluido la información económica en las cuentas anuales presentadas ante el Protectorado, sigues estando obligado a presentar la memoria económica ante Hacienda por separado. Una cosa no sustituye a la otra.
Son trámites distintos, ante organismos distintos y con plazos distintos.
¿Quién está obligado a presentar la memoria económica?
Están obligadas a presentar la memoria económica todas las fundaciones y entidades sin ánimo de lucro acogidas al régimen fiscal especial de la Ley 49/2002.
Ahora bien, existe una excepción importante. No estarán obligadas a presentarla ante la Agencia Tributaria aquellas entidades que cumplan las dos condiciones siguientes a la vez:
- Que su volumen total de ingresos del periodo impositivo no supere los 20.000 €.
- Que no participen en sociedades mercantiles.
Tienen que cumplirse las dos condiciones de forma simultáneas. Es decir, si tu fundación no participa en sociedades mercantiles pero ingresa más de 20.000 €, sí tiene que presentarla. Y al revés.
Aunque estés exento de presentarla, no estás exento de elaborarlo. La fundación debe tener una memoria económica preparada internamente, por si Hacienda la requiere.
¿Qué información debe contener la memoria económica?
El contenido viene marcado por el artículo 3 del Real Decreto 1270/2003. La memoria económica debe incluir, de forma detallada:
1. Identificación de las rentas exentas y no exentas
Hay que especificar las rentas exentas y no exentas del Impuesto sobre Sociedades, indicando el número y letra de los artículos 6 y 7 de la Ley 49/2002 que amparan cada exención, con sus ingresos y gastos correspondientes.
2. Criterios de imputación de gastos
Debes detallar los criterios utilizados para asignar los gastos a cada una de las rentas obtenidas por la entidad (exentas y no exentas). Es decir, cómo has repartido los gastos comunes.
3. Ingresos, gastos e inversiones por proyecto o actividad
Aquí va el desglose por proyectos y actividades que la fundación realiza para cumplir sus fines. Cada proyecto debe tener sus ingresos, gastos e inversiones, y los gastos categorizados por tipo (personal, servicios exteriores, compras de material, etc.).
4. Porcentaje de participación en entidades mercantiles
Si la fundación participa en sociedades mercantiles, hay que indicar el porcentaje de participación y la información relevante sobre esas participaciones.
5. Retribuciones de los patronos
Información sobre las retribuciones, dinerarias o en especie, satisfechas a los miembros del patronato (si las hubiera, ya que el cargo de patrono es, en general, gratuito).
6. Cumplimiento del destino de rentas
Hay que justificar que la fundación cumple el requisito de destinar al menos el 70% de sus rentas e ingresos a los fines fundacionales (uno de los requisitos clave para mantener el régimen fiscal especial).
7. Convenios de colaboración y actividades
Información sobre los convenios de colaboración empresarial en actividades de interés general y sobre las actividades prioritarias de mecenazgo, si las hubiera.
¿Cuándo hay que presentar la memoria económica?
El plazo de presentación de la memoria económica está vinculado al del Impuesto sobre Sociedades.
Para las fundaciones cuyo ejercicio coincide con el año natural (cierre a 31 de diciembre), el plazo de presentación de la memoria económica ante la Agencia Tributaria vence el 31 de julio.
Si el ejercicio económico de la fundación no coincide con el año natural, el plazo se calcula en función de la fecha de cierre y del plazo de presentación del Impuesto sobre Sociedades correspondiente.
¿Cómo se presenta la memoria económica? Paso a paso
Vamos a la parte práctica. Estos son los pasos para presentar correctamente la memoria económica de tu fundación:
Paso 1. Cierra la contabilidad del ejercicio
Antes de nada, necesitas tener la contabilidad cerrada y cuadrada, aplicando el Plan General de Contabilidad de las Entidades Sin Fines Lucrativos (RD 1491/2011) o su versión para pequeñas entidades, según corresponda a tu fundación.
Paso 2. Elabora la memoria económica
Con los datos contables, redacta la memoria económica incluyendo toda la información que hemos visto en el apartado anterior (rentas exentas/no exentas, desglose por proyectos, participaciones, destino de rentas, etc.).
Te aconsejo que organices la información por proyectos desde el principio del ejercicio. Si llevas la contabilidad analítica bien estructurada durante todo el año, llegado julio la memoria económica casi se hace sola.
Paso 3. Accede a la sede electrónica de la Agencia Tributaria
La presentación se hace obligatoriamente por vía telemática a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Necesitarás:
- Certificado digital de la fundación (o de un representante autorizado).
- Acceso al trámite específico de presentación de la memoria económica.
Paso 4. Cumplimenta y presenta el documento
Sube la memoria económica en el formato requerido y complétala con los datos solicitados. Una vez presentada, guarda el justificante de presentación. Ese resguardo es tu prueba de que has cumplido en plazo.
Paso 5. Conserva la documentación
Guarda la memoria económica y toda la documentación de soporte durante al menos los plazos de prescripción fiscal (en general, 4 años, aunque para fundaciones se recomienda conservar la documentación contable hasta 6 años).
¿Qué pasa si no presento la memoria económica?
Cuando no presentas la memoria económica de una fundación estando obligado, dicha fundación puede perder el derecho a aplicar el régimen fiscal especial de la Ley 49/2002.
¿Y eso qué implica? Pues nada menos que:
- La fundación dejaría de disfrutar de las exenciones y bonificaciones en el Impuesto sobre Sociedades.
- Los donantes ya no podrían aplicar las deducciones fiscales por sus aportaciones a la fundación. Esto es gravísimo, porque desincentiva totalmente las donaciones.
- Posibles sanciones administrativas y requerimientos de la AEAT.
Y atención, porque la Agencia Tributaria lleva ya varias campañas revisando específicamente el cumplimiento de las obligaciones de las entidades sin fines lucrativos.
En los últimos años ha enviado requerimientos masivos a fundaciones que no habían depositado sus cuentas o presentado su documentación en plazo.
La memoria económica de las fundaciones es la pieza que justifica ante Hacienda que tu fundación merece el régimen fiscal especial con todas sus ventajas. Si quieres asegurarte de cumplir con todo lo necesario para llevar al día la fiscalidad de tu fundación, ponte en contacto con los asesores expertos en fundaciones de Ayuda T Pymes.
